社會保險業務電子檔案管理應用研究

魯冰

摘要：社會保險檔案承擔著為參保人“記錄一生、保障一生、服務一生”的重要職能，是維護參保企業和參保人合法權益的重要保證，是關乎民生、保障民生、改善民生的重要內容。隨著“互聯網+”技術的普遍應用，傳統的社會保險紙質檔案受地域、紙質媒介的限制，很難滿足不同地區、不同群體多樣化的需求，電子檔案具有紙質檔案無法比擬的超時空、易保存、易調取、易查閱等特性，正取代紙質檔案成為社會保險檔案的主要構成。社保業務電子檔案的管理應用成為新時期社保檔案管理的新課題。

關鍵詞：紙質檔案;電子檔案;電子檔案管理應用

中圖分類號：TP311? ? ?文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）21-0168-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

“社會保險檔案記錄了參保單位和參保個人申報、登記、續保補繳、稽核、等級核定、保費的收繳 和撥付情況、社會保險關系的注銷、轉移等工作的過程，這 些文件材料既是社會保險事業發展的歷史記錄，又是社會 保險工作的主要依據，也是社會保險工作重要的基礎工作，是確定參保人員具有享受社會保險待遇資格的重要依據。”[1]隨著社會保險事業的發展和完善，社會保險覆蓋群體日益擴大，社會保險業務檔案數量呈井噴式增長，檔案管理難度加大。同時伴隨著城市化進程的加快，社會保險異地轉移越來越頻繁，也給檔案的異地調取、隨時查閱帶來不便。加快和推進社會保險紙質檔案向電子檔案轉化，完善社會保險電子檔案的管理應用，將極大推動社會保險事業健康有序發展，促進社會保險經辦管理規范化、標準化、高效化，充分發揮檔案在完善國家治理體系、服務社會民生中的基礎保障作用。

1 傳統社會保險紙質檔案管理的弊端

1）檔案數量龐大、多頭管理，規范不統一。社會保險涵蓋了養老保險、醫療保險、工傷保險、生育保險和失業保險五大險種，每一類險種又有不同的參保群體，社會保險檔案不僅要為每類險種設置不同的檔案種類，又要針對不同參保群體建立單獨的檔案類別。社會保險檔案按照所屬經辦機構不同，秉承“誰經辦、誰管理”的原則，一般獨立分布在多個經辦機構不同的物理檔案室中管理。由于缺少專門的社會保險檔案行政法規和部門規章的指導，這就導致了各省、市及各個部門機構的檔案形成標準不統一、歸檔范圍不一致、管理方法不統一的檔案管理現狀。[2]

2）檔案管理簡單粗放，安全性差。社會保險檔案以紙質檔案為主，由于各社保經辦機構對檔案管理的重視程度不夠、缺乏必要的軟硬件投入，再加上檔案管理人員素質較低、業務能力較差，面對數量巨大、種類繁雜的檔案資料，疲于應付，缺乏一套完整統一的檔案管理流程和標準，該入檔的不入檔、該保存的不保存，導致檔案的有序性和完整性無法保障。同時隨著檔案保存年限和使用頻率的增加，社會保險經辦機人力、物力、財力有限，監管力度難以達到其所需要的程度，參保單位和個人查閱使用的過程中很容易造成紙質檔案的破損、隱匿、丟失，這將會給檔案信息完整有效安全造成極大地挑戰，也給社會保險事業帶來巨大風險。

3）檔案分散保存，調閱查詢難。由于社會保險檔案歸口不一、多頭管理，同一地區的不同險種的參保檔案分散于不同的檔案室分散保管、手工整理，且檔案室相對獨立，紙質檔案無法實現數據聯通、信息共享，參保群眾查詢檔案時往往需要前往隸屬不同部門的多個檔案室，通過人工檢索、人工查找、人工復印的方式，費時費力，造成群眾多跑腿，滿意度降低。由于人員流動性增強，根據業務需要，不同地區產生的社會保險業務檔案也分散保存在不同地區甚至不同省份。當一個參保群眾在不同地區、不同省份均有參保歷史時，查詢社保檔案可能就要輾轉多地區多部門才能調取到個人完整的、全面的社保檔案。傳統的社保紙質檔案無法滿足異地調取、一次辦好的需要，給群眾造成極大的不便。

2 社會保險電子檔案的特點和優勢

社會保險電子檔案是將業務經辦過程中產生的具有保存價值的電子數據信息，或是將原有的紙質檔案進行掃描或拍照，將相應的電子數據信息和文件影像導入計算機，并依托專業的檔案管理信息系統進行自動歸檔、立卷分類和數據處理。與傳統的紙質檔案相比，社保電子檔案具有如下特點和優勢：

1）社保電子檔案管理效率高。電子檔案依托信息化設備，能夠在業務辦結后隨時歸檔，或者通過網絡在完成記錄的同時進行自動傳遞和歸檔，“這樣一來，不僅歸檔速度大大提高，立卷準確性也能有所保障，不再需要用人工方式進行煩瑣費力的歸檔編排”[3]，可以避免文件因長時間不歸檔導致的漏歸、錯歸，保證了歸檔完整率。同時因為不需要人工方式進行煩瑣費力地歸檔編排，快速便捷，確保了歸檔正確率，為后期查找利用提供便利。

2）社保電子檔案存儲量大。社保檔案信息進行電子數據轉化后，不再受時間和空間的影響，一個地區多個經辦機構檔案館的幾十年的館藏檔案都可以通過數字化的手段存儲在電腦硬盤里，存儲量大，存儲時間長。紙質檔案轉化為電子檔案后，不會受到物理空間溫度濕度的影響，不會出現發霉破損蟲咬的情況。同時，電子檔案讀取方便，也不會因人為翻閱出現紙張折損、涂改、丟失的情況，具有較高的穩定性。

3）社保電子檔案利用率高。社會保險電子檔案應用計算機軟件技術，實現檔案信息的快速傳輸和充分共享，使文件資料在收集、存儲、分類、查閱等環節更加方便有序。縮短檔案信息的加工時間，能夠更短的時間內完成大量的檔案信息的加工處理，提高檔案信息的時效性;縮短檔案信息的檢索時間，快速定位、準確查找、自助下載、在線打印，提高檔案信息的利用率;縮短檔案信息的空間距離，實現檔案信息互聯共享，不同省份、不同地區、不同經辦機構的檔案信息均可通過網絡進行數據互聯、資源共享，參保人只需要一臺計算機一條網絡就可以調取多個參保地、不同歷史時期的參保檔案，對參保檔案進行動態維護，方便快捷。