淺談檔案的基礎(chǔ)性整理工作

邢世明

摘要：檔案整理工作是檔案管理工作的重要內(nèi)容，檔案整理質(zhì)量的高低直接關(guān)系檔案工作的管理水平和利用服務(wù)效率，事關(guān)檔案價(jià)值作用發(fā)揮，所以一定要要把檔案整理工作的基礎(chǔ)打牢。

關(guān)鍵詞：檔案;整理;工作

檔案整理工作就是將收集起來(lái)的具有保存價(jià)值的有關(guān)文件材料，按照專業(yè)的程序和方法，進(jìn)一步系統(tǒng)化和有序化的工作過(guò)程。面對(duì)數(shù)量眾多，門(mén)類復(fù)雜的文件材料必須進(jìn)行有序整理，保持檔案的規(guī)范有序，便于檢索提供。檔案整理核心基本過(guò)程是，收集、分類、排列、修整、裝訂、裝盒以及搬運(yùn)入庫(kù)，排列上架。可以看出檔案整理工作環(huán)節(jié)和流程較多，每一步工作都相對(duì)獨(dú)立而又相互關(guān)聯(lián)，都需要按照有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定來(lái)完成。除一些特定的專業(yè)性檔案的整理步驟和方法要求有具體單獨(dú)規(guī)定之外，其他總的來(lái)說(shuō)是都是一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)化整理性工作，根據(jù)內(nèi)容范圍主要分為以下幾種類型。

檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜.就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。

1整理完成后的檢查修整

對(duì)于整理完成后的檔案，要進(jìn)行全面的檢查，看是否組卷合理，是否文件材料齊全完整，是否裝訂排列規(guī)范，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題需要重新進(jìn)行修整或重新組合整理。同時(shí)，要對(duì)一些年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，如：填寫(xiě)內(nèi)容錯(cuò)誤，類項(xiàng)填寫(xiě)不齊全等問(wèn)題，在盡量維護(hù)檔案原貌，保證檔案內(nèi)容齊全的情況下就行修整，便于更好的管理使用。

2盒內(nèi)檔案文件的排列和編目

檔案經(jīng)過(guò)裝訂裝盒之后，要對(duì)每一盒所屬的檔案文件進(jìn)行系統(tǒng)排列，一般遵循時(shí)間結(jié)合事由的方式進(jìn)行，做到排列科學(xué)有序，文件之間保持系統(tǒng)聯(lián)系，在此基礎(chǔ)上要對(duì)盒內(nèi)文件進(jìn)行目錄編制，完善檢索目錄體系。排列和編目工作是檔案實(shí)體整理即將完成的后半部分工作環(huán)節(jié)，這個(gè)過(guò)程同時(shí)可以對(duì)前面部分整理質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，以便提高整個(gè)案卷的整理質(zhì)量。

3檔案整理工作應(yīng)把握的幾個(gè)原則

3.1保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理。檔案是由不同的文件及不同的內(nèi)容和形式構(gòu)成，在未進(jìn)行整理組合之前，每份文件，每一個(gè)檔案稿本和元素都是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體，相互之間聯(lián)系系不夠，但是在形成檔案之后，每一卷或每一盒的所有檔案文件就成為一個(gè)不可分割的整體，并且這種整體性組合會(huì)長(zhǎng)久的以檔案特有的形式存在，不允許多次隨意改變，因此在整理工作中要按照檔案材料相關(guān)的固有內(nèi)在和外在聯(lián)系進(jìn)行整合，確保文件之間的科學(xué)聯(lián)系性。具體來(lái)說(shuō)，文件之間的有機(jī)聯(lián)系要從形成時(shí)間、材料來(lái)源和檔案形式等方面進(jìn)行把握。保持時(shí)間聯(lián)系就是要求同一年度的文件材料要在一起整理，并且科學(xué)運(yùn)用時(shí)間結(jié)合機(jī)構(gòu)或問(wèn)題的方式進(jìn)行先后排列，對(duì)于跨年度的文件要按照要求合理判定其整理所屬的年度，歸入相應(yīng)的年度整理;保持材料來(lái)源聯(lián)系，就是要遵循整理的全宗原則，一個(gè)單位或者圍繞一項(xiàng)工作形成的所有文件材料都要納入一個(gè)整體進(jìn)行整理，不能隨便分散組合，不同單位的檔案不能混入其他單位的檔案一起整理，同一項(xiàng)活動(dòng)的檔案也要集中在一起整理。這樣整理形成的檔案可以全面系統(tǒng)的反映一個(gè)單位的整體工作過(guò)程，或者一項(xiàng)工作活動(dòng)的本來(lái)面貌。

3.2遵循形成的規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理。檔案是在不同的時(shí)期階段，有不同的形成者形成。不同時(shí)期階段的檔案分別代表不同時(shí)期的工作、生活及其他社會(huì)活動(dòng)的情況，分別具有各自的聯(lián)系性和基本特點(diǎn)。所以，檔案整理工作就需要區(qū)分不同的形成時(shí)期，把相同時(shí)期相同作者和相同來(lái)源的檔案進(jìn)行集中整理，保持檔案特有的歷史屬性和完整性。相同道理，對(duì)于一個(gè)單位形成的相關(guān)檔案，集中反應(yīng)單位發(fā)展變化的客觀全貌，是歷史性的有機(jī)整體，具有一定的歷史規(guī)律和特點(diǎn)。只有把握好檔案的形成規(guī)律和內(nèi)涵特點(diǎn)，才能將檔案進(jìn)行科學(xué)化的整理，使檔案更好地反映各個(gè)歷史時(shí)期的不同面貌，更好地按檔案的形成規(guī)律利用檔案。

3.3立足原有基礎(chǔ)進(jìn)行整理。檔案原有基礎(chǔ)是指檔案整理前的檔案材料的基本情況，不同時(shí)期不同人員形成的文件材料有所區(qū)別，比如有的文件材料因業(yè)務(wù)工作需要已經(jīng)在歸檔前就進(jìn)行了膠印裝訂，這種形勢(shì)下的文件材料在一定程度上也遵循了相互之間的有機(jī)聯(lián)系，具有方便工作利用查考的基本價(jià)值。所以，對(duì)于這樣的檔案基礎(chǔ)性材料，要尊重其固有的面貌和基礎(chǔ)，在具體整理中自然可以作為一件或一卷、一盒來(lái)進(jìn)行整理，這樣既保護(hù)了檔案固有的本來(lái)真實(shí)面貌，也節(jié)省了更多不必要浪費(fèi)的工作時(shí)間，提高了整理工作效率。立足原有基礎(chǔ)進(jìn)行檔案整理是在實(shí)踐中總結(jié)探索出來(lái)的一條行之有效的工作經(jīng)驗(yàn)做法，應(yīng)在整理工作中堅(jiān)持執(zhí)行好。

3.4利用現(xiàn)代化新方式開(kāi)展整理工作。計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)字技術(shù)的出現(xiàn)，很多單位的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)辦公達(dá)到了較為先進(jìn)的管理水平，這為實(shí)施計(jì)算機(jī)技術(shù)參與檔案整理打下了良好基礎(chǔ)。通過(guò)計(jì)算機(jī)辦公系統(tǒng)可以對(duì)各個(gè)部門(mén)的檔案材料整理進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范和要求，比如賦予不同的機(jī)構(gòu)和門(mén)類檔號(hào)，各部門(mén)在提報(bào)紙質(zhì)文件材料的同時(shí)將電子目錄一并提報(bào)，這樣就為檔案材料移交后再次進(jìn)行實(shí)體整理節(jié)省了大量時(shí)間，確保了編目編號(hào)的準(zhǔn)確性，縮短了整理時(shí)間，確保了檔案整理的質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，檔案整理工作的規(guī)范性和有效性，可以提高服務(wù)單位發(fā)展的效率，對(duì)于發(fā)揮檔案的更多價(jià)值也具有重要現(xiàn)實(shí)意義。檔案整理工作既要遵循以上幾個(gè)工作原則，又要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案整理方法，運(yùn)用新技術(shù)新手段提升整理質(zhì)量和效率，更好的服務(wù)單位發(fā)展對(duì)檔案信息的需求。

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