增強檔案意識 促進血站檔案工作科學發展

劉美玲

摘 要：通過分析目前血站檔案意識不強的表現形式和形成原因，找到增強血站檔案意識的思路和辦法，為促進血站檔案工作高質量發展提供參考。

關鍵詞：檔案意識;保護;開發利用

檔案意識是指人們在一定時期內主觀上對檔案和檔案工作的了解程度和認識水平，更精確一點來說，是人們對具有保存利用價值的文件資料等加以保護和開發的意識。檔案意識不僅包括保存意識，而且包括利用意識。

隨著我國無償獻血工作的不斷深入開展，國家對采供血機構的管理越來越規范，采供血機構開展的工作也越來越精細，所形成的一系列包括黨政管理、后勤服務和記錄采供血全過程的血站業務檔案也越來越多。增強檔案意識，管理好并充分利用好檔案，對拓展獻血人群、提高血液質量、保障血液安全、開展輸血研究以及妥善處理因輸血引起的醫療糾紛有重要作用。

1 檔案意識是血站檔案管理的薄弱環節

1.1 重視程度不高

一些單位領導把絕大部分重心放在了業務的拓展和血源保質量上，忽略檔案管理工作以及它所產生的社會效益。有些單位甚至沒有自己的檔案室，平時工作中產生的原始記錄和文件就彼此分散在各自負責的科室或部門。沒有引進專業的檔案管理工作人員，也沒有設置專門的檔案管理崗，檔案管理工作人員一般由綜合辦公室或人力資源管理部門人員兼職，這部分人員本身負責的工作往往比較繁雜，很少會投入大量精力對本單位的檔案管理工作進行深入研究，加之因為不是專職，大多沒有經過系統的檔案管理知識培訓，對檔案的重要性認識不足。

1.2 歸檔意識不強

由于對檔案的價值和作用認識不夠，部門工作人員包括一些檔案管理人員，很難樹立起保存保護檔案的強烈意識，加之一些單位沒有制定符合單位實際的檔案管理辦法和詳細的實施細則，導致檔案的管理無章可循，難成體系。在工作中，一些同志不知何為檔案，他們往往只認為與自身利益密切相關的人事檔案才算真正的檔案，在單位工作實踐中直接形成的反映采供血全過程的記錄等文字材料似乎都不算檔案，歸不歸檔都無關緊要，所以往往導致歸檔不及時，一些重要記錄漏歸，甚至還會有意無意損毀一些應當歸檔的檔案材料。還有一些同志有積累資料的意識，為給自己日后工作提供便利，提高自己的工作效率，往往會把應當歸檔的文字材料占為己有，以便隨時翻閱，隨著時間的流逝，工作崗位的變動，一些重要的文件難以得到有效保存，甚至流失，以至于嚴重影響檔案的完整性。一些檔案人員的歸檔意識也很欠缺，譬如單位的大型會議和活動過后，沒有主動及時收集歸檔會議或活動資料的意識，不會及時主動與具體負責的部門溝通銜接，向其出具資料收集清單及時歸檔，時間一長，往往導致檔案漏收漏歸。對一些重要的工作記錄如《無償獻血者檔案》一般要求歸檔期為一個月，但如果采血科室未及時歸檔或累計2至3個月一次歸檔，檔案管理人員也很難做到及時督促歸檔到位，也就難免會發生丟失重要檔案的差錯事故，有時甚至會造成無法彌補的損失。

1.3 宣傳工作不到位

受傳統社會制度和檔案制度的影響，檔案偏重于強調保密性、機要性，對檔案和檔案工作的基礎知識傳授和宣傳較少，普及教育做得遠遠不夠。因此，對于什么是檔案、檔案的作用和價值、如何歸檔、檔案流失的后果等大家知之甚少，更別談深入了解了，因此也很難有較強的檔案意識。

1.4 利用意識不夠

對于檔案，很多人的第一感覺就是保管保存，能把原始的工作記錄和文件資料交接到檔案室就“萬事大吉”了。但對血站的業務檔案而言，其實有著很高的開發利用價值。如可通過對業務檔案資料的分析，了解掌握獻血人群的年齡層次、職業構成、地域分布等信息，可便于采集招募部門有的放矢，合理制定獻血者宣傳招募目標;同時還可準確掌握獻血者的血型信息，在遇到突發性事件發生或血液偏型導致用血緊張時，可有針對性地向獻血者發送招募短信或電話招募，快速緩解緊張局面，為搶救患者贏得寶貴時間。但大部分的檔案管理人員利用檔案的意識還不夠強，檔案的重要作用未能得到充分發揮。

2 增強檔案意識的思路和對策

2.1 領導重視，思想認識再提高

保障檔案管理工作的順利開展，領導重視是關鍵。

2.1.1 要在思想上真正重視，將檔案管理作為一項重要工作看待，成立領導小組，在檔案管理人員的使用上把好人才觀，把真正具有一定文化專業知識、專業技能的人員充實到檔案管理隊伍中，建設一支素質高、敬業精神強的管理隊伍，明確分管領導負總責，由專門的科室專人具體負責管理。

2.1.2 要建立健全可操作性強且全面的管理制度，要求嚴格按照操作規程，做到所有檔案資料應歸盡歸，嚴格日清月結，按時歸檔，規范管理。

2.1.3 要加強人員思想教育和培訓，提高檔案管理人員的責任感和工作意識，提高業務素質，使其能夠腳踏實地做好檔案管理工作。

2.1.4 要加大投入，按照檔案管理的規定，根據工作需要，配備合適的檔案室場地，添置必要設備，完善硬件設施，提高檔案管理的現代化水平。

2.2 加強檔案管理隊伍建設，進一步提升人員素質

2.2.1 檔案管理人員要充分認識檔案工作的重要性，堅持與時俱進地學習檔案與檔案管理知識，將國家檔案局8號令實施要求、歸檔文件整理流程，國家檔案局9號令及檔案保管保護技術、檔案整理歸檔實踐操作等內容作為重點學習內容。采取理論學習與實踐操作緊密結合、虛心求教、與同行切磋等多種學習方法，進一步增強科學歸檔管檔的意識，切實掌握現代檔案管理的知識，進一步提升檔案管理業務技能，認真履行好“為黨管檔、為國守史”、為民服務的神圣職責。

2.2.2 單位要加大宣傳教育，加強學習培訓。要進一步宣傳普及檔案知識，讓檔案管理的重要性入心入腦，增強全員檔案積累、保護和收集歸檔意識，形成檔案管理人人有責，人人都是檔案員的良好氛圍;要采取“請進來，走出去”的方式，定期舉辦知識培訓班，專門邀請市檔案局有關專業人員到場授課，解疑答惑，解決實際問題，同時通過組織檔案管理人員外出參加上級檔案管理部門組織的培訓學習，為檔案管理人員提供請教省市專家，與同行切磋學習的機會，從而提升其檔案管理技術水平，增強其做好檔案工作的信心。