淺談檔案安全體系建設現狀

楊玉光

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-27-252

隨著社會的發展，經濟地位的不斷提高。人們開始逐步的重視檔案管理工作，從國家、省級、州級到各單位各部門，對檔案的管理工作的重要性都有了很大的提高。這對于檔案的安全體系建設有了更高一層的保障。但是具體到每個單位個體來說檔案管理工作的情形也不容樂觀，還得依靠所有人的共識，才能將檔案安全體系建設工作做得更好。

一、檔案管理工作中還存在應付的現象

（一）、不重視檔案管理工作

1、領導對檔案工作的不夠重視。一個單位對檔案管理工作是否重視，從人員配置上就可以看出來。首先是從人員的配備來說，一個單位成立了，沒有配備專業的檔案管理人員，沒有專業人員對檔案進行檔案管理工作，使得大部分的文件材料的收集、整理、歸檔較紊亂。特別是在要用到文件材料時，查找起來很費時費事。

其次是對于檔案室的設置及檔案室內設施的配備來說。從檔案室設置在最頂樓來說是不合理的，檔案管理要求檔案室不允許設置在最底樓或最頂一樓。檔案室里沒有一樣檔案設施的配置，覺得只要有一個檔案室就可以了。還有檔案室里需要的配備卻是不關心，設備配備部不齊全。

2、大部分職工對檔案的管理工作也不夠重視

因為不了解檔案在一個單位中所起的作用——檔案有著憑證和提供信息的作用。部分職工向管理人員借用檔案資料時，需要他們簽字辦理借閱手續時，表現得非常不滿意，認為都是自己單位的職工，借用一下資料之類的都還要簽字，是不是不信任或是小題大做，表現得非常不情愿。從這些現象中可以看出大部分人員是不了解檔案的重要性的，從而也淡化了自己所承擔的責任（不想簽字就是一種逃避責任的行為，簽了字就意味著必須歸還檔案，就不能隨意的處理檔案的去處）。還有的職工會將一些重要的文件隨便放置，等到要用到時才到處去翻找，有時就會有找不到的情況，這樣就會使一些重要的檔案或文件資料遺失。

二、這些現象存在的因素

1、出現領導不重視檔案管理的因素很多，本人認為最主要的是工作重點的偏移。比如說領導忙于工程建設前期的一系列工作和單位平時的一些大小事宜很少關心到檔案管理工作。這主要是領導一般不會涉及到親自去找資料的具體事宜當中，所以難免就忽略了此項工作。

2、廣大的職工對檔案管理工作的不理解。一般情況沒有誰會在學校接觸到檔案管理專業知識，工作后又不從事檔案管理工作，所以無法更深層次的對檔案管理工作的了解。

3、分工不夠合理。由于領導不重視檔案管理工作，所以在分工的時候就會將檔案管理工作作為順帶的工作分給某個職工——也就是兼職的檔案管理人員。這樣會導致此職工不能全身心的投入到檔案管理工作當中去，也無法將檔案管理工作做到最好。

4、大專學校招檔案管理專業的學生過少。這也就形成了少部分大學生在校時學習了檔案管理專業知識，由于檔案管理專業生的缺少，使得單位上只有配備非檔案管理專業人員進行檔案管理工作，這難免也會使檔案管理工作特別是安全建設方面的帶來一些不積極的影響因素。

三、淺談幾點解決的措施

1、檔案管理有關部門應該對領導進行一次檔案管理工作的培訓學習。檔案的安全體系的建設，我認為應該從基層的每一個單位個體做起，只有先讓個體的一把手了解檔案的工作性質后，他才能帶動職工對檔案工作的了解和認識，才能更重視檔案工作。也才能對單位的檔案安全體系建設起到保障的作用。個體都能將檔案工作做好，那么整個國家的檔案安全體系建設也就得到了保障。

領導重視檔案管理工作后合理安排檔案管理人員，也就是安排專人專管。現在大部分單位的檔案管理人員都是身兼數職，檔案管理工作只是作為輔佐的工作來安排。這樣一來單位的兼職檔案管理工作人員就不能全身心的投入到此項工作中，也就不能更好的為本單位的檔案管理工作服務。比如我們單位，我本人的工作量平時就很大，擔任著單位的自制文件的排版、打印、發文工作和外單位來文的接收、處理工作，同時擔任檔案管理工作。現在就只是檔案管理工作來說就足以讓人忙了，加之我本人又不是專業的檔案管理人員，這樣在整理和歸檔工作中就會付出更多的時間和精力。但是由于其他工作又繁又雜，在平常的工作中我就很少有時間用在檔案管理工作中，這樣就不敢保證檔案工作的準確和完整。這無疑就是隱藏著檔案的安全體系建設工作的隱患。

2、檔案管理主管部門人員對單位的工作人員進行一些基本檔案管理知識的講座。讓其了解一些檔案管理工作的重要性和必要性。只有職工對檔案管理工作的了解后，才會支持檔案管理工作，才會積極配合檔案管理人員的工作。這對于一個單位的檔案安全體系的建設起著很大的幫助作用。不然在平時的工作中會出現不理解和不支持的情況，如有些領導或是職工他需要到檔案資料了，就直接跟檔案管理人員要，管理員說需要登記并簽字，這樣一來他們就表現出不滿的樣子，說都是直接單位的職工，介個資料看看，看完了就歸還，沒有必要做登記、簽字。從這些就可以看出這是他們對這份工作的不理解和不支持。如果一個單位有幾十個人都借了資料不做登記，時間一長就記不起是誰借的，而一時又想不起歸還，等到又有人來借時就找不到了，假如話了大力氣長時間僥幸找到了，這樣做也給工作加重了負擔，如果找不回來了，也就使得檔案的安全存在隱患了。可以見檔案的完整與安全還建立在單位所有職工的理解和支持上的。

3、配備專業的檔案管理人員或者多讓非專業檔案管理人員進行檔案管理知識的培訓學習。在條件允許的情況下單位盡量配備專業的檔案管理，這樣才能讓單位的檔案在專業人員手中最大限度的完整和準確的保存。如果實在找不到專業的檔案管理人進行此項工作，就應該積極的安排他們進行本地區檔案管理部門和上級檔案管理部門組織的專業基礎知識的培訓學習， 以便于更好的為本單位的檔案管理工作服務。

4、省級和各地州的檔案管理主管部門多舉辦一些檔案管理專業知識的培訓工作。多渠道多分類別的進行專業知識的培訓工作，以此來滿足廣大非檔案管理專業人員從事該專業工作的需求。

四、檔案管理人員注意的一些事項

1、加強業務知識能力。積極主動參加檔案管理主管部門舉行的專業知識培訓，不斷提高自身業務水平，并能學以致用，更好的為本單位檔案管理工作服務，同時也是構建好檔案安全體系建設的基礎。只有精湛的業務技能水平才能保障工作的順利有效完成，才能最大限度的保障檔案的安全可靠。

2、建立健全檔案管理制度。比如我們項目建設單位，由于檔案的數量較多，而且是在不同建設階段產生檔案，管理起來也比較繁瑣，這時只有建立健全的管理制度，才能確保檔案的安全性。制度中必須明確各個負責的主體單位或個體收集并保管好相應的檔案資料，并在規定的時間內交給本單位保管。就拿我工程建設的業主來說，我們業主方制定檔案管理制度，本單位的各個科室負責的項目所產生的檔案有各個科安排一個人收集并保存，各施工單位和監理部門也必須根據制度來收集整理資料，最后統一交給業主歸檔。管理人員在平時工作中必須做到檔案保存件件有著落，借出檔案件件有依據，確保檔案的安全有效。

3、加強檔案信息的管理。本人認為為了檔案的內容最大限度的安全可靠，用來管理檔案的計算機最好不要連接互聯網，以免檔案在傳輸的過程中丟失或被竊取的危險，這些信息一旦丟失或是被竊取將會造成不可估計的嚴重后果。

由于工作的需要，有的重要檔案會被其他單位借用的現象，對于外借的檔案資料，原單位自己很難保證資料的安全，但是又必須得保證資料信息的安全，這種情況原單位就必須要求借方以單位的名義簽訂保密協議，限定他只能用于那些方面，并要求借方單位領導簽字蓋章，確保資料信息的安全，如因借用時使用不當而使信息外泄所造成的一切后果全有借方承擔。