淺析企業物資管理存在的主要問題與對策

屈紅霞

摘要：物資管理與企業的經濟效益、生產效率息息相關，完善的物資管理體系可以使企業從計劃、采購、結算到庫存管理保持井然有序的流程，保證企業正常的運營發展，在降低成本、保持既定庫存、保證現金流等方面發揮作用，從而推動企業持續穩定發展。本文從企業物資管理中存在的各種問題出發，尋求問題根源，根據問題的薄弱點逐個擊破，制定行之有效的解決措施，提升物資管理在企業管理中的水平，達到管理精細、核算精準，助力公司降本增效。

關鍵詞：企業;物資管理;強化對策

一、企業物資管理概述

所謂物資管理，是指企業在生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。物資管理的目的是通過對物資進行有效管理，以降低企業生產成本，加速資金周轉，進而促進企業盈利，提升企業的市場競爭能力。

企業的物資管理，包括物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環節，這些環節環環相扣、相互影響，任何一個環節出現問題，都將對企業的物資供應鏈造成不良影響。主要內容有：物資采購供應計劃的編制和執行;積極組織貨源，搞好物資訂貨、簽訂合同、采購、調劑、運輸、調度等工作;搞好物資市場調查、預測，制定先進合理的物資儲備定額，控制物資的合理庫存量;提高倉庫管理工作水平，做好物資的驗收、保管、維護、發放和賬務處理等工作;確定先進合理的物資消耗定額，綜合利用，提高物資利用率等。

二、企業加強物資管理的重要性

（一）企業管理水平得到提升

物資管理工作在企業管理中至關重要，隨著企業管理工作的不斷升級，物資管理工作也實現相應的升級。無論是任務、程度還是信息傳遞工作都在不斷增加工作量。如何合理使用這些信息，不斷整理和調用物資，這是當前重要的課題。特別是對于企業在物資管理方面存在的問題進行分析探討，并提出對策和措施具有十分重要的現實意義。

（二）企業財務核算更加規范

物資采購是物資管理的開端，也是保障整個物資供應管理的一項最為重要的內容，想要提升企業的采購管理水平，就需要做好物資采購計劃，針對物資的優化管理做出相應的調整。物資結算條款的約定是物資管理的第二道關卡，制定對公司有利的結算條款，有助于利用資金的時間價值，節約現金流的同時給公司帶來效益。物資倉儲的管理是物資管理的保護傘，一套完整的出入庫流程對于規范物資儲運大有裨益。物資管理涉及計劃、結算、付款等諸多流程與企業財務核算息息相關，完善的物資管理體系可以使企業的財務核算更加規范。

（三）助力企業實現降本增效

物資計劃的制定要嚴格按照公司實際需求，有計劃地開展物資管理工作流程，不僅可以提高效率，幫助企業實現管理科學化，還能降低資金的占用率，對資金支付能夠起到有效降低的作用，助力企業實現降本增效，提升企業的競爭力。

（四）使企業的內控體系更加完善

物資管理涉及企業內部的各部門，財務部負責制定計劃，采購部門進行采購的同時，與不同各部門進行合同的簽訂，財務部門掛賬付款，倉儲部門負責管理物資的出入庫。整個流程需要各部門通力配合、各司其職，每個環節都需要有嚴格的制度支撐，通過對上述工作的有機組合，可以將各項業務實現良性傳遞溝通，因此構建一套完備的內控流程有助于企業物資管理的順利開展。

三、企業物資管理存在的主要問題及成因分析

（一）企業物資管理存在的主要問題

1.物資需求計劃不完備，制度不健全

物資需求計劃是物資管理的前置性工作，計劃的制定直接關系到物資管理的最終結果，沒有計劃的工作是一紙空文，無法進行。物資需求計劃涉及企業的各個部門，生產的各個環節，因此制定健全的物資需求計劃對企業物資管理是十分重要的開端。

在現代企業中，隨著企業的不斷發展和市場的變化，企業所需的物資也在不斷的變化，因此給物資需求計劃帶來了很多不穩定的因素。計劃制定不夠全面、精準，制度建設不夠健全具體，都會給企業的物資管理帶來諸多不便。

2.物資采購管理不完善，執行不到位

物資采購環節是物資管理的關鍵，首先要保證所需物資的準確性，其次合同相關掛賬、付款條款的約定以及質保金的約定等，直接影響物資采購的效果。

企業生存的目的是為了盈利，保障公司運營各環節所需的物資、資金等是企業各部門的職責，而采購部門的職責就是要打通物資采購環節，從供應商的選擇、合同簽訂、質保金約定、付款條款等都需要按照既定的流程來執行。

在現代企業中，物資采購往往存在管理不完善的現象，比如對于付款條款“先掛賬后付款”的約定就存在模糊的概念，第一天掛賬第二天付款和當月掛賬次月付款，同樣都是先掛賬后付款，但是給企業和供應商帶來的效果完全是不一樣的。進而影響公司資金預算執行率。

另外，關于大宗物資質保金的約定，在物資采購過程中也是十分重要的環節。尤其對于需要安裝調試和后續維護保養的物資，以及有既定指標的物資來說，簽訂相應的質保金條款是十分有必要的，但是在物資采購具體的過程中，質保金的相關約定往往是被忽視的一環，給企業帶來風險的同時很可能直接影響生產，給企業造成一定程度的損失。

3.物資結算付款不及時，單據不齊全

物資采購完畢后，需要辦理結算手續，根據相關財務制度的規定，分管領導、相關部門的負責人等在結算單據上簽字審批，在實際業務中，存在結算單據不齊全、不規范的情況，直接影響到結算的進度。

4.物資倉儲管理不嚴格，入庫不規范

首先，物資采購完畢后，需要辦理驗收入庫手續，不同的物資驗收入庫的標準不同，有時候需要有專業人員參與，然而在企業管理中，倉儲管理往往是比較薄弱的一環，直接影響物資入庫的效率。

其次，倉儲管理的不規范也給物資管理帶來一定的風險性，比如辦理了出庫的物資，仍然由庫房保管，使用部門只做了領取，倉儲部門沒有時間交付使用，給物資管理帶來了不便。

第三，月末、年中、年終的盤點工作，需要倉儲人員和財務人員的配合，盤點最終要落實賬實是否相符，由于各種原因造成的賬實不符，倉儲管理的不嚴格是直接原因。

（二）企業物資管理存在的問題成因分析

從物資管理的各個環節暴露出來的諸多問題，根源上講還是制度不夠健全，管理松散。沒有從企業管理的角度出發去考慮物資管理的相應措施，同時由于企業具體業務的不確定性，企業戰略決策的變化、人員崗位的調整等因素，給計劃的制定帶來困難，從而影響采購環節的繼續。

從財務角度來看，計劃的制定不夠全面，在具體執行過程中，一方面直接影響到計劃執行率，另一方面也給資金支付計劃帶來了影響，直接關系到付款的及時性和企業的信譽。

四、加強企業物資管理的對策

（一）物資計劃管理方面

1.制定行之有效的物資需求計劃

物資需求計劃是站在企業角度制定的，既要精準全面又要符合公司實際。參照公司上年各項消耗指標數據，同時結合公司成本要素等各方面因素，制定滿足生產需求的物資計劃，需要涵蓋公司所需的所有物資，比如大宗原料、材料、燃料、備品備件、機器設備、低值易耗品、福利品、科研項目、檢修維修以及改擴建和資本性等所需的各項物資。

制定物資需求計劃同時還要考慮各項市場因素和不穩定因素的存在，要全面綜合考量，要有全局觀念和全局意識，從企業生產的各個方面各個環節入手，制定行之有效的物資需求計劃。

2.建立健全物資需求計劃相關制度

（1）明確分工，劃分各部門的具體職責，明確責任，疏通物資管理的各個環節。

（2）根據生產物資的使用消耗情況，將物資需求計劃分為年度計劃、季度計劃、月度計劃。屬于年度計劃編報范圍的物資品種，應根據年度生產經營計劃確定物資需求總量，并將需求總量逐月分解。在年度物資計劃執行過程中，當月度需求量與年度計劃中的申報量出現較大差異時，使用單位應提前一個月調整計劃。

（3）編制物資需求計劃編報流程。由于企業生產所需要的各類物資消耗的程度、需求的及時性和周期性不同，因此針對不同類別的物資需求，需要制定不同的計劃流程，比如日常性的物資，要明確分工到固定的部門，形成閉環，保證物資計劃的準確性;對于大宗的物資計劃，需要使用部門牽頭，依據各項指標以及歷史數據進行預測和核算，計劃編報流程力爭責任明確，同時規定相應的審批權限，嚴格保障計劃的可行性。

（4）規范物資計劃的編報要求。物資需求計劃中必須明確物資分類、物料號、物料描述、計量單位、物料組、數量、計劃價格、庫存量、需求時間及用途等信息。同時明確編報時間節點，保證計劃按時下發。

（5）制定物資計劃考核機制。企業各部門要嚴格履行本單位的職責，物資計劃管理執行月統計，季度、年度考核兌現原則。針對計劃類別制定考核項目，從計劃的及時性、準確性、物資的定額、兩金占用、到貨驗收情況等方面建立考核標準，做到獎懲分明。

（二）物資采購管理方面

1.形成一套完備的采購流程

各采購員接到計劃員下發的采購明細后，根據公司“直購—招標—詢比價”的采購順序要求，對需要采購的物資選定采購方式：

（1）屬于需要招標的，編制招標計劃—招標文件會簽——招投標過程—中標結果或定標會議紀要——合同會簽單——合同蓋章簽字;

（2）屬于直購或者詢比價且采購價值低于招標額度的，填采購申請表——組織談判或詢比價—采購審批表——合同會簽單——合同蓋章簽字;

（3）雖達到或超過招標額度的，填采購方式審批表——組織談判或詢比價—采購審批表——合同會簽單——合同蓋章簽字。

2.加強采購合同的簽訂的管控

（1）嚴格按照審批權限執行。各部門進行物資采購時，嚴格按照公司關于合同簽訂的有關制度規定簽署物資采購合同，除零星物資采購業務外，嚴禁無合同采購物資。對于沒有簽訂合同或未按正常手續發生的采購業務、以及不符合規定的單據等，財務部不予辦理結算。

（2）優化審批環節。根據內控相關制度的規定，采購部門進行合同會簽時需會同財務部、法律部等部門，對采購環節可能帶來的風險進行把關，財務部門需要認真審核付款條款、結算周期，充分考慮資金的安排，避免給企業帶來信用

風險。

（3）質保金的約定。為了保證備品備件以及特定的物資等的產品質量，降低采購風險，需要與供應商單獨對質保金加以約定，簽訂合同時單獨對質保金金額、約定的時間給予明確約定，保證公司權益。

（三）物資結算管理方面

1.嚴格規定物資采購的結算流程

業務部門應在滿足合同約定條款的情況下辦理物資采購業務結算手續。業務部門在辦理財務結算時，需向財務部門提供物資采購合同、財務結算單、增值稅專用發票、物資驗收入庫單、質檢單等資料，待財務部門審核無誤后方可進行賬務處理。

各部門應嚴格按照合同約定條款，按時辦理各項物資驗收入庫、質檢等手續并按照規定的時間節點前完成結算資料的報送，超期或者未按期報送的，制定相應的考核機制，納入績效考核。

2.按時上報資金計劃，及時付款

業務部門將結算資料報送財務之后，應該按照相關資料的金額上報資金計劃，資金計劃要列明合同或者項目的名稱、供應商名稱、上月末余額、本月預計增加金額、申請付款金額，財務部根據業務部門提供的資金計劃，根據賬務數據審核付款的總金額并列明現金或者承兌的比例、金額等。待資金平衡會召開以后，下達至業務部門，業務部門根據下達的資金批復制作付款申請單，待相關負責人、公司領導簽批后，及時錄入賬務系統，做賬完畢審核無誤后進行資金的支付。

（四）物資倉儲管理方面

1.加強業務培訓，提升倉儲人員管理水平

針對特定的物資，應該加強對倉儲人員的業務培訓，對于企業物資管理人員來說，必須摒棄落后的管理理念，要接受先進的管理理念，努力提高專業素養，企業也要加強物資管理人才儲備，對現有人員進行專業培訓，吸收高素質人才，從根本上改善企業倉儲管理工作。

實行彈性的績效考核機制，對于倉儲人員的專業技能、工作情況進行量化評比，獎勵先進，提高倉儲人員工作積極性，使物資管理工作的重要性深入員工內心，也很大程度的促進了員工對于企業的歸屬感，有利于工作效率的提升。

2.強化物資出入庫管理

企業在提高物資管理工作效率的同時應該注意制定完善科學的管理制度，用于實際工作的監管，強化出入庫管理。

物資到達儲運地后，倉儲部門人員應在規定的時間內依據合同、到貨清單組織相關人員參加驗收。根據物資品種不同進行外觀檢驗，必要時進行取樣化驗分析檢驗。檢驗過程中，如發現資料不全，由采購部門簽字確認所缺資料，待手續齊全后辦理入庫驗收手續;因產品升級、換型等原因，到貨設備、備件與合同技術參數有出入時，由采購部門確認并出具證明材料后，倉儲部門辦理入庫驗收手續;直接送至現場的物資，倉儲部門相關人員到現場進行驗收。

公司應對物資實行集中倉儲，避免出現物資積壓、損失等情況。需用單位領用物資時必須出具領用單，由倉儲部門辦理出庫單后，雙方進行簽字確認方可領用所需物資，禁止打借條領用物資。

3.定期組織盤點，做到賬實相符

企業應該建立完備的盤點制度，每月末組織對輔助材料、備品備件進行抽盤;每半年末和年末采取全面盤點的方式組織對各類物資進行半年盤存和年度盤存。要分組、分項、分種類進行盤點，在規定的時間節點內，財務人員依據賬上導出的數據會同倉儲人員、使用部門的人員進行物資的盤點，嚴格管控，盤點結束后制作相應的盤存臺賬，由倉儲人員、業務人員、財務人員共同簽字，責任到人，做到賬實相符。

五、結束語

加強企業物資管理對提高企業經濟效益有著重要的意義，企業物資管理不僅是生產過程和產品制造的過程，還是材料消耗的過程，為了提高物資計劃管理的質量，確保物資采購和供應流程的順利實施，保證企業生產所需的各項物資，不斷提高效率，建立健全公司物資管理流程對于企業的發展是十分有利的，企業應該不斷走出去，借鑒和采用其他同類企業的先進管理理念和工作流程，不斷提升業務管理水平，達到為公司降本增效，不斷提高企業的核心競爭力的目標。

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