淺議新時代教學(xué)秘書工作的變與不變

王藝潛

【摘要】教學(xué)秘書在加強教學(xué)管理、維持教學(xué)秩序、協(xié)調(diào)師生關(guān)系等方面承擔著重要的責任，是高校工作中一個不可替代的職位。本文從教學(xué)秘書的職能出發(fā)，探討新時代的教學(xué)秘書應(yīng)該怎么做以及如何進行個人的提升。

【關(guān)鍵詞】教學(xué)秘書;教學(xué)管理;創(chuàng)新

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)工作中重要的一環(huán)，發(fā)揮著重要的輔助作用，尤其體現(xiàn)在處理教師任務(wù)與學(xué)生管理方面，教學(xué)秘書是高校工作中一個不可替代的職位。新時代的發(fā)展，為教學(xué)工作帶來了新媒體技術(shù)，教學(xué)秘書也在這個過程中有了新的任務(wù)及要求，同時隨著2017年教學(xué)質(zhì)量國家標準的出臺，對高校的教學(xué)工作提升提出了新的目標，相關(guān)教育部門對高校的教學(xué)工作進行了評估認定。因此在新時代新要求下，有必要對高校教學(xué)秘書的工作進行一些新的思考。

一、關(guān)于教學(xué)秘書的工作職能

1.對學(xué)校相關(guān)文件的通知

教學(xué)秘書在學(xué)院中的一項重要任務(wù)是接收學(xué)校相關(guān)部門的各項通知，需及時將有關(guān)任務(wù)傳達給相應(yīng)的教師以及學(xué)生。在傳達的過程中，要力求信息的準確與及時，要將上級相關(guān)文件及會議精神進行傳達，以保證學(xué)院的正常運行，達到學(xué)校的要求。例如一些常見的通知，教學(xué)任務(wù)的下發(fā)、四六級考試的通知、學(xué)校開學(xué)與放假的通知等，都需要教學(xué)秘書一字不落的詳細傳達，容不得一點疏忽與遺漏，這就對了教學(xué)秘書的工作能力提出了極大的挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書必須全力以赴的做好這項工作。

2.工作中的信息溝通

學(xué)校教務(wù)處與教師、學(xué)生不是直接進行接觸的，師生們不論是獲取信息還是提交相關(guān)課題與作業(yè)都是通過教學(xué)秘書進行中轉(zhuǎn)，這就是師生間存在的距離，同樣還有學(xué)院和學(xué)校之間的距離，教務(wù)處與師生之間的額距離，這都要求教學(xué)秘書來完成相互之間的信息交換和溝通。簡單來說就比如，教師對學(xué)校和學(xué)院各類通知的疑問，學(xué)生對任課老師講課的意見等，都需要由教學(xué)秘書進行整理報送，進而解決實際問題。

在新的形勢下，教學(xué)秘書還要承擔起和其他學(xué)院之間溝通的責任，隨著高校招生規(guī)模不斷擴大以及教學(xué)改革的持續(xù)深入，教學(xué)管理正在逐步向著信息化發(fā)展，教學(xué)手段也在向著現(xiàn)代化邁進，高校院系間的聯(lián)系越來越密切，對于院系之間的合作和溝通也提出了更高的要求，教學(xué)秘書作為溝通和聯(lián)系的橋梁的作用也變得更為突出。基于這樣的形勢，要求教學(xué)秘書在教學(xué)管理活動中主動與其他學(xué)院搞好協(xié)作關(guān)系，注重多方面互動與溝通，達到為學(xué)院注入新的動力，打開學(xué)院發(fā)展的新局面的作用。

3.配合主管領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作

開學(xué)時，應(yīng)與學(xué)校秘書處合作，檢查教師班級教學(xué)情況和備課情況，制定導(dǎo)師制實施細則，在構(gòu)建老師教學(xué)的主導(dǎo)以及學(xué)生的主體地位中做好協(xié)調(diào)工作，致力于促進學(xué)生綜合能力和創(chuàng)新能力的全方位培養(yǎng)，致力于形成新型友好師生關(guān)系，最終使得學(xué)校辦學(xué)水品及教育教學(xué)質(zhì)量得以提升。組織老師聽課，建立良好的聽課機制，在經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀教師的幫助下，使得新進入教學(xué)課堂的教師能夠快速形成自己的授課風格，上好每一堂課。

在學(xué)期中輔助領(lǐng)導(dǎo)就授課情況、講座、競賽以及學(xué)生評教方面作出期中教學(xué)檢查，并將檢查數(shù)據(jù)進行詳細統(tǒng)計，最終形成書報告報送有關(guān)部門。雖然以上工作均是在主管領(lǐng)導(dǎo)的指揮中完成的，但是具體的工作卻是由教務(wù)秘書去執(zhí)行，由此可見，教務(wù)秘書的責任也是非常重大的。

4.日常檔案管理工作

一切日常的教育管理工作都必須圍繞教育活動的中心展開。它必須以課程為基礎(chǔ)，既實用又勤奮，預(yù)定的設(shè)置應(yīng)該沒有遺漏和錯誤。

有四種主要類型的文件。第一，學(xué)業(yè)計劃、教案、學(xué)業(yè)大綱、課時工作量等信息，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)改進學(xué)業(yè)管理、確保學(xué)業(yè)管理順利進行提供了基本依據(jù)。第二，教學(xué)日歷、教學(xué)進度表、教學(xué)課表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供日常教育信息，讓上課、查課、安排教學(xué)活動更輕松。第三，學(xué)生名冊、學(xué)生檔案、學(xué)生成績表等，為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和教師提供所有學(xué)生材料，讓教師充分了解學(xué)生課堂情況，更有效地根據(jù)教材進行教學(xué)，培養(yǎng)人。第四，過往的試卷、課程論文、畢業(yè)實習(xí)材料、畢業(yè)論文等，作為資料參考和本科教學(xué)評估的原始資料。

除此以外還有材料管理的其他方面，如品牌，專業(yè)建設(shè)特色;精品課程建設(shè);教育、實驗改革方案;教育成果獎勵申報和審批;優(yōu)先材料申報和審查;新專業(yè)申報;教育評價;教育改革、教育會議檔案;中級教育檢查;教育文件通知和備案;教育通知通知和備案等。

二、教學(xué)秘書工作中新變化

1.思維創(chuàng)新

教學(xué)秘書的工作繁雜且瑣碎，高強度的工作壓力容易使人懈怠，對工作產(chǎn)生消極應(yīng)對，得過且過的心理狀態(tài)，為了盡可能減少這種情況的出現(xiàn)，教學(xué)秘書要學(xué)會創(chuàng)新思維，用積極的態(tài)度去面對工作中的挑戰(zhàn)，學(xué)會為自己設(shè)立目標與計劃，然后將自己的目標和計劃分段完成，以飽滿的精神狀態(tài)迎接工作中的每一次挑戰(zhàn)。將自己的工作看做教學(xué)管理的重要組成部分，學(xué)會解決工作中學(xué)生、老師的問題，做學(xué)校管理部門與師生之間的潤滑劑。此外，還要有團隊合作意識，因為教學(xué)秘書工作的繁雜，僅靠個人是無法獨立完成的，在工作中，要善于聽取他人的意見，取長補短，能夠在最短的時間里有效率的完成工作。

2.能力創(chuàng)新

在新時代，教學(xué)秘書面臨著更多的挑戰(zhàn)，為了做好工作，做到能力創(chuàng)新，不斷提升自己的能力和工作方法，以便更好更快的完成自己的工作任務(wù)。要做到能力創(chuàng)新需要從以下幾個方面著手去解決：第一、資料的搜集，資料是制定和完善工作計劃的基礎(chǔ)，有了資料做輔助，就可以在第一時間將其調(diào)出使用;第二、效率的提高，工作效率是檢查工作狀態(tài)的一個重要指標，所以需要不斷的改進方法以提高效率，尤其是在學(xué)期伊始以及學(xué)期末的時候，需要充分發(fā)揮自己的主觀能動性，將工作任務(wù)分清主次，有序提前完成。對于教學(xué)秘書的工作，許多人存在誤解，會認為其無需專業(yè)技能，其實不然，面對繁雜瑣碎的工作，教學(xué)秘書要懂得分層處理，建立有序的工作時間表，比如在學(xué)校相關(guān)文件的傳達方面，就要求教學(xué)秘書把握時間效度，不能一股腦的把消息推向師生。

3.角色創(chuàng)新

教學(xué)秘書在高校管理中是一個很普通的崗位，如何將自己的工作角色進行創(chuàng)新，取得更佳的工作效果是新時代下教學(xué)秘書必須面對的一個的問題。很多人認為教學(xué)秘書知識一個傳話筒，只需要做到傳遞信息就可以，這是長期以來對教學(xué)秘書這一工作的誤解，為了改變這一現(xiàn)狀，也為了加強教學(xué)秘書在工作崗位中的重要性，教學(xué)秘書要從個人實際情況出發(fā)，結(jié)合院校特色，學(xué)習(xí)教學(xué)秘書相關(guān)的專業(yè)知識，提升自己的工作能力，減少不必要的時間成本的花費，能夠快速的解決在日常工作中遇到的突發(fā)情況。學(xué)會利用現(xiàn)在的新媒體技術(shù)，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公和管理，學(xué)校的一些信息的發(fā)布，學(xué)生對老師課堂的建議都可以借助網(wǎng)絡(luò)這一途徑來實現(xiàn)。

結(jié)語

教學(xué)秘書工作不應(yīng)只是一個“傳話筒”，其作用更多應(yīng)該是“粘合劑”，需要明確自己的崗位職責同時還要在日常工作中積累經(jīng)驗不斷進步，更好的為高校教學(xué)管理奉獻力量。在面對新時代、新科技、新領(lǐng)域的高校教學(xué)工作，教務(wù)秘書要起到政策上傳下達的“中轉(zhuǎn)站”，做好高教工作的“對接口”，為高校工作的完成做靈活變通的“潤滑劑”。

在工作中不斷探索，努尋找工作規(guī)律和工作方法，不斷地總結(jié)經(jīng)驗，從而全面地提高自己的綜合素質(zhì)。在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進學(xué)校發(fā)展中發(fā)揮出應(yīng)有的積極作用。

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