產教融合背景下高校秘書事務所的運營與創新

黃河 杜清龍 顧煥誠 董長春

摘要：在產教融合的社會大背景下，高等院校越來越重視專業人才的培養。就秘書學專業而言，實踐是不可或缺的。高校秘書事務所作為新生實踐項目應運而生，為秘書學專業學生提供了真實有效的實訓平臺。常州工學院的實踐范例“正素秘書事務所”，從籌備與成立、初期運營和后期發展有效探討了高校秘書事務所的創新與發展。

關鍵詞：產教融合;常州工學院;正素秘書事務所;運營;創新

2013 年11 月，產教融合作為一項政策在黨的十八屆三中全會上首次提出，“加快現代職業教育體系建設，深化產教融合、校企合作，培養高素質勞動者和技能型人才”。（1）所謂產教融合，就是意味著職業學校根據專業，把教學緊密結合產業，相互支持與促進，從而將學校變成一個工業操作實體，集人才培養、科學研究與服務的實體，學校和企業之間形成一個集成的辦學模式，是校企為提高人才培養質量而進行的深度合作。（2）產教融合在很大程度上有力地推動了產業轉型升級、人才培養結構調整。它整合城鄉、校企等各項教育資源，直接或間接引導學生向國家戰略、社會建設、經濟發展方面傾斜，為產業發展將提供更高質量、高水平、高專業性的各類人才。

常州工學院校長湯正華曾在第七屆產教融合發展戰略國際論壇上作了《應用型本科教育的歷史方位與未來方向》的主題報告，他強調應用型本科教育正處于從新型走向特色的發展關鍵時期，所以應用型本科高校不僅要開展理論研究，更要致力探索一條適合自身實際發展的道路。（3）正是在常州工學院深化產教融合、促進校企深度合作的背景下，我們著力構建了具有常州工學院特色的專業型秘書服務團體——正素秘書事務所，旨在構建一個生產教育一體化的教學體系，依托智力和知識參與社會服務，履行社會服務職能，解決社會問題。

一、正素秘書事務所的運營

根據《常州工學院基于產教融合的應用型大學建設方案》，正素秘書事務所緊扣產教融合與創新創業教育兩大特色，借鑒其他高校秘書事務所的實踐經驗，理清本校的產教融合環境、學科發展以及應用型人才培養定位，充分展現本地、本校、本專業特色。

（一）前期籌備

1. 冠名“正素”

“正素”取自江蘇省常州市正素巷， 同時蘊含著正素坊主人張舉的優良德行，強調自我修養，淡泊名利，鍥而不舍;其中漢字“正”，有“正義、正直”之意，“素”有“質樸、涵養”之意，故“正素”立意為希望成員品行端正，為人和藹、質樸。

“正素秘書事務所”logo整體簡潔，無框條感，象征著愿景：“利用廣闊的資源，達到高效的增益”，同時還代表事務所海納百川，善于取長補短。logo外觀取材于漢字“正”的行書，由“z”、“s”組合而成，代表“正素”首字母縮寫; 外觀酷似“龍”的形態，融合了常州“龍城”的城市特征;此外，其主體顏色為磚紅色，既是常州工學院建筑體主色，也代表正素秘書事務所全體成員的昂揚熱情。

2. 業務范圍及組織架構

結合市場需求、自身業務能力以及管理運營等實際，正素秘書事務所設立了五個主要部門，各部門及其職能見表1：

在新冠肺炎疫情的影響下，在原本制定的業務范圍基礎上，事務所推出了線上會務服務、線上活動策劃、電子檔案管理等虛擬服務，尤其強化了提供網絡公眾平臺運營服務的能力。在此過程當中展現了事務所積極應對疫情沖擊、謀求業務轉型的態度與能力，體現了事務所的責任與擔當。

3.制定規章

正素秘書事務的發展目標是由專業性學生團體向實體企業逐步轉型。因此，事務所仿照企業，嚴格制定了日常運營所需的章程、工作規范、崗位要求、值班制度、績效考核等合理的規章制度，并根據實際運營情況不斷完善，逐漸形成了獨特的企業文化，也為創建校企合作平臺與企業實踐基地提供制度保證。

（二）正式運營

事務所對校內是 “教學做”“產學研”一體化的生產性實訓基地，對校外是按照公司體制運營的仿真/全真企業，面向社會提供有償的秘書專業服務。

1. 充當校內實訓平臺

正素秘書事務所自成立之日起，就在常州工學院校內承接業務，線上線下齊頭并進，前后參與了第68屆國際秘書節慶祝活動、人文學院青果戲劇活動和課本劇大賽、文秘系一年一度的“奔跑吧，秘書！”趣味闖關賽、“慧文杯”第十屆全國商務秘書職業技能大賽等活動的組織與協調工作，各項活動都取得了圓滿成功。此外，事務所還參與人文學院各級會議的組織籌備工作，全面主辦或協辦學生會聯誼活動、人文學院黨日活動、團日活動。疫情期間事務所還積極宣傳抗疫防疫知識，傳播社會正能量。每年學校以及各二級學院、系部舉辦的活動為事務所運營提供了穩定的業務來源。

2.接受校外實戰考驗

事務所主要通過線上線下各種渠道，主動聯系潛在客戶，并建立長期的合作。在短短一年時間里，事務所向外輸出了相當數量的優質服務，贏得了客戶的一致好評，成員也得到了充分的鍛煉。如在檔案整理方面，事務所定期向常州市炅晟檔案管理有限公司、常州市檔案館以及高新區檔案局派遣人員提供檔案管理服務;在指導老師的帶領下，前往常州奔牛鎮擔任辦公室助理;同時，事務所成員充分發揮設計策劃能力，為武進科技鎮長團設計團徽團旗，還提供了“紅色檔案巡展”的講解服務以及鄉村文化的活動策劃服務;此外，事務所還承接了常州博物館年度表彰大會活動宣傳工作。在校內實訓鍛煉的基礎上，事務所隊員們在校外實戰中得到更加社會化、市場化的錘煉，極大地提升了自身的專業服務能力及綜合能力。

二、正素秘書事務所的創新

事務所立足秘書基本業務，依托秘書學專業師生資源，在實訓實戰的過程中，兼具專業化、“教學做”一體化的特點。

（一）定制化的專業團隊

各部門按照人力資源管理規范，圍繞部門職能，擬定崗位職能和任職要求，仿照應聘程序招納部員。在團隊運作上，事務所是一個整體，成員參與日常工作，所有部門各司其職，但各部門又共同構成高效的有機整體，共同為客戶提供高效、優質服務。

首先由辦公室對所承接對業務進行分析，在充分了解項目需求后，提出分工建議，并牽頭召開全體部長會議，商議為客戶（項目）組建一支專屬服務團隊，并規劃服務周期和質量;在服務期內，定時向客戶匯報工作和狀況，開展客戶滿意度調查。定制化服務團隊將充分利用自己的專業優勢和實踐經驗，接受客戶的定制需求和測評。比如接到某企業公眾號運營的業務，迅速組建傳媒小團隊，包括攝影、視頻制作、文案寫作、日常運營等方面的專業服務人員，除了固定的部員，還可臨時招納人員加入項目組。

（二）創新管理辦法

正素秘書事務所是融合仿真企業與校內組織運營的，在為客戶提供服務的實踐過程中，事務所逐漸形成了獨有的企業文化和價值觀念，即“做中學”“學中做”“服務好”“好服務”的專業化秘書服務理念。并構建了一套“以老帶新”“線上教育培訓”“主動學”的上下聯動管理體系，即老成員在工作期間將通過指導老師、個人資源等對新成員進行“一對一”指導。同時，每周定期在實訓基地召開例會，并在學習之余，搭建線上培訓平臺，對事務所的成員進行秘書專業服務方面的教育培訓和考核。同時，實行跟班助理制度，即各部門主力成員根據專業所長，在每周三下午（無課程安排），前往教師指導中心辦公室、校內外各級各類辦公室鍛煉學習，真正做到知行合一，提高實踐能力和服務水平。

（三）雙線運行模式

在互聯網飛速發展的信息時代，事務所本著線上與線下相結合的運營方式，力求緊跟時代步伐，滿足市場需求。一方面，在線下積極尋找目標客戶，組織承辦各類活動和項目，讓所有成員在專業培訓的基礎上擁有實踐的機會。另一方面，運營線上公眾平臺，一方面通過各種介質和形式的傳播物記錄事務所的運營過程，同時宣傳事務所主辦的活動及其成果，構建線上業務聯系溝通渠道。目前，基于線上和線下相結合的發展模式，正素秘書事務所仍然在探索更加符合社會需求、更契合事務所發展實際、更優質更高效的運行模式，并力求在未來的運營發展中再創佳績。

（四）全方位的業務拓展

正素秘書事務所自成立以來在已有的業務基礎上不斷開拓自身業務范圍。由學生到老師，由班級到全校，由校內到校外，由行業內到行業外，全方位拓展自己的業務范圍。事務所與院校學生會、社團等各個大型組織合作舉辦活動等，以學生為紐帶，為學生提供所需要的專業秘書服務。同時，項目指導教師通過自己的各方資源為事務所提供穩定而多樣化的項目，這為事務所提供了高質量的校外業務，包括檔案管理公司的檔案整理工作、鄉鎮政府的助理服務、社會團體的廣告傳媒設計、學術研究協助工作等。事務所的業務由原本提供單一的會務服務、整理文件等普通秘書服務擴展到現今的會務組織、檔案管理、編輯排版、公眾平臺運作、活動策劃、傳媒廣告設計、教育培訓等全包圍式秘書服務，以高標準滿足客戶的專屬服務需求。

三、結語

目前，正素秘書事務所正成為專業系開展社會服務和校外企業了解專業的窗口，為專業建設和學科建設爭取到了一定的校外資源，加強了與校外秘書服務企業的聯系，承接對外業務還獲取到一定的利潤，用于學科和專業建設，對于實現產學研一體化發展，引導校內資源和社會資源雙向互動具有重要意義。正素秘書事務所正積極探索秘書學專業學生社團向實體企業轉向的有效路徑，通過一年多的運營，已初步顯現出基于專業、面向產出的創新創業實踐成果，初步實現了其培養秘書職業意識與技能、增強秘書角色責任擔當、促進“雙師型”教師成長的初心目標。

參考文獻：

[1]李一源;王軍明;王亞楠;徐賢明.吃透產教融合政策 構思產教融合發展[J].云南農業，2020.

[2]韓高峰.高職文科類專業依托校內仿真公司創新人才培養模式研究——以廣東行政職業學院秘書事務所為例[J].煙臺職業學院學報，2016.

[3]李爭娃.文秘專業建立秘書事務所的初步成效——以汕尾職業技術學院善文秘書事務所為例[J].呂梁教育學院學報，2020.

[4]百度百科.產教融合[EB/OL]. https：//baike.baidu.com/item/產教融合，2020.12.12.

[5]中國江蘇網.教育.常州工學院院長湯正華應邀率隊參加第七屆產教融合發展戰略國際論壇并作分論壇主旨報告[EB/OL].http：//edu.jschina.com.cn/jybb/202010/t20201020_6839698.shtml，2020.10.20.