淺談檔案的基礎性整理工作

邢世明

摘要：檔案整理工作是檔案管理工作的重要內容，檔案整理質量的高低直接關系檔案工作的管理水平和利用服務效率，事關檔案價值作用發揮，所以一定要要把檔案整理工作的基礎打牢。

關鍵詞：檔案;整理;工作

檔案整理工作就是將收集起來的具有保存價值的有關文件材料，按照專業的程序和方法，進一步系統化和有序化的工作過程。面對數量眾多，門類復雜的文件材料必須進行有序整理，保持檔案的規范有序，便于檢索提供。檔案整理核心基本過程是，收集、分類、排列、修整、裝訂、裝盒以及搬運入庫，排列上架。可以看出檔案整理工作環節和流程較多，每一步工作都相對獨立而又相互關聯，都需要按照有關的標準和規定來完成。除一些特定的專業性檔案的整理步驟和方法要求有具體單獨規定之外，其他總的來說是都是一個有機的系統化整理性工作，根據內容范圍主要分為以下幾種類型。

檔案的數量多、情況復雜.就必須加以系統的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費時間，也會影響工作。

1整理完成后的檢查修整

對于整理完成后的檔案，要進行全面的檢查，看是否組卷合理，是否文件材料齊全完整，是否裝訂排列規范，發現問題需要重新進行修整或重新組合整理。同時，要對一些年代久遠的檔案進行檢查，發現問題，如：填寫內容錯誤，類項填寫不齊全等問題，在盡量維護檔案原貌，保證檔案內容齊全的情況下就行修整，便于更好的管理使用。

2盒內檔案文件的排列和編目

檔案經過裝訂裝盒之后，要對每一盒所屬的檔案文件進行系統排列，一般遵循時間結合事由的方式進行，做到排列科學有序，文件之間保持系統聯系，在此基礎上要對盒內文件進行目錄編制，完善檢索目錄體系。排列和編目工作是檔案實體整理即將完成的后半部分工作環節，這個過程同時可以對前面部分整理質量進行檢驗，以便提高整個案卷的整理質量。

3檔案整理工作應把握的幾個原則

3.1保持文件之間的有機聯系進行整理。檔案是由不同的文件及不同的內容和形式構成，在未進行整理組合之前，每份文件，每一個檔案稿本和元素都是相對獨立的個體，相互之間聯系系不夠，但是在形成檔案之后，每一卷或每一盒的所有檔案文件就成為一個不可分割的整體，并且這種整體性組合會長久的以檔案特有的形式存在，不允許多次隨意改變，因此在整理工作中要按照檔案材料相關的固有內在和外在聯系進行整合，確保文件之間的科學聯系性。具體來說，文件之間的有機聯系要從形成時間、材料來源和檔案形式等方面進行把握。保持時間聯系就是要求同一年度的文件材料要在一起整理，并且科學運用時間結合機構或問題的方式進行先后排列，對于跨年度的文件要按照要求合理判定其整理所屬的年度，歸入相應的年度整理;保持材料來源聯系，就是要遵循整理的全宗原則，一個單位或者圍繞一項工作形成的所有文件材料都要納入一個整體進行整理，不能隨便分散組合，不同單位的檔案不能混入其他單位的檔案一起整理，同一項活動的檔案也要集中在一起整理。這樣整理形成的檔案可以全面系統的反映一個單位的整體工作過程，或者一項工作活動的本來面貌。

3.2遵循形成的規律和特點進行整理。檔案是在不同的時期階段，有不同的形成者形成。不同時期階段的檔案分別代表不同時期的工作、生活及其他社會活動的情況，分別具有各自的聯系性和基本特點。所以，檔案整理工作就需要區分不同的形成時期，把相同時期相同作者和相同來源的檔案進行集中整理，保持檔案特有的歷史屬性和完整性。相同道理，對于一個單位形成的相關檔案，集中反應單位發展變化的客觀全貌，是歷史性的有機整體，具有一定的歷史規律和特點。只有把握好檔案的形成規律和內涵特點，才能將檔案進行科學化的整理，使檔案更好地反映各個歷史時期的不同面貌，更好地按檔案的形成規律利用檔案。

3.3立足原有基礎進行整理。檔案原有基礎是指檔案整理前的檔案材料的基本情況，不同時期不同人員形成的文件材料有所區別，比如有的文件材料因業務工作需要已經在歸檔前就進行了膠印裝訂，這種形勢下的文件材料在一定程度上也遵循了相互之間的有機聯系，具有方便工作利用查考的基本價值。所以，對于這樣的檔案基礎性材料，要尊重其固有的面貌和基礎，在具體整理中自然可以作為一件或一卷、一盒來進行整理，這樣既保護了檔案固有的本來真實面貌，也節省了更多不必要浪費的工作時間，提高了整理工作效率。立足原有基礎進行檔案整理是在實踐中總結探索出來的一條行之有效的工作經驗做法，應在整理工作中堅持執行好。

3.4利用現代化新方式開展整理工作。計算機技術和數字技術的出現，很多單位的計算機系統辦公達到了較為先進的管理水平，這為實施計算機技術參與檔案整理打下了良好基礎。通過計算機辦公系統可以對各個部門的檔案材料整理進行統一規范和要求，比如賦予不同的機構和門類檔號，各部門在提報紙質文件材料的同時將電子目錄一并提報，這樣就為檔案材料移交后再次進行實體整理節省了大量時間，確保了編目編號的準確性，縮短了整理時間，確保了檔案整理的質量。

4 結束語

總之，檔案整理工作的規范性和有效性，可以提高服務單位發展的效率，對于發揮檔案的更多價值也具有重要現實意義。檔案整理工作既要遵循以上幾個工作原則，又要嚴格標準規范，不斷創新改進檔案整理方法，運用新技術新手段提升整理質量和效率，更好的服務單位發展對檔案信息的需求。

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