電子文件歸檔和電子檔案管理問題研究

紀麗萍

摘要：電子文件指在數字設備環境下產生，以數碼形式存儲在磁帶、磁盤、光盤等介質，并依靠計算機、手機等數字設備進行閱讀，在網絡進行傳輸的文件，包括電子報表、電子文檔、電子信件、電子文書等。與紙質文件相比，電子文件具有容易存儲、不容易損壞、可復制、可利用價值高等優點。

關鍵詞：電子文件;歸檔;電子檔案;管理

一、電子文件歸檔和電子檔案管理現狀

1.不重視電子文件歸檔和檔案管理工作

隨著信息化建設步伐加快，大部分基本實現了辦公自動化，但是由于缺乏電子文件統一管理理念，由于電子文件是電子信息媒體的載體，由文字、圖片、視頻、聲音等多種媒體信息構成，形式比較多樣，增加了電子文件管理歸檔的難度。首先，電子文件涉及的內容比較多，分布在各個部門不同的電腦系統，增加了統一歸檔的難度。其次，由于電子文件在傳輸保存過程中容易被改動，改動之后沒有留下任何痕跡，復制后的文件和原始文件一模一樣，沒有固定的載體，無法像紙質文件一樣，通過字跡、內容、格式、印章等外部特征判斷其原始性，并像紙質文件一樣進行統一管理。因此，辦公自動化產生的文件大多數分散在各個部門、使用者的電腦中，沒有進行統一的管理。

2.缺乏完善的電子文件歸檔和電子檔案管理制度

首先，電子文件的歸檔和電子檔案的管理是一項綜合性、系統性的工作，需要專人負責對其進行處理。隨著信息化進程的不斷加快，國家越來越重視電子文件和電子檔案的管理，并先后頒布了《電子文件歸檔與管理規范》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關電子文件管理政策，并不斷加強電子文件和電子檔案管理的研究。但是十多年過去了，并沒有形成電子文件與電子檔案管理相關管理制度，無法真正將國家電子文件歸檔和管理各項政策落到實處。其次，OA系統在使用過程中，管理者、老師往往考慮到電子文件實時傳遞和便捷性，忽視了電子文件最后的歸屬，從而導致這些文件沒有有效的保管。且電子文件與電子文檔系統相互獨立，電子文件與檔案管理沒有進行有效的連接。

二、單軌制電子檔案在線歸檔實現路徑

1.建立電子文件歸檔和電子檔案管理標準與管理制度

只有建立電子文件歸檔和電子檔案管理的標準以及相關管理制度，才能讓所有的教職員工按照要求，將電子文件和電子文檔及時歸檔，使用者對制作、使用、歸檔的電子文件和電子檔案的真實性、完整性負責。通過完善的電子文件歸檔的標準和電子檔案管理制度，可以明確每一個人的職責和要求，并要求他們在工作中嚴格按照要求執行，確保電子文件及時歸檔。

2.建立統一的數據接口和編碼系統

針對當前各個業務系統各自為陣，無法實現數據信息的共享，應該建立統一的數據接口和編碼系統，確保電子文件交換、共享的一致性和便捷性。電子檔案管理是將各個系統的電子文件聚合統一進行系統性的管理過程，從而實現電子文件的交換、使用。想要實現這個目標，則需要在電子文件歸檔時進行規范化處理，給每一份電子文件建立編碼，給予唯一的身份標識，防止電子文件在存儲和管理過程中出現混亂。在使用過程中，與每一份電子文件相關的文件和附件可以通過編碼建立相關聯系，從而快速判斷文件的來源，確保電子文件信息的真實性和完整性。

3.建立各系統共享的身份認證、數字簽名等使用規范

在實施單軌制電子文件歸檔時，需要使用電子簽章，確認歸檔資料信息的真實性。電子文件在起草、審批、批復和發布過程中，需要使用數字簽名確認相關證據信息。因此，想要實現電子文件歸檔和電子檔案管理，則需要明確各個業務系統和電子檔案系統的數字簽名、身份認證、時間戳以及電子章等數字證據使用的規范性，確保電子文件和電子檔案的原始效力。電子文件和電子檔案在接收、入庫、處置、鑒定等環節進行數據遷移和格式轉換過程中可能造成的文件修改等關鍵環節應該采用數字簽名和時間戳，確保電子文件信息真實性的可追溯性。

三、構建電子文件和電子檔案在線歸檔系統

1.建立電子文件和電子檔案在線歸檔業務流程

電子文件和電子檔案在線歸檔系統想要正常運行，必須建立從電子文件的生成到歸檔全過程的統一規劃，理清電子文件形成到電子文檔管理部門整個過程的流程，從而形成一套切實可行的電子文件和檔案在線歸檔業務流程，以及每一個環節負責人需要遵循的原則，這樣才能確保電子文件數據信息的真實性。其業務流程可以分為三大部分：一是對各個電子政務系統的文件、網站發布的數據信息進行自動追蹤、收集，并將其存儲到電子政務網站檔案文件在線歸檔系統的臨時文件庫;二是在線歸檔系統根據設定的電子文件和電子檔案的相關標準對臨時文件庫的文件進行初步鑒定，符合要求則自動歸檔，并按照要求自動分類，如果不符合要求，則需要檔案管理人員對其進行二次鑒定，符合要求的錄入系統相應的分類文件，如果不符合要求，則可以將臨時文件庫的電子文件刪除;三是經過系統分門別類處理后，通過物理歸檔或者邏輯歸檔的方式納入到歸檔接口直接歸檔，在歸檔的過程中，系統還將再次對電子文件的真實性進行鑒定。鑒定完成后，需要由相關鑒定人員或者審核人員進行填表蓋章簽字，并一同將電子檔案移交給電子檔案管理部門，進行統一管理。

2.建立電子文件和電子檔案在線歸檔信息平臺

由于各個業務系統相互獨立，導致各個部門的電子文件和電子信息無法實現共享。想要實現電子文件和電子檔案在線歸檔管理，必須建立在線歸檔信息平臺，通過這個平臺，可以將各個部門的數據信息進行采集管理，實現數據信息的共享。根據《教育管理信息化標準》的相關要求，結合實際情況，制定符合本校信息化建設的方案，統一標準、統一規劃，建立統一的數據庫，規定相應數據庫的接口標準和集成模式。這個信息平臺，可以匯聚各個部門的數據信息，并將各個部門的電子文件進行提取，存儲到在線歸檔系統的臨時文件庫。在線歸檔信息平臺，可以根據的教務信息、后勤系統、學生管理等相關系統的數據信息，了解到學生的教學活動和學生的學習情況，并根據學生的學習情況，及時調整學校的教學方案，讓學生的日常教學活動符合學生的實際情況，提高教師教學效率。

3.提高電子文件和電子檔案管理人員綜合素質

在信息時代，各類電子設備和計算機設備更新換代的速度非常快，如果不及時保管學校的各類電子文件和電子文檔，容易造成電子文件和電子檔案的遺失。必須嚴格按照《高等學校檔案管理辦法》相關要求，成立檔案管理部門，并按照檔案管理要求增設相關的檔案管理人員，檔案人員不僅具備電子檔案管理的知識和技術，而且還要具備檔案數字化建設的要求，可以熟練使用計算機、打印機和掃描機，并對電子文件進行有效的管理。針對當前電子文件和電子檔案管理人員信息水平比較低，充分利用自身的教育優勢，將檔案館與計算機信息學院合作，讓學校計算機學院對檔案管理人員開展信息技術培訓，讓他們在熟悉檔案管理業務知識的時候，也具備計算機信息處理能力和技術，可以熟練地利用計算機設備、電子設備處理電子文件和管理電子文件，滿足檔案數字化建設需求。

四、結束語

電子文件歸檔和電子檔案管理是我國檔案信息化重要的組成部分，電子文件歸檔管理是檔案部門的一次變革，給的檔案管理工作帶來一定的挑戰。管理者必須正確認識到電子文件歸檔和電子檔案管理工作的重要性，加快檔案信息化建設步伐，建立與數字化檔案建設相應的環境，培養懂檔案管理知識、計算機技術、網絡技術的復合型人才。

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