數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用探討

李進英

摘要：醫院工作十分復雜，人事檔案管理也在其中占據著至關重要的位置，大多數人事管理工作都需要依據著人事檔案來進行和實施。再加上醫院人事檔案管理的周期、內容、更新都比較麻煩，若是不能建立較為完善的人事檔案管理制度體系，定會對醫院后期的發展造成較大的影響。基于此，本文從數字信息化在醫院人事檔案管理中的積極作用和數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用兩個方面進行分析，望對相關人員有所幫助。

關鍵詞：數字信息化;醫院人事檔案管理;運用

隨著社會經濟的不斷發展，信息化技術也得到了廣泛的運用，醫院信息化也成為了一項十分重要的戰略資源，更是在人事檔案管理中發揮了較大的價值和作用。由于醫院技術人員、專業人員的職稱級別的類別等非常多，再加上職稱考試、晉級等每天都在發生變化，以往的人事檔案管理模式也慢慢出現了弊端。對此，為了能夠進一步強化醫院人事檔案管理工作的質量和效率，我們應當將數字信息化巧妙地融入到人事檔案管理中，這樣不僅能夠有效解決上訴問題，也能減輕醫護工作者的工作負擔。

一、數字信息化在醫院人事檔案管理中的積極作用

1.1有利于加強醫院人事檔案管理的效率

當前處于信息時代，醫院醫療體制也發生了天翻地覆的改變。醫院人事檔案管理工作存在的目的便是為了能夠記錄人才信息。如今也隨著社會的不斷發展也慢慢進入到了網絡時代[1]。但由于數字化醫院人事檔案管理工作，不僅能夠給醫院的人事管理以及調動等提供了一定的幫助，也能在無形中促進醫院人事檔案管理的效率和質量。另外，數字信息化在醫院人事檔案管理工作中也能幫助醫院更好地查詢和保存相關數據檔案，同時也能解決因為紙質受潮、發黃、霉變等問題。

1.2有利于醫院內部信息的資源共享

若是能夠在醫院人事檔案管理中科學合理的運用數字信息化，不僅能夠促使醫院內部信息的資源共享，也能讓醫院各個部門之間有效地開發和溝通。在醫院人事檔案管理工作中運用數字信息化，也能促進檔案管理工作更加地現代化和合理化，同時，也能使醫院全面地將網絡技術和數字信息技術結合起來，從而建立完善地醫院人力資源信息檔案數據平臺，進而實現網絡智能與人類之間的有效接觸。另外，借助醫院人事檔案管理數據庫和與之相關的管理平臺來提高醫院內部消息共享的效率，這樣醫院在信息傳遞上也能有所提高。其次，落實制度，并發揮出制度自身所具備的價值和作用，當然在這些制度中也需要包含檔案的管理、接受、統計、保密、借閱、鑒定、銷毀等制度。但這些在面對醫院的檔案來說，必須要根據相應的類別來進行保存和處理，這樣才能進一步加強檔案保存的效率。

二、數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用

2.1建立電子人事檔案

數字信息化的優勢是以往紙質保存方式所不能比擬的。醫院人事檔案數字信息化需要一步一步慢慢來，需要從最基礎的環節開始，把人事檔案循序漸進地融入到計算機中，之后在將其進一步地優化和完善，同時也能將其和其他計算機、公司進行資源共享。由于人事檔案存在一定的變動性，在工齡不斷增長的背景下，人事檔案也會變得越來越多，因此，必須要十分重視更新的動態和內容是否同步，以免因為忘記更新而出現多個版本，從而使用出現混亂等問題。事實上，人事檔案走向電子化已經是大眾趨勢[2]。比如在2018年學歷學位的紙質鑒定已經慢慢被網上查詢、電子認證報告所替代。在同一年，通過專業技術人員職稱評審獲得的資格證書也從原來的紙質證書變成了電子證書。在結合2020年所發布的《關于開展專業技術人員職業資格電子證書試點工作的通知》，可以發現，專業技術人員考試獲得的資格證書也變成了電子證書形式。按照長久發展的趨勢來看，人事檔案數字信息化才是最終的選擇。

2.2組建網絡人事檔案管理

數字信息化有一個優勢便是能夠拉近內部和外部兩者之間的聯系，這也是紙質文件所不能達到的。所以，在醫院人事檔案管理建立的過程中，應當適當地將這個優勢發揮出來。一般情況下，一些紙質的人事檔案都特別需要數字信息化，也需要花費過多的精力、時間，甚至存在一定的困難。首先人事檔案的種類繁多，每一項內容的頁數也非常多，再加上每年都會增加新的材料，同時工齡越久，自然材料也會隨之增加，這些都是醫院人事檔案在工作中可能需要面臨的問題。所以，只有盡快將人事檔案的主要、次要等類別區分出來，再根據重要程度進行細致化地區分，以此為基礎再慢慢地整理和優化，才能實現向電子化轉移的目的。如今也是信息時代，在今后的發展中也會出現許多便捷的技術，電子化的過程也會越來越簡單。

2.3建設完善管理制度體系

在進行人事檔案工作的過程中，首先需要確定自身的意識是否正確以及是否充滿自主性和自覺性，當確定完畢后，則需要由相關部門來優化、完善相關的制度體系，只有根據標準、制度來處理事情才能使其更加地科學合理。與此同時，醫院內部與衛健局也需要根據實際情況來建立人事檔案數字信息化管理制度體系，對醫院工作人員進行明確地分工，切不可因為應付差事而制定出不符合實際的制度[3]。其次，由于每個醫院現實環境等各個方面的不同，在人事檔案管理的情況上也大不相同，所以制定相關制度前需要根據自身醫院的實際情況進行科學合理的分析和探究，之后在結合相關資料，制定出符合標準的方案。最后在借助數字信息化，確保人事檔案資料的安全，當然在制定制度的過程中，也需要確保安全性，以免出現隨意篡改等情況。

2.4加強信息化任何檔案綜合運用率

醫院人事檔案管理的主要目的是為了能夠及時、方便地借閱、查看資料，而在醫院人事檔案管理中運用數字信息化不僅能夠解決上述問題，還能提高人事檔案的綜合運用率。對此，在醫院人事檔案管理數字信息化的過程中，我們應當綜合考慮、衡量可能會出現的問題，比如怎么樣調取才能使其更加地便捷、科學、合理？在以往的醫院人事檔案管理中，有許多的問題尚未解決，所以，我們需要借助數字信息化的普及，盡快將以往存在的問題加以解決和優化。比如資料調取，首先需要確保安全問題，同時也要保障它內容的科學合理性。如今處于大數據時代，以后的管理方式、模式也會越來越多元化、便捷化、科學化，甚至會與世界、全省之間存在一定的聯系。因此，我們需要吸引更多專業人才融入其中，并且醫院也需要按時按期組織相關的培訓以及學習，這樣才能提高醫院工作人員的綜合素質，加強人事檔案管理工作的質量。

三、結束語

總而言之，醫院想要得到更好地發展，與人事檔案管理工作的質量和效率存在一定的聯系。如今處于信息時代，若是能夠將數字信息化科學合理地運用到人事檔案管理中，不僅能夠加強人事檔案管理的質量和效率，也能促進醫院更好地發展。

參考文獻：

[1]梁淑雯.數字信息化在醫院人事檔案管理中的應用分析[J].辦公室業務，2020（19）：189-190.

[2]劉歡，李冬.淺議數字信息化在醫院人事檔案管理中的運用[J].經濟師，2020（06）：227-228.

[3]來斌. 數字信息化在醫院人事檔案管理中應用分析[J]. 智庫時代， 2019， 185（17）：211-212.

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