高校財務檔案電子化探析

邵楠

摘要：隨著我國互聯網技術的飛速發展，各類新型的信息技術都逐漸融入到了各個行業領域的生產當中去。同樣的，時代形勢的轉變也帶動了高校財務檔案管理模式的更新，目前，高校財務檔案正逐漸朝電子化開始發展。基于此，z下文將對高校財務檔案電子化管理中存在的問題進行分析，并提出了有效的優化措施。

關鍵詞：高校;財務檔案;電子化

高等院校的檔案管理活動是其管理活動的基礎，是高等院校不斷發展的重要基石。近年來，隨著電子化水平的不斷提升，各高校紛紛采用財務檔案電子化管理的新模式。財務檔案電子化管理可以更科學地管理財務檔案，更大幅度的提高財務檔案管理效率，同時也可以修補傳統財務檔案管理的漏洞。

1.高校財務檔案管理的主要特點

1.1 關聯性

實行統一管理，分級領導的領導負責制是財務檔案管理遵循的原則，這就構成了院校財務電子檔案管理體系的一個重要的特征，就是要保證財務檔案電子化能夠責任到每人，構建各部門各院系的相互關聯性，形成關聯性緊密的高校財務檔案管理模式。

1.2 專業性

從財務檔案管理的特征來看，其具備一定專業性。主要可以從兩個方面概括：一是財務專業票據，如高等學校、中專、成人收費票據;往來資金結算票據、非稅收入票據等等。其次是財務核算專業憑據。例如銀行對賬單、科目匯總表、差旅費報銷單、薪金發放表等此外，財務檔案還反映了一個學校的經濟活動和財務狀況，能夠直觀地獲得學校的財務信息。

2.高校財務檔案電子化管理中存在問題

2.1 電子化建設管理目標混亂

作為高校的財務會計檔案管理，由于人數較多往往造成檔案較多。再從紙質化轉變為電子化過程中，如何有效建立電子化的系統來幫助資源得到快速的整合檢索與分類管理，是高校建設過程的難點之一。高線在建立系統與數據庫的過程中，財務管理分類并未做到有效甄別，使得整體系統內部下的小分部往往形成不了統一的管理目標。因此，即使建設起了方便快捷的云數據庫等管理系統，管理科室及行政人員在對信息進行統計處理壓縮的過程中，由于部門的目標不同，阻礙了高效率的信息錄入，使得財務會計檔案管理出現了錄入內容重復、數據處理錯誤等問題。

2.2 高校財務檔案電子化管理水平薄弱

我國高等院校財務電子檔案的電子化管理較晚豈不，專門針對高等院校電子化財務檔案管理系統的建立健全還有待完善。高校的財務電子電子化，包含了電子電子化網絡建設。為了保證高校財務檔案便于查閱且有序存放，需要依靠電子計算機操作和網絡技術的開發，開展財務信息的記錄和整理。有不少高校通過多年的優化管理，在電子化建設管理上已經有很大投入，但是其缺少相應的制度約束，這就使得院校很難將財務信息檔案管理工作建設成為安全性和可靠性極強的檔案管理系統。

2.3 財務管理人員業務水平不足及專業人才缺失

財務檔案電子化管理不但需要財務人員具有超高的業務能力，同時還要求其要熟練懂得運用電子計算機技術。然而，目前我國許多高校的事情境況中，財務工作經常有一人身兼數職的狀況，例如會計兼任會計檔案員。眾所周知，近年來高校財務檔案數量激增，為了財務檔案信息錄入工作能夠順利完成，很大一部分工作甚至由學生代為錄入。這種情形下，工作雖然可以完成，但數據的準確性卻不能得到切實保障，因此高校的會計檔案管理工作一直處于落后狀態。

3.高校財務檔案電子化優化措施

3.1 完善制度條約

規章制度是每個工作的保護傘，也是每個工作得以開展的必要前提條件，在整個工作流程中，每個工作人員都必須以此為行為準則，把制度隨時放在心中，嚴格的執行每個工作規定的流程。只有這樣才能保證工作能夠順利有序的開展，從而提高工作效率與水平，達到最初預想的目的。檔案電子化管理，也應該擁有屬于自己獨特的一套辦公制度規章，財務部門人員和檔案管理人員應該通力合作，必要時可以向別的相關部門人員求助，根據學校的實際情況，以分組建設、分層建設、分類建設的基本政策為工作指南，對政策的實施、人員行為的制約，從而制定出一套切實可行的科學檔案管理制度，其中如《高等院校財政檔案工作人員規定制度》、《高等院校財政檔案保存獎懲制度》、《財政檔案移交規定制度》、《財政檔案銷毀制度》、《財政檔案管理保密制度》等等一系列的制度都可以進一步規范財政檔案收納信息、整理規劃、按類桂檔、保存、利用等多個方面，為檔案電子化建設提供了一套有效的制度保障，為學校檔案電子化建設打好了制度基礎。

在工作過程中，應該清晰的劃分工作流程，使其符合真實的實際情況。應該嚴格的按照規定要求，把財務檔案管理各個環節的時間、程序要求作為每個工人內心的行為準則，以此來保證工作的順利進行，按照學校統一劃分的分類標準，以及統一管理要求的制度，及時高效的整理、移交檔案，做好數字化管理應用。

3.2 建設財務檔案管理的電子化設備體系

財務檔案電子化管理的背后需要有設備的支撐，比如終端軟件的研發、主機的投入。鑒于財務檔案管理的保密性和安全性要求，最好由高等院校獨立進行主機運營，并開發配套的云端軟件和財務檔案管理終端，做好紙質檔案和電子檔案的對接工作，不能遺留歷史問題。建設設備體系主要有兩個方面：硬件設備和軟件設備。硬件設備包括終端和主機，其中重要的部分是監控部分，即系統監控硬件，是為了防止財務檔案造假。軟件設備包括財務檔案輸入軟件、安全軟件、云端分享軟件、主機控制軟件，其中重要的是安全軟件。只有確保安全，才能使電子化在財務檔案管理中推行。

3.3 加快資源整合效率

從行業角度來看，會計準則及會計制度的頒布使得財務經濟中的撥款與企事業單位與高校統一會計核算相結合。并在國家和各級政府的相關單位中聯合創辦統一的會計核算系統。高校要推進財務會計檔案管理電子化建設，就應該注重學校內部各部門資源及信息的優化整合，建立健全資源內部整合優化平臺，將高校教職工工資、學生學費問題、基礎設施建設及資產管理分配等相互融合，促進一個系統內部的多資源共存，建立統一的財務會計清繳核算系統與高校檔案管理系統對接，完成財務會計檔案管理的延續性操作流程，提高核算能力及管理能力。

3.4 進一步完善高等院校財務檔案管理制度

高校應建立完善財務檔案管理崗位的崗位制度、財務檔案電子化管理的檢索及歸檔制度等，將財務檔案的管理工作納入到日常的財務管理工作范疇，規范院校財務檔案的收集、整理、歸檔等相關工作程序，有效地提高院校財務檔案管理效率，提高制度保障和執行效力，使各項財務檔案管理工作更加科學化、規范化、制度化，使財務工作有一個更加完善的制度環境，提高制度保障和執行效力。

4.結束語

高校財務會計檔案管理電子化建設是時代發展技術發展的必然要求，也是推動高校管理能力現代化的必然產物。可以看出，依靠電子化檔案管理建設能夠有效推進數據資源的大容量存儲，提高財務會計核算下咯率，保障高校的正常資金運轉。盡管電子化技術發展尚未成熟，存在著眾多的難題與問題。但相信，在管理制度不斷完善、安全意識不斷提高、資源整合速度加快的前提下，財務會計檔案管理電子化建設是高校檔案領域發生的重大變革。

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