淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策

徐詩玚

摘要：事業(yè)單位是公共事業(yè)開展的主要職能部門。為提高事業(yè)單位與時代發(fā)展的適應性，應對事業(yè)單位檔案管理人員的工作理念進行轉(zhuǎn)變，發(fā)揮出檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展進程記錄及為其他工作開展提供依據(jù)的重要功能。然而由于部分事業(yè)單位對檔案管理的重視度不足，致使工作中出現(xiàn)了一系列問題。本文詳細分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題并提出若干解決策略，力求為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展增添助益。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;主要問題;策略

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要構成，是單位決策和參考的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作具有工作量大、繁瑣復雜的特點。要想充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價值，工作人員就要做好資料信息的采集、保存、管理等工作，不斷提升檔案價值。當前，網(wǎng)絡已實現(xiàn)了全覆蓋，信息技術早已應用于各行各業(yè)并取得了可喜的成果。為應對市場變化，事業(yè)單位也要積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代化信息技術，確保檔案信息的準確性和安全性、保持檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定。

一、當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）多數(shù)單位對檔案管理不夠重視

由于事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，很多領導干部都存在重業(yè)務輕管理的問題，尤其是職能邊緣化的部門，領導檔案管理意思薄弱，缺少正確的管理認知，不在意內(nèi)部的管理，更不會給予檔案管理人員相應的待遇，使得檔案科室的工作人員責任心差，工作不積極，日常工作蒙混現(xiàn)象嚴重。當前，很多事業(yè)單位領導不了解檔案管理工作的具體內(nèi)容，無法體會檔案管理工作的重要性。檔案理念的匱乏使得檔案管理水平無法提升，日常工作錯漏百出，對事業(yè)單位的健康發(fā)展無法起到積極的促進作用。

（二）缺少專業(yè)檔案管理人才

目前，多數(shù)事業(yè)單位沒有設立單獨的檔案管理人員，多為兼職或臨時借調(diào)。部分規(guī)模大、檔案數(shù)量多的單位設立了專職人員，但通常年齡較大，沒有經(jīng)過專業(yè)學習，對專業(yè)知識掌握的較少，更沒有參加過相關技能培訓，各別檔案管理老員工還不會操作計算機，大大拖累了信息化建設的腳步。簡單來說，就是事業(yè)單位檔案管理人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。

（三）缺乏檔案管理制度

檔案管理工作具有工作量大、細微繁瑣、要求嚴格的特點，不建立完善的管理制度則無法實現(xiàn)預期的管理效果。按相關部門要求，多數(shù)事業(yè)單位都建立了檔案管理制度，但照搬挪用現(xiàn)象嚴重，沒有從單位自身特點出發(fā)，落實執(zhí)行不到位，制約了制度效力的發(fā)揮。部分單位雖依照制度開展工作，但受限于制度設計存在的缺陷，使得各部門間無法順暢溝通，影響了檔案整理的及時性，拉低了檔案管理的效率。

二、提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的相關策略

（一）摒棄傳統(tǒng)的管理理念

管理理念的建立應從事業(yè)單位的領導隊伍抓起。通過大力宣傳和理論學習，提升單位管理層的檔案管理工作認知，提高對檔案管理工作的重視，并起到榜樣和引導功能。管理觀念的轉(zhuǎn)變有助于提升事業(yè)單位人員對檔案管理的重視，建立正確的檔案認知，確保信息資料收集及時、準確。為提升檔案管理效率，各事業(yè)單位要從自身實際情況出發(fā)，編制具有實際性和可行性的管理考核機制，制定明確的考核指標和工作標準，落實崗位責任、明清責權。實行領導責任制，組建專門的考核小組，分級評定管理工作，按工作完成情況給予獎勵，充分激發(fā)員工的積極性。

（二）高度重視檔案管理工作的保密性

檔案資料記錄的是事業(yè)單位運營期間的重要信息，很多內(nèi)容涉及單位機密、需要保密管理。為確保檔案管理的保密性，各單位要按照國家相關標準選擇場所、建造辦公室，以獨立性好、安全性強為最佳。檔案管理人員是檔案工作的直接負責人，其素質(zhì)高低直接影響保密工作的開展。因此，在選擇檔案室管理人員時，應以責任心、專業(yè)技能、管理經(jīng)驗為考察標準。其中，責任心是最主要的標準。值得強調(diào)的是，非工作人員嚴禁進入檔案室。各事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員參加相關培訓，提升專業(yè)技能，確保檔案管理工作的保密性。

（三）開發(fā)檔案信息資源

各事業(yè)單位要想充分開發(fā)檔案管理信息資源，就要先從管理思想和管理方式入手，建立現(xiàn)代化管理理念，用科學技術指導具體工作。提升對檔案信息資源的重視程度，優(yōu)化工作質(zhì)量，使其對事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極的促進作用。為提升工作人員的積極性，各單位可按實際情況采用多元化的檔案信息匯編方式，拓寬檔案信息的內(nèi)容范圍和收集渠道，為單位領導層決策提供真實有效的參考。各事業(yè)單位還應注意使用現(xiàn)代化技術，通過構建網(wǎng)絡平臺，幫助提升信息資源采集的效率，讓檔案服務工作更上一個層次。增加檔案信息的公信力，創(chuàng)建健康的檔案管理工作環(huán)境。

（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當前社會是知識的社會、是信息技術的時代。在此背景下，作為事業(yè)單位的珍貴資源，檔案的管理和保存更顯重要，必須安排專業(yè)人員進行管理。某些事業(yè)單位成立的時間長、留存的檔案資料多，如執(zhí)法單位和業(yè)務單位，其檔案管理工作對專業(yè)性和實踐性要求較高。如果工作人員經(jīng)驗不足，會給案管理工作的順利開展造成阻礙，制約礙檔案資料價值的發(fā)揮。為實現(xiàn)檔案價值最大化，各單位要同時加強管理人員的職業(yè)道德培訓和專業(yè)技能培訓，引導檔案管理人員樹立崇高的職業(yè)道德和責任感，提升信息化檔案技能和文字編輯能力，為事業(yè)單位的良性運營奠定夯實的基礎。

三、結(jié)束語

綜上所述，檔案是事業(yè)單位生存發(fā)展的基礎，其重要性不言而喻。信息時代的到來給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，各事業(yè)單位應積極應對，建立現(xiàn)代化檔案管理認知、不斷分析管理工作中存在的各種問題并及時制定各種應對措施，突破管理工作瓶頸、不斷創(chuàng)新管理思維、充分利用信息技術優(yōu)勢助益檔案價值發(fā)揮，為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護航。

【參考文獻】

[1]劉亞蓮.淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].科學與財富，2019，（19）：114.

（湖北省宜昌市水文水資源勘測局）