信息化在中職檔案管理中酌應(yīng)用探析

王海諾

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)中也逐漸起到了不可替代的作用，給人們的生產(chǎn)和生活帶來(lái)的巨大的便利，同時(shí)也在推動(dòng)著各個(gè)行業(yè)的發(fā)展。就中職類院校而言，進(jìn)行高效的檔案管理工作十分重要，但是現(xiàn)階段很多的中職院校的檔案管理工作并不到位，無(wú)法幫助中職院校更好進(jìn)行發(fā)展。中職院校的檔案管理工作不僅僅關(guān)乎中職院校的進(jìn)一步發(fā)展，更關(guān)乎學(xué)校的教育改革能否有效開(kāi)展，教學(xué)質(zhì)量能否得到有效提升。現(xiàn)階段很多中職院校在開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)時(shí)存在著一定的不足之處，影響其進(jìn)一步的穩(wěn)定發(fā)展。為了更好開(kāi)展中職院校檔案管理工作，本文針對(duì)檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，并提出相應(yīng)的解決措施，從而為中職院校的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：中職院校;檔案管理;大數(shù)據(jù);信息化建設(shè)

中職院校的檔案類型不僅僅包含了學(xué)生檔案還包含了人事檔案，這些檔案不僅僅關(guān)乎學(xué)生未來(lái)的畢業(yè)與就業(yè)，更關(guān)乎每一位學(xué)生在未來(lái)工作生涯中的發(fā)展，如果在學(xué)生的畢業(yè)階段檔案出現(xiàn)了問(wèn)題，那么很可能會(huì)導(dǎo)致學(xué)生無(wú)法正常畢業(yè)，甚至?xí)捎谌耸聶n案存在問(wèn)題，導(dǎo)致學(xué)生在未來(lái)工作中無(wú)法正常享受各種福利待遇。隨著教育改革的推行，中職院校的學(xué)生數(shù)量越來(lái)越多，所以檔案數(shù)量不斷增加，如若繼續(xù)采用以往的檔案管理方式，必定會(huì)影響檔案的管理效率，不利于對(duì)人事檔案和學(xué)生檔案的正常管理。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理效率的提升，從而推動(dòng)中職院校的進(jìn)一步發(fā)展，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的信息化管理方法，利用信息化的方式來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行更加高效的管理。信息化的管理方式能夠節(jié)約大量的資源，能夠高效快速實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案內(nèi)容的信息交互，大大提高了檔案的管理效率。

一、中職院校檔案管理現(xiàn)狀

目前，由于我國(guó)對(duì)于信息化檔案管理技術(shù)的普及較晚，同時(shí)由于部分地區(qū)教育資源不均衡，所以很多的中職院校在檔案管理上都采用的是傳統(tǒng)的管理方法。在信息化檔案管理方法進(jìn)行普及時(shí)，很多中職院校并不愿意進(jìn)行相應(yīng)的改革，由此可見(jiàn)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)成為很多中職院校檔案管理的固有方式，這種管理觀念已經(jīng)根深蒂固。但是在信息化技術(shù)的發(fā)展之下，越來(lái)越多的學(xué)校都進(jìn)行了信息化改革，使得教學(xué)效率和教學(xué)質(zhì)量都得到了大幅度提升，如果不對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行改革，必定會(huì)降低學(xué)校整體的運(yùn)行效率，阻礙學(xué)校的進(jìn)一步發(fā)展。

現(xiàn)階段大多數(shù)中職院校的檔案管理是通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行的，隨著學(xué)生數(shù)量以及檔案變動(dòng)的增多，進(jìn)行檔案信息記錄時(shí)需要消耗大量的紙張和時(shí)間，在記錄時(shí)還需要有大量的人力來(lái)進(jìn)行校對(duì)，一旦產(chǎn)生錯(cuò)誤也難以更正。人事檔案不僅僅關(guān)乎學(xué)生未來(lái)的工作，更是一個(gè)人在未來(lái)享受工資待遇、社會(huì)保障等福利的依據(jù)，是對(duì)一個(gè)人人生軌跡的重要記載。紙質(zhì)檔案在轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中極易丟失，同時(shí)會(huì)占用大量的存儲(chǔ)空間，不僅如此還要時(shí)刻注意保存方式，一旦檔案出現(xiàn)受潮或者失火就會(huì)造成巨大的損失。現(xiàn)階段學(xué)生與教職工的檔案信息都有著十分重要的作用，如果發(fā)生檔案的損壞或者丟失，會(huì)嚴(yán)重影響他們的學(xué)習(xí)與生活。在進(jìn)行學(xué)生檔案的調(diào)閱或者更新時(shí)，需要經(jīng)過(guò)煩瑣的查找，大大降低了檔案管理的工作效率，對(duì)此應(yīng)當(dāng)積極推廣信息化檔案管理建設(shè)，促進(jìn)中職院校檔案管理的全面優(yōu)化。

二、中職院校檔案管理存在的問(wèn)題

1.缺少對(duì)檔案管理的重視

現(xiàn)階段中職院校檔案管理信息化建設(shè)和水平較低，最主要的原因是由于學(xué)校缺少相應(yīng)的重視，中職院校為了更好提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)效率，把大部分的精力集中在招生和教學(xué)上，缺少精力開(kāi)展檔案管理信息化建設(shè)。此外，現(xiàn)階段信息化檔案管理系統(tǒng)還不夠成熟，仍然存在著一定的不足，同時(shí)開(kāi)展信息化建設(shè)時(shí)還要引進(jìn)相應(yīng)的專業(yè)設(shè)備和專業(yè)人才，需要消耗大量的人力、財(cái)力，對(duì)于大多數(shù)中職院校而言這一開(kāi)銷是十分巨大的，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)工作的開(kāi)展。

2.檔案管理者管理水平低

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案管理者的工作內(nèi)容簡(jiǎn)單，其專業(yè)素養(yǎng)較差，缺少對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)的了解，無(wú)法對(duì)計(jì)算機(jī)和信息化設(shè)備進(jìn)行操作，所以無(wú)法勝任信息化的檔案管理工作。這就使得很多中職院校不能夠及時(shí)改進(jìn)檔案管理方法，導(dǎo)致檔案管理整體的信息化水平提升緩慢，不能夠更好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3.信息技術(shù)不夠成熟

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)的覆蓋面不斷擴(kuò)大，給各個(gè)行業(yè)發(fā)展帶來(lái)機(jī)遇的同時(shí)也帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理方式雖然存在著諸多的弊端，但是能夠很好地保證檔案的安全，如果采用信息化檔案管理方式，就必須要保證數(shù)據(jù)庫(kù)的安全等級(jí)足夠高，如果被不法人員侵入很可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息的丟失，造成不可挽回的巨大損失。現(xiàn)階段信息化檔案管理技術(shù)對(duì)于數(shù)據(jù)的安全性還無(wú)法保障，仍然存在著數(shù)據(jù)被竊取或修改的可能，并且軟件在使用時(shí)無(wú)法對(duì)管理者的權(quán)限進(jìn)行明確的要求，缺少結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)化的管理方式，同時(shí)缺少專業(yè)人才的維護(hù)與管理，很可能會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)安全的問(wèn)題。

三、檔案管理信息化的必要性

1.時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果

隨著信息技術(shù)與數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨，信息行業(yè)的發(fā)展正在不斷加快，人們對(duì)于信息的處理與管理能力不斷加強(qiáng)，當(dāng)然管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題終將被克服。隨著中職院校的不斷發(fā)展，各種類型檔案的數(shù)量不斷增加，越來(lái)越多的單位需要對(duì)學(xué)生的人事檔案進(jìn)行調(diào)查與交互，并且對(duì)學(xué)生人事檔案中的信息進(jìn)行調(diào)查，為了能夠更好地將檔案信息進(jìn)行管理，提高信息的查找效率，就必須開(kāi)展信息化檔案管理建設(shè)。現(xiàn)階段各行各業(yè)對(duì)于信息技術(shù)的需求越來(lái)越大，這必定會(huì)促進(jìn)信息技術(shù)的更新?lián)Q代，所以信息化的檔案管理必定會(huì)成為未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)。

2.提高資源共享效率必然需求

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高效成為人們工作與學(xué)習(xí)不斷追求的目標(biāo)，所以越來(lái)越多的企業(yè)與學(xué)校都開(kāi)始利用信息化的辦公方式，利用信息化方式不僅能夠很好地保證信息的時(shí)效性還能夠提高信息的傳遞效率。對(duì)此，中職院校不得不開(kāi)展檔案管理的信息化建設(shè)，只有如此才能夠更好與社會(huì)需求相對(duì)接，同時(shí)改變資源的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的高效共享，從而提高檔案使用和傳遞效率。