新時代下的檔案外包服務企業發展探析

■ 車 彥

一、檔案外包服務企業發展現狀

（一）行業準入門檻低，技術性不明顯

鑒于以前的檔案多為紙質材料，一般手寫后收納進檔案袋，行業技術性不明顯，傳統的檔案管理對于技術并沒有太多的要求。同時，檔案材料之間的相似程度高，同一類檔案材料的不同主體之間差異小，在材料的格式審查上也往往有統一制定的標準，因此，檔案外包服務行業的準入門檻較低。

（二）傳統企業居多，勞動密集型為主體

檔案外包服務企業以勞動密集型為主體，盡管新時代以來已經有一些檔案服務企業嘗試檔案信息化的進程，但更多的企業仍然慣性的沿用傳統經營模式。勞動密集型為主的這一現狀，是對于傳統類型的檔案外包服務企業而言的，由于在具體檔案管理工作中極少涉及新技術，傳統的檔案外包服務企業更偏向于人工重復勞動。

（三）企業信息化程度低，信息化改造推進遲滯

隨著新時代的到來，人工智能、機器學習、大數據平臺等新技術不斷涌現，檔案外包服務行業正處于從紙質化向數字化轉型的關鍵節點。然而目前檔案外包服務企業依然存在信息化程度低的問題，并且由于檔案服務行業的集約化程度不高，信息化改造的推動遇到企業過度分散的阻礙，不利于統一有序的促進檔案外包數字化發展。

（四）檔案外包企業存在風險

檔案整理的外包雖然提升了經營效率，但由于工作人員的專業化水平差異，在多人經手的檔案整理工作中容易出現責任劃分不明確的現象，尤其是對于涉及重要機密的檔案材料，更多的人工經手意味著信息泄露風險的加劇，以及一旦出現問題的追責難度增大。

二、檔案外包服務企業業務種類

（一）檔案收集

檔案收集是后續檔案管理流程的前置條件，即按照檔案整理和形成的要求，征集接收分散的檔案材料，并且將其統一集中。檔案收集工作是檔案外包服務企業的一項重要業務，在具體工作開展中主要有收集全面、準確的要求，在檔案收集工作中應做到不遺漏材料、遵循檔案法規要求、檔案填寫準確這三點。

（二）檔案整理

對于檔案外包服務企業而言，在檔案收集工作后還需要進行檔案整理。檔案外包服務企業的檔案整理業務主要包括：（1）材料整合，對于檔案收集業務中采集到的材料，依照一定的順序歸類整理；（2）錯誤修正，檢查檔案中字跡不清、大面積涂改、公章或信息缺失的情況，維護檔案的準確性與全面性。

（三）檔案數字化

檔案數字化是檔案順應新時代發展的要求，開展這一業務有利于提高檔案管理效率、降低檔案管理人員泄密風險、方便檔案信息查詢與錯誤修正。現階段的檔案數字化業務，已有一部分檔案外包服務企業嘗試開展，通過大數據、物聯網與人工智能等技術，優化檔案管理模式。

（四）檔案寄存托管

檔案管理權限人事單位、各地人才交流中心具有人事檔案管理權。紙質檔案寄存到第三方檔案外包服務公司，通過購買服務的方法獲得檔案的寄存托管服務。檔案寄存托管的同時需要便于查詢，對于符合檔案查詢要求的單位和個人，應為檔案查詢提供便利條件。

（五）檔案信息化業務

檔案外包服務企業需要綜合優化軟硬件以方便檔案信息化業務。檔案管理的信息化發展不僅需要大數據的支撐，同時還需要配備必要的硬件設施，例如機房等。

三、新技術對檔案服務企業的沖擊

（一）新技術的涌現倒逼檔案服務企業革新

云技術、區塊鏈、大數據、物聯網、人工智能等新技術不斷涌現，倒逼檔案服務企業革新技術，新技術在檔案管理中的應用情況如下表所示。

表1 新技術簡介及其在檔案管理中的應用情況

（二）信息化對檔案服務企業的定位重置

檔案信息化管理的要求，促使檔案服務企業的發展定位從勞動密集型向技術密集型轉移。這一變化也對檔案服務企業的工作人員素質提出了更高要求，需要檔案管理者具有一定的技術操作水平，熟練操作檔案管理的信息化系統。

（三）數字化形勢下檔案服務企業同業競爭加強

在檔案數字化趨勢下，不同的檔案服務企業之間也在比拼革新速度。那些盡早配置軟硬件，適應檔案數字化管理要求的企業，往往能夠在同業競爭中率先取得有利地位，贏得更大的市場份額。檔案數字化是提升檔案管理能力的必然趨勢，因此，檔案服務企業需要主動出擊，積極適應檔案數字化的要求，配備高素質人員隊伍，占得市場先機。

四、檔案服務企業的未來發展方向

（一）重新定位發展目標，強化數據思維

檔案管理需要創新，需要新思維。檔案服務企業需要對檔案重新認識，從固有的模式中抽離出來，主動迎接檔案數字化和信息化的潮流，重視整個檔案行業由技術進步帶來的思維改變，樹立數據思維，提升大數據存儲容量，增強大數據處理能力，以數據思維促進行業轉型。

（二）發揮新技術乘數效應，優化檔案服務

檔案服務企業需要提升新技術應用能力，將人工智能、機器人的相關理論應用于檔案管理的實際工作中，在日常實踐中發揮新技術的乘數效應，以此提升檔案管理的效率和水平，優化檔案管理服務質量，減少檔案人工操作的失誤率和泄密風險。檔案服務企業應當積極配置新技術所需要的軟硬件設施，加大技術革新方面的投入資金量，制定流程跟蹤方案保障新技術的實際應用價值。

（三）探索新商業模式，向集約化、信息化邁進

檔案服務企業要想做大做強，最終還是要開發新商業模式。檔案服務企業的優化路徑包括數字化平臺管理替代人工重復勞動、上下游檔案管理產業鏈整合、促成建設頭部檔案公司、設立集中的大型檔案數字化加工中心等。在探索檔案服務企業新型商業模式的道路上，要不斷向集約化、信息化方向邁進，兼顧檔案工作的合規性與高效性。