建筑工程檔案管理現狀及存在問題淺析

黃凱

摘要：我國現階段城市化進程不斷加快，其與社會經濟以及建筑工程行業的快速發展息息相關。建筑工程施工建設單位，在保證施工建設安全性與施工質量的同時，還要著重開展檔案管理工作，正確落實該項工作，對于建筑工程整體施工建設工作能否標準開展具有直接影響。鑒于此，本文主要分析探討了建筑工程檔案管理現狀及存在問題，以供參閱。

關鍵詞：建筑工程;檔案管理;現狀;問題;策略

引言

建筑工程檔案資料管理的對象主要包括基建文件、施工資料、監理資料、質量評估文件、驗收文件、設計圖、可行性評估報告、工程收益評估報告等，是建筑工程的客觀、永久的原始記錄。建筑檔案是工程建設質量的體現。工程檔案貫穿了工程建設的全部過程，是對工程施工全部過程、全方位的記錄，在一定程度上反映了建筑工程質量的安全性和可靠性，對建筑實體具有質量責任監督作用，當建筑工程質量出現問題時，可以從建筑工程檔案中查找原因。建筑檔案是工程管理的重要組成部分;建筑工程管理質量提高的同時建筑檔案管理質量也會相應地提高，因此，檔案記錄的及時性與真實性是建筑工程管理質量的重要表現，通過提高檔案質量管理對整個建筑工程的管理具有良好的促進作用。

1建筑工程檔案管理的現狀

我國建設部下發了《建筑工程文件檔案整理規劃》等的行業標準，對施工企業的檔案管理信息化建設提出了更高的要求，而且對于建筑工程檔案管理提供了相應的參考規范，促進建筑工程檔案管理的全面、協調發展，建立相應的檔案管理工作體制，為檔案管理提供一定的保障。當前隨著項目工程建設的不斷發展，建筑工程檔案管理的數量越來越多，檔案管理的信息化建設也在不斷發展，檔案管理工作也在探索新的管理方式，充分利用數據庫技術，實現對工程建設檔案的錄入、瀏覽和檢索，實現對檔案的全過程管理，利用現代化的計算機技術實現對檔案的管理，我國當前建筑工程信息化建設不斷發展，建筑工程檔案所需的數據庫比較大，檔案信息相對比較分散，很難實現規范化和統一化的管理，不能滿足經濟發展的需求，而且檔案信息化管理過程中缺乏一定的目標，對檔案管理的隨意性比較大，導致檔案發展緩慢。

2建筑工程檔案管理存在的問題

2.1管理意識薄弱，技術設備落后

由于建筑工程檔案管理不能夠直接產生經濟效益，因此在工程建設中，檔案管理未得到應有的重視，導致建筑工程檔案管理存在著敷衍性質，專職檔案管理機構缺乏，無法實現建筑工程檔案管理的有序化、系統化。同時，在工程建設中，建設資金多投入到工程生產環節之中，對檔案管理的投人不夠，不僅導致了專業工程檔案管理人才的流失，同時還導致檔案管理中技術設備（如掃描儀、數碼相機以及計算機等）嚴重缺乏。

2.2檔案管理模式不規范

從當前的情況來看，一些建筑企業針對建筑工程檔案的編目、檢索、立卷等工作的開展，沒有設立相應的工作標準，致使檔案管理工作表現出明顯的不規范性，在所整理的檔案內容中，圖片資料及影像資料較少，大多數表現為文字的敘述，致使檔案內容直觀性強，所傳遞的信息不夠準確。在部分企業所整理的檔案資料中，建筑工程竣工圖沒有得到及時的更新，而且修改工作不到位，還存在歸檔不及時，進而導致最終檔案庫所搜集到的竣工圖與實際工程內容不相符，在所建立的檔案中，還存在的部分環節負責人簽字漏洞，且存在標識不同一，進而出現誤差。

2.3缺乏專業人才，檔案管理質量有待提升

現階段國內從事建筑工程檔案管理的人員只有一小部分是專業的檔案管理出身，具備扎實的業務能力，而相當一部分則是由其他崗位兼職形式存在，一些管理人員也未有經過系統完善的學習就直接上崗，在管理經驗以及理論知識等方面均比較缺乏。隨著數字化理念不斷深入發展，現代新型的數字資料正取代傳統的紙質文件，對于新技術掌握的專業人員就更少了。目前依然存在相當一部分工程檔案管理工作沿用傳統的管理模式，工作效率低下，勞動強度較高，嚴重阻礙了整個工程順利開展。目前的一些在職檔案管理人員專業素養普遍不高，管理方法依舊傳統的形式，此外檔案管理工作相對枯燥繁瑣，待遇也普遍不高，因此大多數檔案管理人員基本安于現狀，未有樹立正確的責任意識以及敬業心理，職業素養以及服務水平有待進一步提高。

3建筑工程檔案管理措施

3.1提升建筑工程檔案重要性認識

無論是工程建設方、業主單位還是監理單位，都應增強檔案重要性認識，加強工程檔案管理的人、財、物的投人。既要重視工程項目建設，也要注重檔案管理工作。首先是管理者要重視檔案工作，把檔案工作納人到工程建設業務工作同部署、同落實、同檢查。其次是要增加檔案軟硬件建設，改善檔案管理條件，提升檔案工作的自動化水平和科技含量，把檔案管理所需經費納人當年初預算，為檔案管理配備必要的計算機、掃描儀、讀卡器等必要設備。最后是結合工程項目實際特點，積極研發檔案管理的專門應用軟件，提高檔案的信息化、自動化管理水平。

3.2全面提升建筑工程檔案管理質量

建筑工程檔案對于建筑工程后期發展具有重要的參考作用，檔案管理人員嚴格按照標準要求做好檔案管理工作，對檔案進行收集、整合、分析、總結，在提升檔案管理質量的同時，為后期檔案順利歸檔創造條件。例如：當建筑工程在進入到竣工階段之后，都會由相應的竣工圖紙。竣工圖紙是對建筑工程施工建設現狀的真實反映，對竣工圖紙進行驗收和整理，也是建筑工程檔案管理工作中比較重要的一項內容。這就要求檔案管理人員在按照流程做好檔案歸檔工作之外，還要對工程施工質量的相應檢測報告的蓋章進行整理;檢驗部門對竣工圖紙中涉及的技術性資料內容進行整理和歸檔，在填寫完相應的歸檔清單之后，資料管理人員要完好地保存編目。其中具體的管理內容就是對施工期間和竣工環節的檔案進行管理，并要運用相應的文字、視頻資料對其進行總結。

3.3提高檔案工作人員的自身素質和業務技能

①檔案人員要加強學習，刻苦鉆研。拓寬知識面，打破因循守舊，安于現狀的思想，勇于開拓創新，提高學識水平，掌握利用現代化科學技術進行檔案管理的方法和技能。②加強培訓，通過業務知識培訓，了解電子文件形成的規律，特點和文件處理的過程，方法，熟悉電子檔案保護技術的基礎知識，基本原理和方法技術，以適應檔案工作發展的需要。實現由手工操作到自動化管理的變革，從而大大提高工作效率，減輕工作強度，加快檔案信息傳輸速度，使檔案價值得到更充分的體現。③加強教育，使檔案工作人員樹立較強的愛崗敬業，樂于奉獻精神，耐得住檔案工作的煩瑣和寂寞，經得住外界的干擾和誘惑。消除畏難情緒，提高求知興趣。增強服務意識，安心檔案事業，通過辛苦勞動，實現自我價值。

結束語

總而言之，建筑工程檔案與工程質量之間的關系緊密，一方面，工程檔案是工程質量的重要依據和現實反映，另一方面，工程質量又是工程檔案的重要內容，二者是相輔相成，互為補充和依存。要求把工程檔案作為工程質量管理放在同等重要的位置抓好落實，提高建筑工程檔案工作水平，更好地服務經濟社會發展。

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