新時期基建工程檔案管理工作探究

汪敬

摘要：隨著社會經濟的發展，基建工程如雨后春筍般出現，基建工程檔案也凸顯出了越來越重要的地位。在工程項目的建設過程中，如何對資料與文件進行科學合理的組卷歸檔便成了基建檔案工作者要探索的新課題了。本文將結合作者工作實際，探討新時期如何做好基建工程檔案的歸檔管理工作，依據基建工程檔案的專業性、系統性、復雜性等特點，創新基建工程檔案管理方法，建立科學的基建工程檔案管理模式，從而更好地為工程項目服務，不斷滿足新時期對基建檔案工作者提出的新要求。

關鍵詞：基建工程;檔案管理;探究

基建工程建設周期比較長，涉及的參建單位比較多，在基建工程的實施過程中形成了大量不同類別不同載體的檔案資料，如何對這些資料進行有效的管理成為了當前檔案管理人員面臨的十分棘手的問題。新時期，如何對由文字，圖表和聲像資料形成的文件材料進行合理的組卷歸檔，構建科學高效的基建檔案管理模式，優化檔案管理系統，從而切實地增強基建工程檔案管理的科學性、規范性和現代性，是每一位基建檔案工作者都需認真思考的問題。

一、當前基建工程檔案管理工作中存在的不足

一方面，由于大家對基建檔案缺乏足夠的重視，檔案管理思維和方法相對落后，嚴重影響了基建工程檔案管理工作的效率和質量，從檔案的收集、整理到后期的查閱與利用，整體的效果都不盡如人意。另一方面，檔案管理人員的工作積極性不高、創新精神不夠以及缺乏科學的檔案分類方法的指導，導致檔案資料在收集、整理和分類過程中問題較多，比如文件收集不齊全，分類不科學，簽字蓋章等手續不完善，未使用耐久性強的墨水書寫，檔案管理工作落后于基建工程的實施進程等，這些都影響了基建檔案的完整、齊全、系統和安全。最后，由于數字化程度低，查找檔案主要靠傳統的手工翻閱，需要耗費大量的時間，效率極低，因此，大大降低了基建工程檔案的歸檔質量以及為基建工程項目服務的水平。

二、新時期改進基建檔案管理工作的策略和方法

（一）完善基建工程檔案管理規章制度，創新檔案管理模式

完善的規章制度是做好檔案管理工作的重要保障，在基建檔案管理工作中，首先應修訂完善的規章制度和科學合理的分類方案。比如，檔案的收集制度、查詢利用制度、保管制度、安全制度。例如：要求歸檔文件必須是原件，因特殊情況只有復印件時必須加蓋復印屬實鮮章;基建檔案資料必須使用耐久性強的墨水書寫，確保文件材料的耐久性;基建工程歸檔文件必須是字跡清晰圖表清晰手續齊備的材料。同時，還應在制度里明確檔案分管領導、工程技術負責人和基建檔案人員的崗位職責，將基建檔案的管理工作納入基建部門和檔案管理部門的績效考核。基建檔案分管領導應高度重視基建檔案，把基建檔案的管理工作納入議事日程;工程技術人員應該按照國家相關標準，保證文件與工程實際相符合，對文件材料的真實性負責;基建檔案管理人員應有高度的責任心，積極探索新思路，創新管理方式方法，確保基建檔案資料收集完整、分類科學、查找便利、保管安全。其次，在建立完善規章制度的同時還應創新檔案管理模式，從基建工程文件材料的收集開始，做好登記，并履行移交手續，然后按分類方案，歸置到相應的卷宗，重要文件和批復應及時掃描，保存電子檔，并使這一過程應逐漸規范化和科學化。

（二）對基建工程檔案進行科學合理的分類

對基建檔案進行正確的分類是基建檔案管理工作的基礎，歸檔工作中對檔案進行系統的整理，編目，才能確保查找利用的方便與快捷。基建檔案應按照國家頒發的《建設工程文件歸檔整理規范》、《建設項目檔案管理規范》DA/T28-2018的標準和要求，根據基建檔案文件的特性，保持基建檔案的內在聯系，按項目組卷，對基建檔案進行科學合理的分類，確保檔案的真實、齊全和系統。

（三）對基建工程檔案進行數字化掃描，實現檔案的信息化管理

對檔案進行數字化掃描，實現多種形式的保存，一套以傳統紙質的形式保存，另一套則實行數字化掃描，利用檔案管理系統以電子檔案形式保存。使用信息化的方式保存檔案信息不僅方便對檔案的管理與檢索，對檔案信息的利用也會更加的便利，管理也更加的科學。

（四）加強檔案管理人員的綜合素質

隨著信息化時代的發展，新時期，對檔案管理人員的綜合素質和要求也相應提高了。檔案管理部門和基建部門除了要加強對檔案管理人員的專業培訓，提高他們的理論水平和技能水平外，還應提高檔案管理人員工作積極性，強化檔案工作的責任意識，從而更好的適應新時期對基建檔案管理人員的新要求。

結語：

本篇論述了基建工程項目中，檔案管理所面臨的問題、不足以及與需要改進的地方。基建檔案作為建設項目的重要原始依據，記錄了項目實施過程中的方方面面，是基建工程項目中不可或缺的重要環節。因此，做好基建檔案管理工作是確保基建工程順利竣工驗收以及今后維修維護的重要保障。

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（達州職業技術學院）