淺析人事檔案管理的現狀及解決對策

■顧林美 馮玉明

（新疆維吾爾自治區疾病預防控制中心）

干部人事檔案是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎，在建立素質培養、知事識人、選拔任用、從嚴管理、正向激勵等干部工作“五個體系”中起著重要的基礎支撐作用，人事檔案的完整和準確性直接關系到每位職工的切身利益，甚至影響到退休職工是否能按時領取社保，從而影響到單位事業的穩定和健康發展。結合近幾年在人事檔案管理工作中的體會，就目前人事檔案管理現狀及解決對策談下自己的看法。

1 人員及人事檔案管理現狀

1.1 人員情況

截至2019年6月中心在職職工共386人，其中，男187人，女199人，男女比例為0.939：1，年齡24—59歲，平均年齡44.4歲。學歷碩士及以上78人，本科196人，大專61人，中專及以下共51人。高級職稱93人，中級職稱135人，初級99人，管理崗8人，工勤崗51人。

1.2 人事檔案管理現狀

中心共配備1名兼職人事檔案管理員負責干部人事檔案的建立、接收、保管、轉遞，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等日常管理工作，為組織考察、晉升等提供可靠依據。并先后制定了《人事檔案管理制度》、《干部人事檔案專項審核工作實施方案》。

2 人事檔案管理存在的問題

2.1 人事檔案材料收集不齊全、不完整

某疾控中心于2002年7月由三個單位合并而成，單位主要由專業技術人員組成，因歷史原因，大部分職工對待人事檔案管理工作不夠重視，普遍認為人事檔案只是簡單的保管工作，偶爾需要查閱，也僅限于在晉升職稱時需提供考核、職稱聘任等檔案材料，平時人事檔案利用率不高，以致鑒定、培訓、學歷等材料主動歸檔的意識不強，導致缺失材料比較多，特別是培訓、學歷等資料缺失嚴重，直接影響到干部人才的選拔任用。主要原因就是事業單位對于人事檔案管理工作缺乏正確的認知，對于人事檔案管理工作并不是特別重視，甚至連輔助工作都算不上。許多人事檔案管理人員只要認為人事檔案不出現丟失的情況即可，對于人事檔案資料的收集工作直接省略，甚至對收集的認識檔案資料不會進行審查，就算人事資料收集過程中存在遺漏的情況也無法及時的發現，最終就會造成后續使用相關人事檔案的時候，由于人事資料收集不齊全、不完整，會影響人事資源的高效配置。

2.2 人事檔案管理無專職人員

人事檔案管理是一項專業性、敏感性、政治性很強的工作，需了解掌握很多的專業知識，因未安排專職管理人員，兼職人員所學專業非檔案管理專業，由于中心對檔案管理工作不夠重視，未派送檔案管理人員參加相關專業知識的培訓，只能通過部分專業書籍、上級文件或咨詢上級部門檔案管理人員獲取相關知識，以致不能及時學習掌握檔案管理新知識和新方法，直接導致檔案管理工作滯后、低效。因此人事檔案管理人員在專業技能方面存在欠缺，加上檔案管理人員通常是由其他部門減值或者借調而來，流動性較大，無法形成穩定的人事檔案管理專職人員。加上檔案管理人員沒有參加相關培訓，在檔案收集、整理、歸類以及保存方面欠缺專業知識，使得整個人事檔案管理模式比較落后。因為人事檔案室仍然是以紙質材料為主，對于環境有著較高的要求，倘若缺乏專職的人事檔案管理人員，容易造成人事檔案材料出現物理損傷，影響到人事檔案材料的安全。所以對于事業單位來說，人事檔案管理水平要想提升必須要打造專業的人事檔案管理人才，并且設置專職崗位，提升人事檔案管理專業性。

2.3 人事檔案室基礎設施建設落后

人事檔案室設置不合理，窗戶封閉，不能正常通風，防潮、防火、防蟲、采光等設施不齊全，設備比較陳舊，截至目前，人事檔案的收集、編類、整理、歸檔等工作僅依靠手工完成，部分檔案材料經多次翻閱、裝訂，導致紙張磨損破舊，影響檔案的完整性和美觀性。從上述情況可見，當下單位人事檔案基礎設施建設投入力度不足，致使基礎設施建設落后，無法為人事檔案材料營造較好的環境。加上人事檔案材料是紙質的，經常被查閱，極易為人事檔案管理材料埋下隱患。

2.4 人事檔案管理模式比較落后

事業單位當下人事答案管理模式人仍然是秉持傳統理念，僅僅只是通過檔案室儲存檔案材料。但是隨著人事檔案材料規模的擴張，龐大的人事檔案材料信息在查閱、利用方面都面臨較大的困境，而且紙質材料保存不易。正是因為人事檔案管理模式的落后，導致人事檔案查閱效率不足，并且無法將龐大的人事檔案數據資源進行充分利用。此外就是人事檔案管理制度沒有與時俱進進行改善，尤其是在調閱方面，通常只需要簽字登記就能夠進行調閱，對于審批權限沒有進行嚴格的規定，不利于檔案保密。還有就是人事檔案管理工作流程沒有明確，許多流程都是由人事檔案管理人員自行摸索，缺乏科學性。

3 提高人事檔案管理的工作質量及效率

3.1 提升檔案管理人員的能力

近些年對于事業單位人員晉升考核改革的深入，對于人事檔案管理提出更高的要求。人事檔案管理是一項專業性、政治性、保密性要求極高的工作，要安排堅持原則、作風正派、責任心強、保密觀念強、政治素養、業務能力過硬的黨員干部擔任檔案管理的重任，檔案管理員需通過自學相關書籍、上級文件來加強自己業務技能的提升，單位也需派送檔案管理人員外出參加集中培訓，邀請專家前來授課等方式，使檔案管理工作人員及時掌握檔案管理的新知識、新理念，新方法，因此提升檔案管理人員的水平是推動人事檔案管理發展的重要途徑。首先需要從檔案管理人員的綜合素質與專業技能出發，并且對職業道德、責任心、作風等進行綜合評估，然后制定激勵機制調動檔案管理人員積極性；切實提高工作效率，從而提高工作質量。其次就是需要事業單位負責人督促檔案管理人員對檔案室進行科學化管理，對收集的人事材料進行收集、整理等，確保人事檔案材料的完整性。

3.2 增加資金投入，夯實基礎設施建設基礎

事業單位負責人應該加強對人事檔案管理工作的重視，并且將人事檔案工作人員的晉升獎勵、考核評估、監督等制度進行完善，在重要事項當中將人事檔案管理工作地位提升。首先需要加大資金投入，對人事檔案提供一定資金加強基礎設施建設，確保檔案室環境的改善；其次則是將計算機、掃描儀、打復印機等現代化辦公設備進行配置，為人事檔案管理工作效率提升奠定基礎，而且通過現代化設備也能夠降低人事檔案材料損壞的風險。最后則是針對檔案室制定風險防范機制，比如隔火門、防潮材料等等，保證檔案室不受到不可抗力因素引起的災害影響。

3.3 構建健全人事檔案管理制度

事業單位人事檔案管理所牽涉的管理內容比較復雜，而且工作十分零碎，對人事檔案管理人員耐心是極大的挑戰。因此通過構建健全的人事檔案管理制度可以促進檔案管理人員工作流程的規范。首先人事檔案管理制度中需要將各項檔案管理工作流程進行明確，確保工作人員在進行檔案管理時有據可依。其次就是要制定完善的人事檔案調閱流程，避免因為人事檔案的調閱造成人事檔案材料的損失，而且對于人事檔案的丟失、非法修改、泄密等問題要進行嚴格的懲罰，為后續人事檔案管理夯實制度基礎。

3.4 電子信息化管理的必要性和重要性

科學技術的快速發展，把我們帶入大數據時代，對于人事檔案管理也不例外，傳統的人事檔案管理模式已無法適應新形勢的發展，紙質檔案的管理，因需人工翻閱、查詢、裝訂、整理，使得檔案材料有所磨損而失真。人事檔案龐大的人事信息資料也需要運用電子信息化技術來提升運用效率，才能夠將人事檔案的作用進行充分的挖掘。實現人事檔案電子化管理，把人事檔案更多的信息輸入到電子計算機中，將紙質檔案全部轉化為電子檔案，最顯著的優勢便是實現人事檔案管理的高效，通過電子化管理，可以更好的進行歸類整理，方便查閱、通過減少紙質檔案翻閱的次數，檔案的破損、丟失等概率減少，通過一鍵搜索等功能，減輕工作人員的勞動強度，大大提高檔案管理工作效率。

綜上所述，人事檔案電子化管理迫在眉睫，通過信息化管理，能使人事檔案管理工作提升到一個全新的高度。我們應該清醒的認識到，人事檔案管理的新發展，還需自身加強學習，在不斷學習和摸索中，加強工作方法，提高工作效率，新時期人事檔案管理工作還需廣大同仁一起探索和努力。