大數(shù)據(jù)下學(xué)生檔案管理

劉永新

摘要：在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校檔案管理工作發(fā)生了很多變化，最突出的就是檔案管理的信息化、數(shù)字化。所以，在新的環(huán)境下，我們需要重新對(duì)學(xué)生的檔案管理工作進(jìn)行分析、思考，借助信息技術(shù)更新檔案管理內(nèi)容和形式，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)下;學(xué)生檔案管理中圖分類號(hào)：A ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：（2021）-18-125

引言

在新時(shí)代背景下，高職院校為了提高自身的管理能力，突出信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，通過開展有效的創(chuàng)新檔案工作，完善制度，保證各項(xiàng)工作的穩(wěn)步落實(shí)，規(guī)范信息化下高職院校學(xué)生檔案管理的方法。在學(xué)生檔案管理中，受到以往管理理念、管理方法滯后等問題的限制，學(xué)生檔案管理工作仍然采用紙質(zhì)化的檔案管理方法，這種檔案管理模式的工作量大，而且信息錄入不及時(shí)，降低學(xué)生檔案管理及信息資源的獲取效率。結(jié)合上述問題，在信息時(shí)代下的高職院校學(xué)生的檔案管理過程中，從業(yè)工作者需要充分意識(shí)采用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理是有優(yōu)勢(shì)的，落實(shí)有效的管理方案，實(shí)現(xiàn)資源共享的目的，節(jié)約成本，實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新管理工作，為高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新提供充分支持。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校學(xué)生檔案工作的現(xiàn)狀分析

（一）對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足

很多高校對(duì)學(xué)生的檔案管理工作不重視，認(rèn)為對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)不進(jìn)行管理不重要，只要做好教學(xué)工作就行。而許多學(xué)生也認(rèn)為檔案管理是學(xué)校管理部門的事，和自己的關(guān)系不大，對(duì)自身檔案信息是否會(huì)泄露等并不重視，也并未積極配合管理人員做好檔案管理工作。加之，受到傳統(tǒng)檔案管理思想的影響，導(dǎo)致一些檔案管理人員對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為工作的重點(diǎn)就是搜集學(xué)生的檔案，并歸檔，并未重視這些檔案的開發(fā)、實(shí)用。

（二）學(xué)生檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)水平需要提高

在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下，對(duì)檔案管理人員的能力水平提出了更高的要求，管理人員既要有一個(gè)負(fù)責(zé)的態(tài)度，又要具備扎實(shí)的檔案管理理論知識(shí)，最重要的是要能夠熟練實(shí)用計(jì)算機(jī)技術(shù)等各項(xiàng)技術(shù)。但現(xiàn)在高校學(xué)生檔案管理隊(duì)伍整體的素質(zhì)水平并不高，專業(yè)的管理人才更是少之又少，還有許多高校也并未配備專門的檔案管理人員，即便是有，也都是由其他專業(yè)教師來擔(dān)任，他們的專業(yè)素質(zhì)水平得不到保證，學(xué)生檔案管理工作難以得到有效落實(shí)。

二、大數(shù)據(jù)下學(xué)生檔案管理策略

（一）構(gòu)建科學(xué)化的檔案管理模式

第一，明確學(xué)生檔案管理人員的職責(zé)制度。在學(xué)校發(fā)展過程中需要實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)化，提升管理者對(duì)于工作的認(rèn)知，同時(shí)把檔案工作劃至到學(xué)校管理工作中，突出管理工作的規(guī)范性。在具體工作過程中要根據(jù)檔案內(nèi)容、特點(diǎn)，構(gòu)建合理化檔案以及層次化的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)學(xué)生的檔案工作的全面發(fā)展。在檔案管理創(chuàng)新過程中，信息技術(shù)是管理者的重點(diǎn)，通過完善并執(zhí)行規(guī)范的管理制度，確保各工作的穩(wěn)定開展。第二，學(xué)生檔案管理需要不斷完善、落實(shí)。通過高職院校學(xué)生的管理工作，在制度落實(shí)中需要遵循以下內(nèi)容：首先，通過信息化技術(shù)的運(yùn)用，規(guī)范檔案管理工作的基本內(nèi)容，并按照紙質(zhì)檔案、音頻檔案以及文檔檔案的類型，細(xì)化檔案信息的歸檔方案，保證各個(gè)資源的科學(xué)分類，提高學(xué)生檔案資源的處理效率;其次，針對(duì)學(xué)生信息的不同特點(diǎn)，需要結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)，建立學(xué)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫，通過各項(xiàng)信息資源以及檔案資源的科學(xué)管理，保證學(xué)生檔案信息有效歸類，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息化的管理目的;再次，相關(guān)管理部門需要根據(jù)檔案工作的特點(diǎn)，細(xì)化資源的共享及查詢機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)文檔的歸類處理，有效提高學(xué)生檔案資源的使用效率。最后，電子檔案及文檔資源一體化整合。與電子檔案管理有機(jī)結(jié)合在一起，在資源管理過程中，把信息技術(shù)及文檔的一體化管理作為中心，將計(jì)算機(jī)作為基礎(chǔ)，并通過學(xué)生檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化處理，充分滿足學(xué)生檔案資源的一體化管理需求。如在學(xué)生檔案一體化建設(shè)中，需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行歸檔處理，整個(gè)過程中，應(yīng)該有專業(yè)的人員進(jìn)行監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范性。

（二）提高檔案管理人員的整體素質(zhì)水平

高校已有的檔案管理人員大部分都是非專業(yè)出身的，缺乏專業(yè)檔案管理方面的知識(shí)、技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)等，甚至有些檔案管理人員對(duì)以前的檔案管理方式應(yīng)用的也不是很熟練，更不用說利用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行檔案管理了。所以，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，高校要加大對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，這是提高高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵。具體如下：第一，營造一個(gè)好的學(xué)習(xí)環(huán)境，鼓勵(lì)自學(xué)。檔案管理人員要對(duì)自身工作引起重視，通過各種方式、渠道加強(qiáng)檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)新時(shí)期最前沿的檔案管理知識(shí)有一個(gè)了解，并能夠準(zhǔn)確把握檔案管理新動(dòng)態(tài)，以豐富自身的知識(shí)儲(chǔ)備。第二，高校上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要給檔案管理人員提供一個(gè)外出實(shí)踐學(xué)習(xí)、進(jìn)修的機(jī)會(huì)。可以開設(shè)各種類型的培訓(xùn)班，對(duì)在崗管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，也可以安排在崗人員到先進(jìn)單位交流學(xué)習(xí)。第三，高校檔案管理部門人員要定期進(jìn)行業(yè)務(wù)交流，對(duì)工作中存在的問題加以探究，以解決問題，共同做好學(xué)生檔案管理工作。第四，利用政策制度來約束和激勵(lì)檔案管理人員，讓他們能夠嚴(yán)格按照要求做好自身工作，留住更多的人才，組建一支業(yè)務(wù)水平高、技術(shù)水平高、素質(zhì)好的骨干學(xué)生檔案管理隊(duì)伍。

結(jié)束語

總而言之，為實(shí)現(xiàn)信息化技術(shù)與學(xué)生檔案管理工作的融合，在檔案管理工作創(chuàng)新中，院校管理者需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并結(jié)合以往學(xué)生檔案管理中存在的問題，細(xì)化信息化的學(xué)生檔案管理工作，展現(xiàn)信息化學(xué)生檔案管理的優(yōu)勢(shì)。對(duì)于專業(yè)的檔案管理人員，需要在信息時(shí)代背景下發(fā)揮自身的職能，通過學(xué)習(xí)信息化檔案管理內(nèi)容、方法，提升對(duì)各數(shù)據(jù)信息管理效率，推進(jìn)檔案管理工作的有效發(fā)展。

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