“互聯網+”時代中職學校檔案管理工作創新路徑

孫建亭

信息技術的快速發展對社會生產、生活產生了巨大影響。在“互聯網+”的時代下，變革與更新是每個行業都在推進的重要任務，檔案管理作為社會發展中的重要組成部分，應該以更加高效、便捷、準確的工作方式提高檔案管理質量與效率。本文以提高信息素養認知，加強信息隊伍建設;發揮人員主觀能動，開發利用檔案資源;強化檔案安全管理，確保檔案資料安全;強化檔案指標建設，完善考核管理體系為主要論據，致力于探索中職院校檔案管理工作的創新模式。

“互聯網+”時代有跨界融合、創新驅動、重塑結構、尊重人性、開放生態、連接一切六個特征。中職檔案管理在此背景下，不僅要實施信息化建設，還要在檔案管理工作中突出創新性，才能夠在時代中拔得頭籌。筆者為中職學校的檔案管理工作提出如下建議。

一、提高信息素養認知，加強信息隊伍建設

作為中職學校發展的歷史憑證，其檔案管理的重要性不言而喻。在傳統的學校檔案管理部門中，工作人員的年齡普遍偏大，工作內容只是對學校信息的收集、分類、存儲，既不需要有專業的技能，也不需要為學校的發展出謀劃策，因此很多人將該工作稱之為“養老工作”，然而這是非常錯誤的認知。在“互聯網+”時代背景下，一切都朝著信息化方向發展，工作人員必須具備一定的素養，才能夠跟上工作發展的腳步，否則很容易呈現“外表信息化，內里傳統”的狀態，導致信息化建設的發展受到嚴重阻礙。基于上述問題，筆者認為，檔案管理工作人員一定要具有信息素養，只有建立檔案管理的信息化隊伍，才能夠確保檔案管理信息化建設的良好發展。

領導層作為檔案管理工作的決策者，首先要轉變自身的思想，具有信息化建設的觀念，并意識到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作與日常行政管理進行掛鉤，創新并加強檔案管理工作的內容。在“互聯網+”時代下，提高檔案管理工作人員的信息化素養是根本前提，為此可以有計劃、有針對性地組織檔案管理人員進行信息化交流培訓，不僅要向學生滲透檔案管理信息化建設的重要性，還要教會學生使用信息化設備開展工作。

檔案管理的信息化建設要求工作人員具有較高信息素養，因此要引進一些信息技術人才，為信息化系統建設進行日常維護，并對其他的信息技術相關工作進行完善，幫助檔案管理工作人員順利地開展信息化檔案管理工作。領導層應該通過人才招聘的方式，優化檔案管理部門的人員結構，同時也可以引進一些年輕的、專業性強的工作人員，為檔案管理工作的年輕態發展提供機會。

二、發揮人員主觀能動，開發利用檔案資源

“互聯網+”時代要求檔案資料收集更加精準，并能夠對檔案資源進行優化與整合，從而促進信息的高效傳播，為檔案管理開辟新路徑。那么檔案管理工作人員如何才能夠更加高效地做好檔案管理工作？首先，要發揮主觀能動性，開發利用檔案資源。只有靈活運用檔案管理資料，才能發揮出這些檔案的真正作用，否則這些檔案便是簡單地記錄，并不能對以后的社會發展產生影響。

眾所周知，人最大的特質在于有自己的思想。如果只是簡單地對這些檔案進行收集與保存，會浪費檔案資源。因此，高職的工作人員要根據學校目前的發展，結合檔案信息，進行精準地收集與整理、統計與分析，然后得出有效策略，為學校的良性發展出謀劃策。如，學校在發展中要明確自身特色，此時便可以讓檔案管理人員將學校的發展史進行梳理，總結出每個時代發展所呈現出的特征，然后在這些個性現象中歸納出共性，最終得出學校自身的發展特色。

為了讓檔案管理工作人員更好地發揮主觀能動性，學校可以定期組織學生進行培訓，將其他的成功案例分享給工作人員。如，“互聯網+”時代自媒體發展迅速，工作人員可以在網絡中檢索與學校發展有關的信息，并將其進行總結與梳理，然后提出學校發展的建議。再如，檔案管理工作者可以將近幾年的學生檔案信息進行電子錄入，然后通過數字軟件進行統計，挑選出比較集中的主題、關鍵詞、出現問題，然后針對這些信息進行優化與改善，提出切實可行的教育教學建議。這樣既能夠為學校工作效率的提升進行保障，也能夠發揮出檔案管理工作的優勢。

三、強化檔案安全管理，確保檔案資料安全

在“互聯網+”時代，信息的共享性與連接性十分龐大，學校開展檔案管理工作信息化建設時，很容易出現數據泄露、丟失等問題，使檔案安全受到威脅。對此，學校應該強化檔案安全管理，確保檔案資料的安全。學校不僅要加強信息技術的安全問題，還要對檔案管理的工作人員進行責任感培訓，強化檔案管理工作人員的職業道德觀念與責任感，杜絕出現泄露學生、教師的私密信息，避免出現工作人員推諉責任。

在信息技術安全問題方面，筆者認為，要建立完善的安全系統。首先，檔案管理系統要設置多重防火墻，并邀請專門的人才進行定期維護，杜絕出現信息被盜的現象。同時，在檔案系統中，也要設置訪客記錄，并且不允許刪除訪客記錄，由此便可以知道每天進入系統的人員，為數據安全增加一層保護。此外，關于學校的檔案查詢，應該根據學校任職員工的崗位要求，設定查詢范圍。例如，后勤部門的員工在查詢檔案信息時，只可以查詢關于后勤的信息;任課教師在查詢學生的信息時，只可以對本班學生的信息進行查詢。

在工作人員的職業道德培養方向，一定要讓工作人員認識到檔案管理工作的重要性、檔案信息泄露會產生的后果等，從而讓工作人員意識到自己崗位所需要的職業道德與責任。在培養方式上，筆者選擇模擬培訓、思想培訓兩種方式。首先組織檔案管理工作人員參與模擬活動。其次，要做思想培訓，讓每一位員工都分享自己在工作崗位中獲得責任感的瞬間，并強化員工對工作的積極性。

四、強化檔案指標建設，完善考核管理體系

為了有效地提高檔案管理工作人員的工作積極性，讓檔案管理工作更加地規范與標準，學校應該強化檔案指標建設，明確檔案管理工作的責任與內容，梳理檔案管理工作的各項環節與流程，并完善考核管理體系，以獎懲制度來激發工作人員的積極性，監督工作人員的工作展開，從而有效地提高檔案管理人員的工作主動性與積極性。

首先，要始終保持先進的建設態度，并提高檔案管理工作人員的工作積極性，然后要制定關于檔案管理工作人員的責任與內容，細化每一項工作任務。例如，工作人員每天要根據今天收集的資料進行反思，發揮工作人員的主觀能動性，在此基礎上總結出一條有效的建議;工作人員每天都要利用信息技術設備開展工作，并總結自身的信息技術設備操作的優勢與劣勢，為檔案管理信息化建設提供建議;工作人員應該在一天之內，將相關的資料進行收集與整理，杜絕工作拖沓。

其次，在檔案管理工作的考核制度中，學校要根據對檔案管理部門的要求，提出相應的獎懲制度、考評制度，從而在督促工作人員積極開展工作的前提下，對工作人員進行獎勵。例如，考評制度中，學校每個學期都要組織一場檔案管理部門的筆試與面試。筆試內容為檔案管理工作各項基本問題、專業內容;面試則是學校領導對檔案管理部門的員工進行提問，結合學校自身的發展，讓檔案管理工作人員提出見解。

總之，“互聯網+”時代促進了各行各業的轉變與融合，中職學校的檔案管理工作創新模式也應該得到學校的重視。學校應不斷轉變工作思路，提高檔案管理工作的能動性，同時也要發揮檔案管理工作人員的積極性，從先進的信息設備、技術、制度等方面切實提高檔案管理工作的效率。