信訪檔案整理工作存在的問題及解決對策

李澤龍

摘? 要：信訪檔案整理工作若固守原有的模式與方式，將難以適應“互聯網+”時代下的工作要求，也無法充分挖掘信訪檔案資源來實現以上助力作用。因此，當前探討信訪檔案整理工作所存在問題就顯得十分必要。以國企混改為背景的信訪檔案整理工作所存在的問題有：在信訪事由整理中問題域的邏輯關聯性缺乏、在信訪意見和建議整理中一一對應關系缺失、在信訪事由的分類整理中有效識別標準缺位。問題導向的對策可構建如下方面內容：組建專項信訪案整理工作團隊、以檔案信息化管理促進事由分類、增加信訪背景描述具化問題意識、信訪業務科室協助引入核查機制、建立信訪跟蹤反饋完備檔案整理。

關鍵詞：信訪檔案? 整理? 問題? 解決對策

中圖分類號：G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A文章編號：1672-3791（2021）05（b）-0137-03

Abstract： If we keep the original mode and method of archival filing， it will be difficult to adapt to the work requirements under the "Internet+" era， and we can not fully tap the file resources of petition to achieve the above assistance role. Therefore， it is very necessary to explore the problems existing in the filing of letters and visits. The problems existing in the petition file arrangement work under the background of the mixed reform of state-owned enterprises are the lack of logical relevance of the problem domain in the petition cause arrangement， the lack of one-to-one correspondence in the petition opinions and suggestions arrangement， and the absence of effective identification standard in the petition cause classification arrangement. The countermeasures of problem orientation can be constructed as follows： set up a special petition file sorting team， promote the cause classification by file information management， increase the problem awareness of petition background description， help the petition business department to introduce the verification mechanism， establish the petition tracking feedback and complete the file sorting.

Key Words： letter and visits; Arrangement; Problems; Solutions

在“十四五”期間需完善信訪檔案整理工作，使其真正成為助力信訪管理質量提升、促進社會和諧發展的內生動力。信訪檔案主要包括信訪事由、自然人或法人訴求、意見與建議等內容。對信訪事由的整理，有助于把握本土社會經濟發展中所存在的問題域。對意見與建議的整理，有助于為信訪接待與處置提供開放的視野，并增強信訪部門各項工作的區域植根性。在工作實踐中筆者感知到，信訪檔案整理工作若固守原有的模式與方式，將難以適應“互聯網+”時代下的工作要求，也無法充分挖掘信訪檔案資源來實現以上助力作用。因此，當前探討信訪檔案整理工作所存在問題就顯得十分必要。為了使該研究的立論更為具體，下面將結合社會發展中的經濟利益問題展開主題討論。

1? 相關研究述評

1.1 相關研究概述

目前，與信訪檔案整理有關的研究大量涌現，以下是對近3年來的研究成果進行概述：（1）有研究對“信訪”進行了概念界定，即信訪是指公民采用多種參與形式，比如電話、書信等和黨、社團、司法等之間人員建立聯系，表達自身的意見，要求各部門解決問題的一種行為。在概念界定的基礎上，該研究認為，信訪檔案管理是基于公民所提出的相應問題或者意見進行整理，并繪制成檔案，便于為相關部門的決策提供依據。信訪檔案管理工作的加強和完善，不僅是對整個信訪過程的記錄，還是對歷史的一種證明與保留[1]。（2）有研究立足于對具體的社會服務部門提出，按照《檔案法》的規定和要求應建立和健全信訪檔案資源體系。這樣才能正確開展信訪投訴工作、把握信訪處理方法、規范信訪投訴處理程序、縮短信訪投訴處理過程，進一步探索信訪問題的預防與解決方法，不斷提高信訪管理水平[2]。（3）有研究針對基層信訪部門的工作實際指出，由于現行相關法規中，還尚未建立完善的信訪檔案收集、整理、歸檔和管理等相關制度，所以很多信訪局在檔案管理中還存在重視度低、管理效率不高等問題，因此如何做好信訪局檔案管理工作至關重要[3]。

1.2 相關研究評析

以上研究所形成的問題具有一定的代表性，且研究者也從各自的工作視角提出了問題應對原則和方法，這對該研究的立論具有啟示作用。但筆者也需指出，在當前研究中固然能夠明確信訪檔案整理工作的重要性，但卻較少從特定的信訪議題入手建立具體的對策與方案，這樣就弱化了研究成果對信訪檔案整理實踐的指導價值。在我國深化各項改革工作的今天，群眾信訪事由從相對單一向多樣化方向演變。因此，只有根植于具體的信訪事由之中，才能明確信訪檔案整理工作中的目的設置、手段設計、效果評價。為了避當前研究中所存在的不足，該文將選擇國企混改中所存在的群眾信訪事由，提出具體的對策。

2? 信訪檔案整理工作存在的問題

由具體信訪事由所提供的背景下，信訪檔案整理工作主要存在以下4個方面的問題。

2.1 在信訪事由整理中問題域的邏輯關聯性缺乏

混合制改革成為了當前國企改革的核心內容，該項改革包括兩個方面的內容，即在國企中引入社會資本與國有資本向非公企業滲透，它們的目的都在于完善企業內部治理結構，提升市場經濟的發展活力。目前，在國企中引入社會資本成為了國企混改的主線。在該項改革實踐探索中，有部分國企職工向信訪部門反映了相關問題，問題主要集中在人事安排、薪酬分配等領域。筆者調研發現，在信訪事由整理中問題域缺乏應有的邏輯關聯性。這一問題主要體現為：信訪事由以時間為依次羅列的維度，信訪事由之間缺乏足夠的邏輯繼承性和關聯性。信訪檔案只是客觀表述了這些國企職工的利益訴求，但卻未能將這些訴求依照一定的邏輯關系建立普遍與個別的區分。在這種信訪檔案整理模式下，便難以為信訪部門提供有序的工作思路，也難以使上級機關部門從全局上把握國企混改所存在的職工利益問題。

2.2 在信訪意見和建議整理中一 一對應關系缺失

筆者發現隨著國企職工群體的日益成熟，他們在面對企業混改時擁有強烈的責任感與維權意識。因此，上訪職工在提出訴求的同時，也對國企混改需調整或糾正的制度安排提出了意見和建議。根據法經濟學原理可知，信訪部門在處置這類社會問題時應以降低交易成本為出發點。因此，信訪部門理應將職工意見和建議整理成冊，并依照相關程序反饋給國企和上級主管部門。然而，目前卻存在著信訪意見和建議在整理中一一對應關系缺失的問題，這就極大地影響到對這些意見和建議的有效性評價，甚至還會被國企管理層以無中生有的理由而不予理睬。同時，由于在信訪檔案整理中存在上述問題，也直接會影響信訪部門或上級主管單位的價值判斷與工作立場[4]。

2.3 在信訪事由的分類整理中有效識別標準缺位

需要指出的是，國企混合制改革是一項戰略舉措，在實踐探索中必然會打破企業內部現有的利益格局，一旦有人的既得利益被侵害也必然存在著表達訴求的意愿。這就要求，信訪部門應對上訪職工的各類訴求進行識別，而不是一概向國企管理層呈遞。目前，在信訪檔案整理中，存在著對信訪事由分類整理有效識別標準缺位的問題。具體而言，現行的信訪檔案整理方式無法為信訪部門提供問題篩選機制，從而使信訪部門處置相關問題時會產生逆向選擇的后果，這不僅在信訪處置工作中產生無效成本，也會間接縱容行為失范的職工以信訪來維護自己的既得利益。

3? 解決對策

根據以上所述，解決對策可從以下5個方面展開構建。

3.1 組建專項信訪檔案整理工作團隊

基層信訪部門在開展信訪檔案整理工作時需分清主次，應將主要精力投入到那些，影響該地區社會經濟發展的信訪檔案整理中來。以國企混改為背景的信訪檔案整理工作，便屬于影響該地區社會經濟發展的范疇。為此，應組建專項信訪檔案整理工作團隊。工作團隊的職責除了完成日常專項檔案整理工作，還需將工作延伸至實地調研和專人訪談之中。通過對目標企業進行實地調研，來充分把握企業管理層在面對混改時的工作思路，以及在對各部門的訪問中來把握其中所存在的職工利益問題[5]。所以，這就為信訪檔案整理提供了前置性經驗。在與專人訪談中不僅需耐性聽取上訪職工的訴求，還需聽取企業人事部門負責人的發聲，來主觀判斷檔案事由是否正當合理。

3.2 以檔案信息化管理促進事由分類

在前置性經驗的支撐下，信訪檔案整理工作團隊已經對該地區職工訴求的利益焦點有所把握，但將這種反饋信息落實到檔案事由分類整理之中，還需依賴于大數據析技術的支撐，這樣才能做到精準發力。為此，應以檔案信息化管理來促進上訪事由的分類。首先，信訪檔案部門應根據國企混改所產生的職工信訪事由制定分類標準[6]。筆者建議，分類標準的一級指標可以為轉崗分流事由、薪酬分配事由、勞動保障事由、其他事由，在此基礎上再根據所獲得的上訪信息給予細化建立二級指標。在將信訪檔案信息電子化后，便可在連續性概率分布圖中清晰獲取當前職工上訪事由的集中區域，并以普遍與個別的分類中整理上訪事由信息。在信訪檔案進行開發時，也應聚焦普遍所存在的事由信息。

3.3 增加信訪背景描述具化問題意識

信訪檔案整理工作的成效，最終應從其在很大程度上提升信訪部門的工作實效性中得到反映。因此，為了降低信訪事由處置人員在了解、把握相關信息的學習成本，在對信訪檔案整理中還應增加信訪背景描述來具體化相關工作人員的問題意識。由于信訪事由已經按照普遍事由與個別事由進行了分類，所以當前的信訪處置工作重心應放在解決普遍事由當中，那么在信訪背景描述中也應突出普遍事由的相關輔助信息，如企業背景、管理層的態度、勞資矛盾的集中點、職工的意見與建議等。在信訪背景描述中，信訪檔案整理團隊應主動對檔案資源進行開發，從中來尋找到勞資矛盾的集中點，并在前期的實地調研和訪談中提出勞資矛盾可能的發展趨勢[7]。

3.4 信訪業務科室協助引入核查機制

對于個別所存在的信訪事由，信訪檔案整理團隊為了提高信訪部門工作的效率，應在信訪部門業務科室的協助下，以核查的方式來佐證檔案信息的客觀實在性。具體的工作模式可為，信訪檔案整理工作團隊委派專人與相關業務科室人員前往企業調研，并重點訪問事由產生的企業部門，如企業人事部門、工會部門，從資方的角度來獲取對事由的佐證材料。同時，為了保護當事人的隱私，可以在線與上訪職工取得聯系并在問題提綱下詢問相關信息，并對從資方所獲取的材料證實與證偽。最后，信訪檔案整理工作團隊應根據自己的前置性經驗，以及結合對勞資雙方的訪談，對個別事由的客觀實在性進行評級，如評級為客觀真實、部分客觀真實、客觀真實性無法評價等，這樣就能為接下來的信訪工作處置提供參考。

3.5 建立信訪跟蹤反饋完備檔案整理

筆者認為，在信訪檔案整理工作中也需形成完整的閉環結構，這不僅有助于為今后的工作提供經驗，也能為評價信訪業務科室的工作績效提供歷史依據。因此，需建立信訪跟蹤反饋機制以完備檔案整理工作。在信訪部門信息化平臺的支撐下，信訪檔案整理團隊能夠共享專項信訪工作的處置流程，并及時獲取處置中的結果反饋[8]。在對信訪檔案整理過程中，應及時將結果反饋記錄在檔案附頁中，并對處置結果的質量進行定性評價，可定性評價為完全解決、部分解決、事態焦灼這三類。

參考文獻

[1] 連志英，古楠珂，周眙.我國公民利用檔案權利救濟制度之完善[J].檔案學通訊，2021（3）：71-77.

[2] 李立峰.基于和諧醫患關系下的醫院信訪檔案建設與利用研究[J].辦公室業務，2019（5）：50-51.

[3] 陳海花.信訪類檔案保管期限界定存在的問題及對策——以福建省莆田市為例[J].海峽科學，2018（2）：76-77.

[4] 張莉.芻議如何做好信訪局檔案管理工作[J].辦公室業務，2018（8）：99.

[5] 任明輝.河南省精準扶貧檔案管理現狀及對策研究[D].湘潭大學，2020.

[6] 李進軍.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].蘭臺內外，2021（11）：4-6.

[7] 李偉.基于精細化檔案管理的信訪穩定工作探究[J].科技創新導報，2020（18）：128-129.

[8] 王小娟，斯慶.數字檔案室建設過程中各類檔案數字化方法探究——以鄂爾多斯職業學院為例[J].文化創新比較研究，2019（17）：147-148.