某公司海外項目文檔管理系統(tǒng)研究

王小龍

[摘 要] 某國際公司于2016年編制了海外信息化規(guī)劃報告，在報告中明確提出海外信息化包含應用系統(tǒng)門戶、通用應用系統(tǒng)。其中，文檔管理軟件作為通用應用系統(tǒng)的一部分，包含在海外信息化規(guī)劃中。在建設順序與建設重點方面，該報告也提出通用應用和管理應用是海外應用系統(tǒng)建設的重點，應遵循先推廣和普及通用應用，再根據(jù)海外自身管理需求特點逐步完善管理應用建設和生產(chǎn)應用建設。因此，文檔管理軟件作為通用系統(tǒng)的一部分，在海外信息系統(tǒng)的建設中應作為優(yōu)先級較高的重點工作。其可實現(xiàn)對企業(yè)各類文檔資料集中存儲平臺化管理，支持海量文檔管理、高效搜索、權限機制，滿足不同層面人群的應用需求，提供在線編輯、預覽、共享、外發(fā)、版本管理、流程審批等功能。

[關鍵詞] 文檔管理;通用系統(tǒng);版本管理;共享

中圖分類號： G270.7? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ?文章編號：1674-1722（2021）16-0031-04

一、背景

現(xiàn)代企業(yè)的信息化管理要求以文檔管理為核心，協(xié)助用戶建立高效、安全的文檔集中管控體系，實現(xiàn)內部文檔通過統(tǒng)一平臺進行交互和傳遞，其中重點要實現(xiàn)對文檔生命周期的全程管理，以幫助組織建立起集中存儲、管理分享，高效安全的平臺[1]。

隨著國際公司海外業(yè)務的不斷拓展，從領導層到各部門崗位逐漸意識到在文檔收集、管理及檢索方面存在一定難度，因此通過信息化系統(tǒng)管理加強文檔管理，提高國際公司在文檔管理方面的水平[2];通過建立一套文檔管理系統(tǒng)，達成對文檔統(tǒng)一歸集、統(tǒng)一存儲、分級共享的目的。同時，該系統(tǒng)與其他系統(tǒng)互通互聯(lián)，體現(xiàn)集成優(yōu)勢。

當前各業(yè)務部門反映數(shù)據(jù)存在重復提報現(xiàn)象，信息利用效率較低，希望搭建一個系統(tǒng)解決信息一次提交、多人共享的問題，提高信息利用效率。

1.統(tǒng)一文檔存儲管理：建成一套國際公司文檔管理系統(tǒng)，將重要的文檔納入系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，同時提供檢索、共享等便于文檔利用的系統(tǒng)功能;

2.制定企業(yè)文檔管理標準：結合國際公司業(yè)務情況，制定文檔管理的標準及相關管理制度要求，為文檔管理提供管理標準及制度保障;

3.統(tǒng)一安全權限管理規(guī)范：符合國際公司對信息安全管理要求，既要保證文檔的安全性，同時也要符合文檔保密管理要求，讓文檔在安全合適的權限范圍內進行共享[3];

4.快速便捷地搜索文檔：提供便捷的文檔搜索利用功能，使得用戶可以方便地找到所需要的信息;

5.便捷高效的文檔協(xié)作：能夠快捷方便地進行文檔協(xié)作，代替郵件等發(fā)送較大附件，并能夠很好地分享于移動設備，同時通過更加便捷的方式與企業(yè)內外部人員進行文檔協(xié)作。

二、創(chuàng)新管理內容簡介

本次項目包含兩部分內容：一是國際公司文檔管控體系，二是國際公司統(tǒng)一的文檔管理平臺。如圖1所示。

（一）文檔管控體系

健全的文檔管理體系是文檔管理的制度保障，同時也是文檔管理系統(tǒng)能夠良好運行的基礎，因此，檔案管理體系必須符合以下要求。

1.要體現(xiàn)合理性、科學性。檔案管理的相關制度的制定必須以單位自身的實際情況為依據(jù)，從實際出發(fā)，考慮海外公司的業(yè)務及管理特點[4]。

圖1? 文檔管理體系與文檔管理平臺

2.實用性。管理體系具有可操作性，其制定必須以簡單明了、可操作性強為依據(jù)，使得工作人員在日常工作中能夠更好地堅持和貫徹相關的規(guī)章制度[4]。

3.堅持制度約束的雙向性。具體來說，就是既能約束領導又能約束普通員工。加強執(zhí)行力度，相關的規(guī)章制度一旦制定出來就必須嚴格執(zhí)行[5]。

（二）文檔管理平臺

IT系統(tǒng)是企業(yè)進行管理提升、達到管理目標的手段及工具。統(tǒng)一的文檔管理平臺應作為國際公司在文檔管理方面最主要的應用系統(tǒng)，應作為國際公司及其下屬機構提供文檔管理及利用方面的唯一入口。

（三）系統(tǒng)集成

由于目前國際公司已經(jīng)有多套信息系統(tǒng)對管理和業(yè)務提供支持，且各個系統(tǒng)均涉及一部分文檔管理的功能，因此，未來國際公司的文檔管理系統(tǒng)需要與各個系統(tǒng)進行集成或將其替代，將文檔管理系統(tǒng)作為統(tǒng)一的管理平臺進行集中的存儲、搜索和共享。項目中需要梳理各個系統(tǒng)對于文檔管理的邊界，并采用多種方式進行系統(tǒng)集成[6]。

（四）系統(tǒng)部署

針對國際公司下屬公司較多，且地點散布在世界各地的復雜情況，統(tǒng)一管理系統(tǒng)對于網(wǎng)絡連接、效率、安全性等方面有較高要求，系統(tǒng)采用分布式部署的方式，在總部部署主文檔管理系統(tǒng);對于具備一定規(guī)模且常駐海外的分支機構在當?shù)鼗騾^(qū)域中心部署文檔服務器，定期與國際公司主系統(tǒng)進行同步;對于項目組初期人員較少，且大多數(shù)人員在北京總部辦公的情況，可以直接使用北京總部主文檔服務器。如圖2所示。

同時，出于安全性角度的考慮，為了防止因突發(fā)事件等其他因素造成的服務器損壞，還可以使國際公司主文檔管理系統(tǒng)采用同城和異地備份的備份策略。

（五）信息安全要求

由于本系統(tǒng)未來會作為國際公司統(tǒng)一的文檔存儲，涉及的內容較多且多數(shù)為保密內容，故對于信息安全具有很高的要求。信息安全主要包括：登錄驗證安全、系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸安全、文檔訪問權限、離線安全、功能權限、服務器端存貯安全、審計策略及手段[7]。如圖3所示。

1.登錄驗證安全：要求符合中海油統(tǒng)一身份認證體系，采用統(tǒng)一認證的方式進行系統(tǒng)登錄。

2.傳輸安全：傳輸加密技術主要是防止信息在傳輸過程中可能發(fā)生的泄露風險，從根源上保證信息在傳輸過程中的相對安全。從表現(xiàn)形式上來看，主要有線路加密和終端加密兩種表現(xiàn)形式。線路加密指的是在不同的線路中設置相應的加密密鑰，這樣就可以有效防止信息在線路傳輸?shù)倪^程中發(fā)生泄露的現(xiàn)象[8]。

3.文檔訪問權限：根據(jù)定義對文件操作的權限進行系統(tǒng)控制，讓文檔在合適的范圍內進行利用。

4.離線安全：管控文檔在個人電腦上的安全，包括防拷屏、防拷貝、防打印、防止拖拽、防郵件發(fā)送等。

5.功能權限：系統(tǒng)配置權限的管理，防止通過改變后臺權限而改變個人對文檔操作權限的情況。

6.服務器端存貯安全：防止系統(tǒng)管理員直接從文件服務器上拷貝文檔，從而造成信息泄露。

7.審計策略和手段：系統(tǒng)需要提供詳細的操作記錄及報表，便于進行審計和操作追蹤。

三、創(chuàng)新管理成果與實施效益

國際公司的管理重點是對海外項目公司進行管理，所以本次項目的重點也應該是對于海外勘探、開發(fā)項目全生命周期所產(chǎn)生的相關文檔進行統(tǒng)一的存儲、管理及利用。對于生產(chǎn)階段的海外業(yè)務，要求對其日常生產(chǎn)運營環(huán)節(jié)中所產(chǎn)生的文檔進行統(tǒng)一的存儲、管理及利用。希望通過本次項目梳理出海外公司勘探、開發(fā)、生產(chǎn)各類型業(yè)務所需要管理的文檔范圍及管理模式，規(guī)范未來海外公司文檔管理。同時，將歷史產(chǎn)生的文檔進行整理，統(tǒng)一存儲到系統(tǒng)中，形成國際公司的知識資產(chǎn)，為后續(xù)業(yè)務開展提供歷史資料及信息輸入。

對于國際公司本部及各海外分之機構管理部門，通過本次項目可以將各部門的規(guī)章制度、日常重要的工作文檔、各類項目過程文檔等進行統(tǒng)一的梳理、管理和及時的共享，解決員工在文檔管理中的困難，為員工提供便利。

四、系統(tǒng)功能介紹

（一）文檔分類管理

平臺系統(tǒng)支持多級的文件分類體系定義，并能針對不同的文件類型定義不同的元數(shù)據(jù)屬性。對于文件類型的元數(shù)據(jù)的增加，不會影響到已經(jīng)創(chuàng)建的文件記錄。

（二）元數(shù)據(jù)管理

從全局視圖統(tǒng)一查詢與管理，統(tǒng)一規(guī)范元數(shù)據(jù)模型;面向對象，自由擴展元數(shù)據(jù);以模板導入對象和元數(shù)據(jù)定義;元數(shù)據(jù)繼承管理，滿足總部元數(shù)據(jù)向海外分之機構擴展;不同文檔類型的元數(shù)據(jù)管理;提供元數(shù)據(jù)擴展接口，與其他系統(tǒng)緊密結合。

（三）內容文件管理

文件管理主要實現(xiàn)對內容庫目錄結構的管理，對電子檔案、文檔文件、圖片文件等其他媒體文件的管理[9]，包括文件的提交、審核，對文件內容利用的申請、審批，以及對文件內容的評詁等功能。

管理員可以制定內容管理的目錄結構，并將不同的目錄向不同部門、分行進行授權。管理員也可在總社管理系統(tǒng)中對文件夾進行維護，包括新建文件夾、修改文件夾名稱、刪除文件夾、移動文件夾等。用戶可以對系統(tǒng)中的文檔進行管理，包括新建、刪除、修改、簽入、簽出、取消簽出、復制、移動、下載等操作，但需具有相應的操作權限的用戶才能進行操作。用戶權限可以分為兩個層面：對文件元數(shù)據(jù)的訪問權限以及對文檔內容的訪問權限。用戶可以查閱到具有權限的文檔清單，對于文檔內容的訪問同樣受到權限的限制，對于沒有權限打開的文檔，用戶可以發(fā)起申請，由相關的管理人員進行審批，審批通過后可授權處理。用戶可以將日常工作中產(chǎn)生的文檔按類別提交到文檔庫中，管理員對員工提交的文檔從格式、結構方面進行審核。文檔審核完成之后，平臺系統(tǒng)可以把文檔進行格式的轉換（HTML或PDF）及發(fā)布。

（四）文檔批量導入和導出

內容管理平臺系統(tǒng)提供批量文檔導入的功能，有權限的用戶可以通過系統(tǒng)提供的界面，把保存在Excel文件中的文檔屬性和存在在本地文件目錄的文檔文件導入到系統(tǒng)的文檔中心。

平臺系統(tǒng)提供批量文檔導出的功能，有權限的用戶可以通過系統(tǒng)提供的界面，把文檔中心的某個文檔或某個文檔目錄中的所有文檔導出到本地文件目錄中，文件屬性保存在某個Excel文件中。

（五）智能全文檢索

文檔管理平臺提供搜索服務以實現(xiàn)對文本數(shù)據(jù)的全文檢索;由于元數(shù)據(jù)的復雜性、平臺之間的異構性，平臺對文檔的搜索能夠有權限控制要求，其基本功能如下。

1.支持多種文件格式

系統(tǒng)支持XML、Doc、PDF、Txt等多種類型的文檔格式。

2.自動識別數(shù)據(jù)資源的語種和編碼

根據(jù)相應語種的語義字典，對文檔進行分詞處理;提供中英法德文等多種語言準確、先進、成熟的分詞技術。

3.搜索結果準確，搜索方式靈活多樣

可以支持自由文本檢索、字段檢索、參數(shù)檢索等靈活的搜索，包括根據(jù)來源、文檔類型、文檔大小、文檔語言等，以精確搜索結果。

關鍵詞的自動擴展：可按照同義詞進行擴展或按照下位詞擴展[10]。

（ 六）版本控制

1.提供強大的文檔版本管理功能，方便用戶對任一歷史版本進行追溯。版本控制和追溯功能同時支持元數(shù)據(jù)和文檔內容的處理。

2.支持為不同文件類型配置不同的編碼規(guī)則。

3.支持授權用戶對指定文檔進行升版并填寫升版相關的元數(shù)據(jù)，新版本文檔發(fā)布前，該文檔的有效版本仍是升版前的版本。

4.在對文檔進行升版后，系統(tǒng)自動將當前版本文檔設置到新版本中。

5.當一個文檔存在多個版本時，系統(tǒng)能準確捕獲該文檔的最新版本和用戶指定的版本。

6.支持維護每個文檔件的版本號，以便文檔在被查詢或檢索時其版本號可見。

五、結語

文檔管理系統(tǒng)的建設將是一個長期的、逐步發(fā)展和不斷自我完善的過程。本次項目實現(xiàn)了如下三個目標。

1.以海外公司油氣資產(chǎn)的全生命周期管理為重點，搭建一套文檔信息管理平臺進行統(tǒng)一管理，做到文檔信息的統(tǒng)一歸集、統(tǒng)一存儲、分級共享;

2.通過檢索、分享等手段，將文檔轉換成可利用的信息，發(fā)揮文檔價值，提高工作效率;

3.建立國際公司文檔管理標準及制度，促進文檔的標準化管理，為更好地利用文檔提供保障。

參考文獻：

[1] 文檔集中管控.https：//baike.baidu.com/item/%E6%96%87%E6%A1%A3%E9%9B%86%E4%B8%AD%E7%AE%A1%E6%8E%A7/775343？fr=aladdin[OL/Z]

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