淺析民辦高校教學秘書激勵機制的問題與方法

周憶君

中圖分類號：G4 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-4-255

教學秘書是民辦高校能否順利開展教學工作的重要保證，同時教學秘書在學院起到服務、連接、管理作用，為教務、學生、教師服務，同時將三者有效的連接起來。但是目前高校教學秘書薪酬激勵機制普遍面臨的低薪酬，壓力大，積極性不高等問題，導致高校教學秘書流動率大，造成了教務工作不穩定，削弱了專業學科的競爭力。因此，本文總結歸納了高校教學秘書的工作內容及特點，深入分析了激勵機制存在的問題，并提出了相應的解決措施與辦法。

一、民辦高校教學秘書的工作內容

1. 教務服務工作

上報開學課程計劃并且錄入學校系統，進行課程整理;參與教務教學檢查，協助教務維持日常秩序;負責學院教學文件資料的整理歸檔，如：教學大綱、教學日歷、教案等，以及建立健全教師資料的歸檔等。

2. 教師服務工作

根據教師的要求征訂符合的教材;為教師辦理調停課;負責教學工作量的統計與審核;教師教研、科研項目的申報;教師職稱評審的收集和上報;反饋學生問題等。

3. 學生服務工作

期初學生排課，班級課表下發;教材下發;學生期中、期末考試、補考成績的統計與匯總;收集教師上課意見和問題;學籍管理工作等。

通過上述工作內容可以看出教學秘書的工作具有涉及范圍廣，任務量大，重復性高，細分種類多等特點。這些特點是教學秘書工作的固有屬性，在高校的工作鏈條中扮演著潤滑劑和催化劑的作用。為避免教學秘書崗位成為工作的短板，一直以來，民辦高校有意識的實施了一定的激勵政策，效果十分有限。在新時代高等教育發展背景下，仍然存在較多問題。

二、 民辦高校教學秘書崗位激勵機制的問題淺析

1. 薪酬激勵體系不健全

教學秘書薪酬激勵方式單一，力度較弱，缺少制度性保證。教學秘書的薪酬通常僅包括基本工資和年底績效獎勵，其中，績效獎勵一般由所屬部門根據當年的財務狀況發放，具有較大的不穩定性。一方面難以匹配教學秘書工作特點，也與專職教師拉開了較大差距。

2. 缺乏有效的績效考核

一方面，考核方法較為單一，評價機制主觀性因素較多，難以保證公平公正。另一方面，考核制度缺少針對性和區分度。例如，年終考核一般為本人提交自述總結，院級管理者根據所提交的內容進行評估，評估結果一般分為三類：優秀、合格、不合格。通常情況下，絕大多數教學秘書評估結果為合格。此外，院級管理者很少會根據考核結果與被考核人進行有效的溝通，考核行為和結果不能及時反饋并且在下一年的工作中得到體現。

3. 晉升空間狹小

民辦高校行政崗位一般分為服務保障崗位和管理崗位，行政崗位晉升空間狹小，教學秘書一般無法評定職稱，只能按照職級制進行晉升，但是職級制難度系數高，管理崗位少、競爭壓力大。這樣易打擊教學秘書的工作積極性，同時不利于人才的選拔與提升。

4. 激勵機制靈活性不高

民辦高校中，教學秘書屬于人員數目較多的一類群體，在群體內存在著顯著的學科差異和個體差異等。例如，對于不同年齡段的教學秘書具有不同的內心需求，青年教學秘書的需求是學習提升，而中年教學秘書需要考慮到家庭的因素。激勵機制一般僅停留在校級層面，缺少院級橫向層面和年齡縱向層面的靈活細分。

5. 福利制度匱乏

根據馬斯洛需求層次理論，當人的生理需求與安全需求滿足時要考慮到第三層次社會需求，社會需求也是一種歸屬感和幸福感的體現，員工是否有歸屬感與高校的福利政策息息相關。民辦高校與公辦高校相比，各項福利政策力度不大，覆蓋面小且有等級區分，行政管理人員級別福利激勵會比基層員工福利多。培訓也是福利政策的一方面，培訓是員工自我價值實現與提升的重要手段。通過調查與走訪可以發現，民辦高校每年都會有固定資金用于培訓，但是一般只針對科級及以上的教學秘書，等級劃分明顯的福利激勵政策不利于基層員工積極性的提升和發展。

三、 提升激勵機制方法

1. 建立科學合理的考核體系

建立有針對性有效的考核體系，首先，對于不同等級的教學秘書要實施不同的考核辦法，確保針對性強，公正公平。其次，考核體系要全面，按照第一指標工作能力進行第二指標明確劃分，再根據第二指標確定第三指標的內容，考核體系的量化有利于提升考核結果的準確性，利于發現問題。最后，應當進行內部與外部的共同考核，形成內部考核為主、外部考核為輔的考核體系。

2. 建立積極有效的反饋機制

在民辦高校考核體系中很多缺乏反饋，若沒有反饋被考核者易犯重復性的問題也不易提升工作效率。首先，在考核體系中，管理層應該充分利用考核數據，將考核分板塊分時間建立教學秘書個人考核檔案袋，有利于教學秘書自我發現問題同時提升自己。其次，應當建立高效通暢的反饋通道，對于學院內部的考核反饋，學院管理層應當及時將考核中的問題反饋給教學秘書。同時對于教學秘書的問題，學院管理層應該將問題反饋給人力資源部，再通過培訓等手段降低問題發生概率。最后，反饋機制除了反饋還應該提出具體的建議與期望。這樣被考核者不僅有被重視感而且可以提升工作效率，挖掘工作潛能。

3. 重視基層教學秘書的培訓

培訓是提升技能的重要手段，對于高校基層的教學秘書工作事情繁雜涉及方面廣，民辦高校內部應該制定具體的教學秘書培訓計劃，將培訓作為工作的常態。根據不同的工作崗位、性質制定不同的培訓體系。比如培訓可分為崗前培訓、專題培訓和高級提升培訓，對于專題培訓再細分為二級培訓，增加技能培訓、知識性講解培訓等。同時在培訓方式上可以進行團隊合作、小組競賽等，增強部門與部門之間的聯系溝通對于后期工作的開展提升效率。高級提升培訓，高校應該積極鼓勵教學秘書申報課題項目并且可以提供培訓支持。

4. 提升教學秘書的綜合能力

對于教師，高校有“雙師雙能”的評選獎勵，積極鼓勵教師提升多方面的能力。對于基層教學秘書，高校也應該一視同仁，積極支持基層教學秘書全面發展，比如對于考取經濟師、會計師、人力資源管理師等，對于不同等級的證書，高校可以給與相應的資金支持與獎勵，積極鼓勵基層教學秘書多學習，提升綜合能力。

5. 促進教學秘書自我激勵

對于教學秘書，要培養自身的創新與不斷學習的意識，有助于在重復性與繁雜的工作中保持工作積極性。同時，要與同事溝通協作，互相學習分工，增強團隊凝聚力的同時提升了辦公室幸福指數，幸福感增強有利于提升工作積極性。

4 結論

綜上所述，本文通過總結教學秘書的工作內容，分析民辦高校激勵機制問題，并提出相應的方法策略。對于民辦高校應該重視基層教學秘書的職業發展，積極探討激勵機制，建立健全績效考核體系，從而提升教學秘書的積極性、工作穩定性、團隊凝聚力、提升工作效率，營造良好的工作氛圍，最終實現高校與行政管理人員共同發展。

參考文獻

[1]覃雪. 大學教學秘書分類聘任與激勵機制問題與對策研究[D].電子科技大學，2020.

[2]肖敬武. 高校基層教學秘書能力建設現狀與提升策略[D].華南理工大學，2015.

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