關于檔案工作信息化建設研究

劉震

摘要：信息化時代下，通過推動事業單位檔案管理信息化建設，不僅能夠為事業單位檔案管理提供便利和新思路，還能夠加強檔案管理效率，充分發揮檔案作用價值。因此需要事業單位提高對檔案管理信息化建設的重視程度，解決其中存在的問題，并采取針對性對策，提高檔案管理信息化水平。文章以事業單位檔案管理信息化建設對策為研究對象，首先對事業單位檔案管理信息化建設的作用價值進行了探討分析，隨后討論了事業單位檔案管理信息化建設措施，以供參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;應對策略

近些年來，在信息化科學技術大力發展的背景下，經濟水平的提升不僅為科學技術的更新與發展提供了新的機遇，同時也為各行各業的未來持續發展注入了新的動力。但在新時代背景下雖然社會人員的流動性有所提升，對于事業單位來說其崗位的增多為更多人的就業提供了機遇，但是同時也使得檔案管理工作面臨著巨大挑戰。工作的繁雜使得檔案資料也在不斷擴充，無論是員工檔案資料還是所涉及到的一些基礎事物，想要對其進行全面管控難度在逐漸提升，因此對檔案信息化建設進行深入研究與分析就顯得尤為的重要。

1事業單位檔案管理信息化建設的作用價值

1.1提升檔案管理工作效率

事業單位在開展檔案管理過程中，通過加強信息化建設，將傳統紙質檔案資料轉化為數字化資料，統一錄入到計算機相關軟件之中，最終形成一套完整的檔案信息管理系統，針對一些存檔資料比較多的事業單位，通過推動信息化建設，能夠有效節約閱覽人員檔案查詢時間，同時也有利于管理人員對檔案進行規范化管理，提高檔案管理工作效率。

1.2促使檔案管理更加規范

事業單位的一些檔案材料很多都是由相關人員本人進行填寫，受個體差異性影響，不同人員在填寫時字體、內容乃至格式均不相同，這對檔案管理也帶來了一定影響。通過加強檔案管理信息化建設，能夠有效賦予相應檔案統一的數字化格式規范，從而更加便于進行檔案資源的統一整理、共享，促使檔案管理更加的科學規范。

1.3更有利于檔案安全存儲

傳統檔案管理模式下，都是以紙質檔案形式存在，隨著時間的推移，這些紙質檔案經過很多人的翻閱，不僅容易字跡模糊，還會出現破損問題，并在紙質檔案受材質所限，長時間的存儲會導致紙張本身也會變得薄而脆，經受不住磨損，嚴重時還會導致一些寶貴的信息丟失。而通過加強檔案管理信息化建設，使得檔案得以采用數字化形式保存，一般只要做好數字化檔案信息加密備份工作，能夠顯著提高檔案保存的持久性，并且數字化形式呈現的檔案無需占用較大空間，在節約檔案管理成本方面也有著顯著的優勢。

2提高事業單位檔案管理信息化建設質量的幾點建議

2.1進一步增強信息化意識

檔案信息化其實就是觀念信息化。檔案信息化建設最主要的力量就是檔案管理人員的工作意識和積極性，管理人員的工作主動性和信息化建設水平具有緊密聯系。因此，管理人員應建立正確的檔案信息化意識，充分認識檔案信息化建設的重要意義，提高自身工作責任感和使命感，充分重視檔案信息化建設工作，努力做好有關工作。所以，在推進檔案信息化時，檔案信息化意識的能動作用發揮著作用和價值，也是目前檔案信息化建設的重要動力。

2.2打造專業的學習型檔案管理團隊

在信息化建設時期，人力資源、人才戰略就是在激烈的市場競爭中的決勝關鍵，對于事業單位同樣如此。關注檔案管理信息化進度，必須要保障檔案管理從業人員的專業性。作為專業性人才培養和輸出的育人單位，高校教育承擔著為企事業單位和社會培育優秀人才的重擔。結合目前市場內的行業缺口情況，國家教育部應明確重視信息管理和檔案建設等專業人才的培養，鼓勵高校設定相關專業，在校教育期間，不僅僅提供理論知識體系構建和學習，還需要和檔案管理信息化建設已經初具雛形的單位達成戰略合作，一方面提高該事業單位的檔案管理水平，融入新鮮的管理血液;另一方面，可以幫助檔案管理、信息管理相關的學生，提供理論與實踐知識相結合的機會，幫助他們更好地理解掌握專業知識，為日后的工作積累寶貴的工作經驗。事業單位設定專業的檔案管理人員編制，在招聘環節提高檔案管理人員在專業知識、工作經驗、管理理念、創新意識、工作態度、執行力等方面的選拔指標，從入職環節入手，提升檔案管理從業人員的整體素質;入職后，進行定期的人員培訓、管理技能和信息整合技能培訓、外出參觀培訓等，幫助事業單位的檔案管理人員能夠了解同行業市場的檔案管理信息化建設程度，提高本單位的建設速度;提高事業單位內檔案建設的信息化水平，定期組織專業的信息化管理專家進行講座和現場指點的方式，幫助事業單位的檔案建設工作答疑解惑。

2.3構建完善的事業單位管理信息化網站系統

檔案管理工作是否能夠實現信息化建設決定了未來的工作持續性，也是有效推進工作深入發展的關鍵因素。信息時代下，作為檔案管理人員應結合各個信息站點的實際情況與人們對檔案的實際要求，以滿足檔案信息化服務要求為基礎，為網站系統添加查詢、借閱以及信息共享功能，從根本上提高檔案管理的綜合水平。構建完善的信息化網站系統的同時，也需要為事業單位與檔案管理體系之間建立有效聯系，實施更為符合現階段信息應用需求的一體化管理模式。在為其未來事業提供支持條件的基礎上，為進一步提升檔案管理社會與經濟效益做好鋪墊。

2.4在檔案管理信息資源利用過程中融入更多的數字化手段

作為檔案管理人員應結合實際情況對檔案管理工作進行深入分析與研究，并以獲取到的各類信息與需求調查結果為基礎構建完善的檔案管理信息化體系，從而實現各類檔案形式之間的靈活轉化，為充分發揮檔案管理信息化模式的應用效果提供支持。在紙質檔案信息與數字化信息相互轉化前，需要對所需要轉化的資源進行深入分析，標出重點內容，從而更方便對數據進行針對性管理，為進一步提高檔案管理工作質量奠定堅實的基礎。

2.5重視信息化安全管理

首先，基于網絡自身存在的開放性特點，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機，事業單位的檔案資料本身就屬于機密性較高的文件，在檔案管理系統建設階段需要做好工作人員的身份識別，結合不同員工的身份來開放特定的系統權限。通過權限的設定與加密設置等安全措施的應用，有效保障檔案資料的實際存儲和使用安全，切實提升事業單位檔案管理信息化建設的安全性和穩定性;其次，事業單位內部要實現計算機控制系統的建設，加強網絡安全管理，對檔案的內容予以嚴格把控，定期開展計算機病毒的查殺，及時消除潛在的安全隱患。再次，事業單位還要定期進行殺毒軟件的更新，及時更新病毒庫，從不同方面做好預防措施。結合國家檔案管理信息化建設的相關標準，加強硬件設施建設，防止檔案出現毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

3結語

綜上所述，在信息技術飛速發展的今天，事業單位檔案管理迫切需要改革和創新。加強事業單位檔案管理的信息化建設已經成為主流發展趨勢，是事業單位實現轉型的重要工作內容。從現實角度看，事業單位要對檔案管理的信息化建設工作予以高度的重視，立足于長期建設和宏觀角度實現檔案管理，切實提升管理人員的工作能力和專業水平，以此來實現事業單位的可持續發展。

參考文獻

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