數字化檔案信息利用模式研究

羅曼

摘要：現如今，隨著檔案信息資源越來越豐富，檔案管理需要處理的信息量越來越大，使得數字化檔案信息利用模式受到了越來越廣泛的關注。數字化檔案信息利用模式將傳統的紙質檔案轉換為數字檔案，通過信息技術的利用，可以隨時通過網絡完成對檔案信息的讀取、檢索和瀏覽，極大地促進了檔案信息整理水平的提升，同時也提高了檔案管理的服務水平和工作效率，實現了更多檔案信息資源的共享。鑒于數字化檔案信息開發利用的重要意義，本文提出了發揮數字化檔案信息利用模式作用的建議，希望能夠對數字化檔案信息的進一步發展起到借鑒作用。

關鍵詞：數字化;檔案信息;利用模式;策略

數字化檔案信息是利用數據庫信息技術、計算機網絡技術來實現各種檔案的數字化集成和管理。在計算機網絡管理的條件下，通過集成文檔管理網絡逐步完成了各種檔案資源的數字化轉換過程，并使用信息綜合管理軟件來完成電子文件的歸檔。隨著現代檔案管理不斷深化，信息利用的模式越來越人性化。計算機信息技術為文件信息的存儲、管理和利用提供了更多便利，但在實施基于信息技術的數字化檔案管理模式之后，管理者還需要進一步完善信息的收集和利用，以實現數字化檔案信息利用的良好發展。

一、現階段檔案信息利用情況分析

檔案信息是社會發展過程中積累的眾多財富形式之一，所記錄的信息內容不僅見證了社會的進步，還具有一定的歷史價值和借鑒意義。當前，現代社會各個領域的信息化逐漸加強，數字化檔案信息資源的重要性更加突出。雖說檔案信息具有較高的歷史價值以及利用價值，但它在各個領域的應用均存在不同程度的缺陷。甚至在某些領域，檔案信息資源的利用價值被白白浪費，極大地影響了檔案信息的普遍利用。

從檔案信息資源利用的實際情況來看，某些領域雖然應用了數字化檔案信息模式，但由于受到過去固有管理思維的影響，對數字化檔案信息利用工作的重視程度還需提高。部分單位的檔案信息利用模式沿襲傳統，缺乏科學規范的現代檔案信息利用模式。由于檔案信息分類不明確，信息管理過程較為混亂，直接影響到了檔案管理工作的開展和信息資源的利用。此外，一些單位的檔案管理工作忽略了信息資源的重要性，沒有對檔案信息資源進行及時收集和更新，導致了檔案信息資源浪費的問題[1]。

二、數字化檔案信息利用的優勢

（一）能夠實現檔案信息管理的交互需求

由于存儲載體的限制，傳統檔案管理難以滿足使用者的交互需求。數字技術的應用優勢，可以幫助使用者根據自己的需要選擇向系統發送相應指令。系統將立即響應使用者的需求并調出相關文件。同時，數字化檔案信息集成了不同檔案館的文件內容，使用者可以訪問到更加豐富的文件信息。通過使用信息終端設備，使用者可以隨時隨地與檔案信息管理系統連接，實現與系統之間的交互性，以便他們能夠輕松查閱各種文本、圖像等信息資源。

（二）能夠突破檔案信息利用的時空局限

在數字化特征下構建的檔案信息利用模式，不僅可以使得服務類型和服務范圍達到最大化，而且形成了新的檔案管理理念。最為重要的是，數字化檔案信息的利用突破了傳統檔案管理的時空限制。借助網絡技術和數據庫管理，使用者可以隨時隨地完成對檔案信息內容的收集、檢索和使用。數字化檔案信息的利用突破了時間和空間的限制，有效地擴充了檔案查閱的范圍。通過數字化技術生成相應的檔案信息后，使用者可以立即通過網絡對文件內容進行搜索，這一點已得到了眾多檔案管理者和使用者的支持和認可。

（三）能夠滿足使用者的個性化信息需求

數字化技術的進一步發展，使得越來越多的人習慣于通過網絡搜索相關信息，網絡用戶的數量逐年增加。2020年9月29日，中國互聯網絡信息中心（CNNIC）在京發布第46次《中國互聯網絡發展狀況統計報告》（以下簡稱《報告》）。《報告》顯示，截至2020年6月，我國網民規模達9.40億，較2020年3月增長3625萬，互聯網普及率達67.0%，較2020年3月提升2.5個百分點（1）。越來越多的網絡用戶對網絡信息管理水平提出了更高的要求。因此，在確保信息利用方便快捷的基礎上，隨時獲取能夠滿足使用者個性化需求的信息成為檔案管理發展新方向。數字化檔案信息的利用為滿足使用者的個人信息需求提供了基本條件，例如面向使用者開放的網絡信息環境、動態文件信息檢索功能、個性化定制的文件信息內容、根據使用者搜索記錄推薦相似信息等等，充分滿足了使用者的個性化信息需求。

三、制約數字化檔案信息利用的因素

（一）文件雙軌制管理存在缺陷

長期以來，紙質文件和數字化文件同時并存的雙軌制管理方式導致了不少問題。出于文件長期保存和原始文檔保護的需要，檔案管理往往在紙質文件和數字化文件之間進行切換。文件雙軌制管理無疑可以更好地保存信息內容，但與此同時，存在同一份文件有好幾份并存的問題，浪費了大量的人力和物力資源，這是制約數字化檔案信息利用的重要因素。

（二）檔案信息的安全存在隱患

從當前的檔案信息管理工作來看，大量的紙質文檔信息已經轉換為數字化信息，這使得人們可以更方便地對信息資源進行收集和管理，同時也存在信息安全隱患。與過去的紙質文檔信息相比，一旦電子設備損壞或者設備本身帶有病毒，將直接導致大量信息資源的丟失，后期的文件恢復工作非常棘手。

四、如何更好發揮數字化檔案信息利用模式作用

（一）提高對數字化檔案信息利用模式的認識

從目前實際來看，檔案信息資源主要由政府掌握，以確保檔案信息的真實性，防止檔案信息丟失。但這也帶來了檔案信息利用單一化的問題，使得檔案信息資源的可利用范圍非常狹窄。因此，發揮數字檔案信息網絡利用模式有助于打破這種狹窄局面，改善檔案信息利用模式單一的問題。數字檔案信息網絡利用模式擴大了信息共享的范圍，增加了更多的交換渠道，使檔案信息滿足了隨時上傳和傳播的需要，同時也實現了信息資源在最大范圍內的整合。一方面，可以加強區域內檔案信息數據庫的建設，使每個區域內的館藏資源都能得到利用，實現數字檔案信息利用方式的多樣化。另一方面，要做好信息管理工作，確保信息來源的真實性和內容的正確性，防止不良信息或煽動性信息的傳播。如此一來，即可利用數字化平臺的交互性、開放性、多樣性等巨大優勢，進一步發揮數字檔案信息網絡利用模式的作用，更好地實現信息資源的共建共享。

（二）加強檔案信息的安全建設工作

由于數字化檔案信息的特殊性，往往存在一些隱藏的危險，例如不法分子對信息進行偽造、篡改、攔截等操作。因此，加強檔案信息的安全建設工作是非常必要的。第一，檔案管理工作人員必須具備較高的安全意識，避免因外部隱患因素引發安全問題[2]。第二，限制數字化檔案信息公開的范圍。嚴格確定檔案信息的安全級別，針對涉及國家利益、商業秘密、個人隱私的檔案內容，應該放置在局域網中，禁止在互聯網公開，或者采取在網絡平臺上發布目錄并設置訪問權限等方式限制公開范圍。第三，完善檔案信息安全體系和管理規范。按照國家關于計算機、保密、安全管理的相關規定，嚴格規范檔案文件管理流程，建立嚴謹的檔案信息安全管理制度和監督機制，配備相應的安全設施，鞏固數字化檔案管理的安全體系建設。

（三）加強檔案管理隊伍的人才建設

檔案管理相關從業人員是整個管理工作的具體實施者，其能力和素質將直接影響到數字化檔案信息利用的效率和水平[3]。隨著數字化技術的不斷發展，檔案管理人員不僅要掌握檔案管理的專業知識，還應掌握計算機的相關技術。各級檔案管理機構首先應加強對檔案管理人員的專業知識培訓工作，提高管理人員的能力和水平，讓他們能夠盡快掌握關于檔案管理的最新法律法規和工作要求。同時，引進一批急需的復合型檔案管理人才，制定嚴格的人才選擇標準，強化人才引進流程，充實檔案管理隊伍，增強數字化檔案信息利用的技術支撐力量。其次，根據年齡層次和工作水平，可以建立必要的技術骨干后備隊伍。最后，針對培養信息檢索、數據庫管理等重要崗位人員，可以與專業培訓機構進行聯合培訓，滿足數字化檔案管理的新要求。

（四）不斷進行檔案信息利用方式的創新

隨著計算機信息技術不斷發展，為了更好地提高數字化檔案信息的利用率，可以充分發揮信息技術的優勢，不斷促進利用方式的創新。可以采取直接與間接相結合的方法，使更多的使用者受益。具體方法包括以下兩種：第一，掃描、上傳再進行打印。通過整合一些數字文件信息，然后對原始信息進行掃描，并傳輸到網絡打印機以形成打印文件。然后，工作人員可以給使用者提供打印文件，以確保信息的安全使用。這種方式采取直接和間接相結合的形式，提高了檔案信息利用的安全性和準確性。第二，直接提供打印件。當前，數字檔案的傳遞還不是十分廣泛，部分文件信息并沒有完全開放，這使得使用者需要很長時間才能搜尋到正確信息，不利于檔案信息實現交互價值。因此，可以由專業人員通過網絡檢索某些檔案全文，直接為使用者提供印刷副本，以便后者可以直觀、及時地使用信息。此外，通過數字證書、電子簽名等信息安全技術，可以為使用者提供帶有電子簽名和數字證書的打印件。

五、結束語

利用數字化檔案信息是提高企業核心競爭力的重要手段。當前，信息時代的到來給許多領域帶來了新變化，實現檔案信息的數字化管理是必然趨勢。但從現狀分析來看，數字化檔案信息的利用仍存在一定缺陷。與長期以來使用的傳統紙質檔案相比，數字檔案信息確實能夠推動各項事業的發展。與此同時，還要努力改善數字化檔案信息利用方面存在的問題，使其更好地服務于我國的經濟社會建設。

（課題：2021年度哈爾濱師范大學高等教育教學改革研究一般研究項目，《數字社會背景下的創新型本科秘書人才培養研究》，課題編號XJGYF2021047。）

參考文獻：

[1]謝薇薇.淺談檔案數字化信息的收集與利用[J].科學與財富，2018，（第2期）.

[2]密娜.數字化檔案信息利用模式研究[J].卷宗，2017，（第18期）.

[3]江鴻.數字化檔案信息利用模式研究[J].中國管理信息化，2017，（第2期）.