基層事業單位檔案管理現代化實現路徑分析

孫林

摘要：現如今，基層事業單位也加快了建設和發展的腳步，辦公設備更新換代，追求更高的工作效率。隨著計算機的普及，傳統的檔案管理模式逐漸被現代化管理所取代，獲得了更多的便利。但是，徹底實現檔案管理現代化還需要做出更多努力，摸索出細致化的路徑。本文從基層事業單位的角度出發，分析了檔案管理現代化的要求以及實現檔案管理現代化的路徑。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理;現代化

引言：

檔案管理是事業單位中一項基礎性的工作，是開展其它各項工作的保障。由于事業單位的工作內容缺少多變性，基礎性的檔案資料較多，且不斷累積，工作量也會持續增加，因而產生了高效管理的需求，唯有利用現代化設備與信息技術才能滿足檔案管理的需求。

1檔案管理現代化的基本要求

1.1檔案管理無紙化

如今的檔案資料已經較少以紙質資料的形態呈現，多為數字化資料，以文字、圖片、視頻等多種形式存在，內容豐富。用數字資料代替紙質資料，增加了檔案的存儲空間，不必擔心紙質資料在保存過程中常見的損壞、丟失、占用過多空間等問題。檔案管理的現代化發展將促使紙質資料逐漸退出歷史舞臺，取而代之的是虛擬資料。

1.2檔案管理數字化

現代化的檔案管理要求在管理方式上體現出數字化的特征，包括對檔案資料的整理、歸類、發送、保存、檢索、復制、二次加工等，均利用信息技術來實現。原本需要依靠人力完成的工作瞬間變得高效而精準，如此才能滿足基層事業單位在新時期開展工作的需求[1]。

2基層事業單位檔案管理現代化的實現路徑

2.1做好軟硬件設施建設的基礎性工作

檔案管理由傳統化走向現代化，設備和技術的應用是最基礎的支撐，第一步的工作應當是做好基礎性建設。基層事業單位要想在各項工作中達到更高的標準，就要在計算機、軟件等建設中投入更多的資金。計算機等辦公設備在基層事業單位中早已普及，但是更新換代的速度較慢，一些已經老化，功能老舊的設備仍在使用，這很容易由于設備的突然損壞而導致大量的檔案資料丟失。因此，現階段不僅要根據工作需要，購置完善的硬件設施，還要對設備進行及時更新。在軟件建設中，可以自主構建檔案管理系統，也可購買軟件系統，完成檔案管理的細致化工作。如今，市面上已經研發出了許多自動化的檔案管理系統，支持事業單位和企業開展工作，具備信息發送、保存、分類、設置查看權限等多重功能，可幫助提升檔案管理自動化效力，節省人力和時間。事業單位只有積極引進先進的軟硬件技術，才能使檔案管理及其它各項工作取得更進一步的成果，滿足新時期的工作需要。

2.2重新制定檔案管理機制體制

現代化的檔案管理與傳統管理模式大相徑庭，過去所執行的制度也已經不再適用，需要重新規劃，建立起與信息化檔案管理相適應的新型機制體制。首先，要由上而下明確檔案管理工作的細則和責任歸屬，不同崗位工作者擁有不同的檔案管理及查閱權限，對不同環節的工作任務負責。在檔案管理制度方面，要在原有的基礎上進行補充，增加電子文件歸檔與管理制度、文件安全保密制度、數字化檔案鑒定銷毀制度、網絡及信息設備維護制度等[2]。電子文件歸檔與管理制度中，應強調統一管理，由科室對電子文件進行統一保存和管理，負責檔案后期的保存、利用。針對電子文件歸檔制定出細則，要求檔案內容真實、完整，避免丟失、遺漏、篡改等問題。明確電子資料的文件類型，如文本文件、圖像文件、影音文件、超媒體鏈接文件等，按照文件類型進行整理。安全保密制度中需明確數字檔案的保密責任人，由其對檔案的外泄、丟失負主要責任，利用系統功能進行檔案查閱權限的設置。設置系統登錄賬號和密碼，不得隨意外泄，定期更改密碼。將電子檔案資料按照內容劃分為本單位公開、政務公開和互聯網公開等級別，不同級別的檔案資料擁有不同的查閱權限。數字化檔案鑒定銷毀制度包括銷毀檔案的具體審批流程，依據標準等。網絡及信息設備維護制度包括計算機及檔案管理系統的使用操作權限，軟硬件設施的維護方法，相關責任人等[3]。有了上述制度作為保障，現代化檔案管理工作才能夠標準化開展。

2.3創建公開化網站

事業單位為群眾服務，許多信息都需要第一時間向大眾公開，因此一些檔案資料是可以面向互聯網公開的。為了更好的發揮出檔案信息的價值，提高檔案資源的利用率，事業單位應該建立網站，及時將必要的信息公布在網站上，任何人都可以通過互聯網查閱，滿足便民需求。在網絡上，還可以通過查看評論等方式了解公眾的信息需求，滿足其需要，甚至通過回復的方式與公眾互動，解讀某些政策信息。很明顯，利用網絡渠道服務大眾已經成為了檔案管理現代化的必然趨勢。

2.4打造高素質檔案管理團隊

檔案管理現代化發展需要由一支高素質的檔案管理團隊作為支撐，在事業單位工作模式創新的背景下，檔案管理者也必須與時俱進的學習信息化檔案管理技術，能夠熟練操作計算機，進行軟硬件維護，正確使用檔案管理系統和相關軟件，能夠維護網站，在網站上上傳資料，發布信息。同時，還要熟悉事業單位檔案管理的相關法律法規，提升工作的標準化、規范化程度。事業單位應給予檔案管理人員繼續教育的機會，組織業務技能培訓、職業道德培訓，提高其檔案管理現代化水平。

3.結語

檔案管理作為事業單位中的基礎性工作，舉足輕重，必須高標準完成。傳統的檔案管理不僅效率低，工作量大，出錯率也較高，嚴謹性不足。推動檔案管理的現代化發展是工作的強烈需要，更是現階段的當務之急。為實現這一目標，事業單位需摸索多條路徑，做好制度建設、設施建設、工作隊伍建設、網站建設等基礎性工作，并持續關注檔案管理技術手段的更新，不斷在工作中取得更多的突破。

參考文獻：

[1]韓穎.淺談基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].神州，2020（4）：274-274.

[2]甄蕊.基層事業單位實現檔案管理現代化的有效途徑[J].卷宗，2019，009（018）：20.

[3]陳洪波.基層事業單位檔案管理現代化實現路徑[J].管理學家，2018，000（008）：115-116.

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