物聯網技術在檔案數字化管理中的應用分析

劉俊

摘要：目前我國經濟和科學技術進入到突飛猛進的發展階段，很多行業的都運用了當今比較先進的科學技術來推動生產。其中隨著計算機技術的發展，誕生了物聯網技術，近些年來物聯網技術在各行各業的應用程度不斷加深，隨著物聯網的廣泛應用，很多領域的生產和發展水平都在不斷地上升。目前在檔案數字化管理領域關于物聯網的應用程度還不是很普遍，但是物聯網對于檔案的數字化管理是有著十分重要的推動作用，通過對物聯網技術中的技術手段和專業概念進行有效分析，有助于推動物聯網技術在檔案數字化管理中的應用，為我國整體產業的數字化和一體化發展提供新的解決策略和方法。

關鍵詞：物聯網技術;檔案數字化管理;檔案管理;應用分析;

引言

由于目前全球經濟的升溫和我國經濟長期更快更好地發展模式之下，形成了經濟全球一體化的發展態勢，我國對于工業信息化和自動化的應用水平不斷增高，其次是科學技術在我國經濟中發揮的作用也越來越大，極大程度上改變了我們原有的生活和工作方式。物聯網技術是目前計算機技術中一個新興的研究領域，具體是通過將傳統的計算機技術和無線通訊技術、數字電路技術進行了全面的融合，其中也應用了一系列其他的先進技術，最終形成的一門具有高度自動化和信息化的應用技術。目前物聯網技術在我國的應用情況非常的廣泛，涉及到人民群眾日常的生活起居以及辦公等活動，較好的發揮物聯網在生活中的普遍應用，能夠在很大程度上提升人民群眾進行日常生活以及生產生活的質量與效率。軍事領域也普遍的應用了物聯網技術，實現了武器裝備以及監測設備的一體化運行，從很大程度上提升了我國的軍事水平和國防實力。物聯網技術在檔案數字化管理當中的應用情況目前還比較匱乏，通過對物聯網技術進行全面的分析，探究在檔案數字化管理中具體環節的應用前景，對于檔案數字化管理的水平提升具有很大的幫助，也能推動相關產業的智能化與自動化發展。

一、簡要概述物聯網技術概念及其特征

（一）物聯網技術概念

物聯網技術就是將網絡技術應用到世間萬物的一門與計算機科學直接相關的技術領域，通過網絡技術組成物聯網再把感應器嵌入到具體設備當中，包括油網、電網、路網、水網、建筑等等當中，將互聯網和物聯網整合到一起，實現人類社會和物理系統的有機融合。超級計算機群對于整合網絡的人員和設備信息可以進行實時的管理控制，加以精細動態的管理方式，可以有效地提高資源的利用率和生產力的水平，改善人與自然的關系。從簡單的角度來講，物聯網技術就是實現物與物、人與物之間的信息傳遞與控制的技術手段。物聯網具體應用包括傳感器技術，RFID標簽、嵌入式系統技術、智能技術以及納米技術等。

（二）物聯網技術特征

首先物聯網具有廣泛性和時效性。廣泛性主要是指物聯網利用無線互聯網技術傳輸，所以具有廣泛性這種特點，同時物聯網的應用領域十分的廣泛，這是另一種層面上的廣泛性。目前在科技領域以及在檔案管理、教育、醫療和交通等等領域都有對物聯網各種程度的應用。時效性只要是指物聯網在進行信息傳輸和控制的過程當中，信息的傳遞速率非常快捷，對于信息的獲取也具有時效性的特點。

其次，物聯網具有智能和自動化的特點。智能化主要是指在物聯網的具體應用過程當中能夠實現對于物品的模式識別和控制功能，具有較高的信息處理和信息傳遞的能力。自動化特點主要是指在應用物聯網技術的過程當中，例如在實現檔案數字化管理模式的時候，可以在無人的情況下進行運轉，不需要人員的干預，可以實現二十四小時無間斷的運轉工作。

最后，物聯網技術具有包容性和創新性的特點。包容性主要是指物聯網技術中含蓋了很多其他的核心關鍵技術，涉及不同的而科學技術原理，例如射頻識別技術、信號處理技術和網絡通信技術等等一系列先進的科學技術，而且物聯網技術在網絡載體方面也是多種多樣的，因而物聯網的包容性的具體體現就是將不同領域和不同行業的技術手段有機融合在一起。物聯網的創新性主要是指物聯網的技術手段中，不是將其他現有的科學技術手段簡單的拼湊在一起，而是運用創新思維，研發出適應應用環境的操作系統和控制系統。物聯網在各行各業的廣泛應用給予我們一種全新的思考方法，實現了物理世界和信息世界的有機融合，引領了未來科技產業和信息時代的創新步伐。

二、簡要概述檔案管理的當前狀況與存在的問題

檔案管理是目前幾乎所有的企事業單位都需要的一項應用型管理環節，在很多的教育環節上，檔案管理的進度和水平直接決定著教育的進度。例如醫療管理領域當中，在實際的檔案管理任務，需要對日常的教學、培訓以及科研所需要的資料與檔案進行管理，有效地檔案管理可以對醫療事業的發展貢獻積極作用。檔案主要是涉及日常工作和生活當中所產生的文字、圖像以及圖片等信息，進而對這些信息進行細致的分類存放與管理。在醫院的日常活動和工作當中，產生的各類信息都是重要的文檔信息，對于這些信息的妥善保存和分類工作是有著很大的必要性的。

傳統的行業中，檔案管理通常存在著零散化的特征，所以在日常生活和工作當中即使是進行細致的管理和分類，也很難在真正需要這些檔案信息的時候能夠在第一時間獲取得到，在醫院檔案管理的場景當中，將會拖延醫療教學以及醫療研究的實際進展，有可能還會造成更不利的結果。物聯網是信息化時代的一大重要科學技術成果，在物聯網技術的日趨成熟化發展中，不同產業都或多或少的應用了物聯網技術，使得相關的技術水平得到了明顯的提升，物物相連而成的物聯網可以實現各行各業中各個環節的相互促進，對行業發展具有積極作用。目前企事業單位在運用物聯網技術來實現檔案數字化管理的過程中普遍存在以下幾點問題：

（一）機制不完善

目前物聯網技術在大多數行業當中的應用程度還不高，因此很多企事業單位在運用物聯網技術的時候缺乏相應的機制，使得物聯網技術的應用效果不佳。很多時候物聯網技術的有效應用，都需要完善的信息傳輸機制和控制機制來協同工作，因此某個機制的不完善很容易影響到整項技術的應用水平。

（二）信息化水平不高

當前社會不斷的向信息化和自動化方向發展，若要全面普及物聯網技術在檔案數字化管理中的應用，就要提升企事業單位的信息化水平。信息化水平的不高通常會導致操作步驟繁瑣，在部門間數據和檔案的傳輸過程中效率不高，且容易發生檔案丟包的現象發生，阻礙企業科技化程度和應用水平的提高。

（三）員工信息化素養不高

物聯網技術作為一門先進的科學技術手段，對于員工的信息化素養和專業水平有著較高的要求。目前大多數的企事業單位檔案管理從業人員普遍采用傳統的檔案管理模式，信息化素養不高，導致對于物聯網技術的應用水平不到位，最終使得物聯網技術沒有發揮真正的應用效果。此外，許多的企事業單位在招聘員工的情況下不考慮物聯網技術人員的素質和水平，很難使得員工之間能夠協作，更無法滿足物聯網技術的應用要求。

三、物聯網技術在檔案數字化管理中的實際應用

（一）推動檔案數字化管理一體化發展

檔案管理中實現一體化的發展就是將文檔進行統一的管理，通過對文檔的分類和控制實現文檔資源體系。物聯網技術在檔案管理一體化中可以提供很多的支撐作用。

1.物聯網技術實現文檔管理的一體化。物聯網從根本上是實現人與物、物與物之間的信息傳遞過程，利用這種技術實現方式可以實現對于文檔全周期的管理。此外，物聯網可以有效地提供檔案室和檔案館之間的有效對接，實現對于檔案的全方位管理。利用物聯網對檔案進行管理，可以充分挖掘檔案中所存在的內在價值，實現對檔案的全面數字管理模式。利用物聯網實現對于檔案價值的充分挖掘，可以促進檔案管理環節的數字化建設水平，對于后期檔案形成和移交環節都有幫助，有助于化解矛盾。

2.利用RFID技術對實現對于檔案的整合。在傳統的檔案管理模式當中，需要人工對檔案進行標簽設置，標簽本身所含的信息量比較小，由于長時間人為的翻閱和查找工作，很容易造成標簽的丟失。應用物聯網技術對檔案進行管理，就可以對電子標簽當中所含的信息量進行充分的擴充，并且電子存儲的形式不會導致標簽的丟失，大大延長了標簽的使用壽命和應用價值。電子標簽技術也在隨著科學技術的發展 而不斷革新，目前RFID標簽技術成為目前檔案管理中最為理想的應用方式。RFID標簽可以把文檔中很多的信息都保存在電子標簽當中，并且通過計算機和數據庫實現標簽和電子文件系統的有效契合，最終實現檔案管理的系統化水平提升。電子標簽在檔案信息化管理中具有整合作用，相比于傳統標簽而言，不會存在機械磨損或者人為因素的磨損，目前已經成為檔案數字化管理最為理想的應用方法。

（三）推動檔案數字化管理智能化發展

物聯網這項網絡技術擁有自動化和智能化的特征，因為物聯網系統本身就可以實現對于物體的有效識別，并通過識別功能實現對于物體以及檔案的后續定位以及監控功能，以此可以實現對于檔案的全周期管理。在檔案進行識別和分類之后，可以根據檔案檢索和使用情況進行整理，最后實現門禁和安全系統。

1.檔案數字化管理中RFID技術的有效使用。檔案管理的過程當中可以使用RFID設備對于不同檔案的電子標簽進行快速的掃描識別，進而對檔案中的索引信息和檔案的基本信息進行有效的提取。另外應用物聯網技術可以實現對于大量檔案的索引信息進行有效地閱讀，并從中找到需要的信息。RFID閱讀器可以和使用者進行簡單的交互工作，根據檔案的電子標簽可以讓使用者能夠快速找到需求的檔案或者檔案中所帶有的答案，極大的豐富了使用者的體驗。此外利用物聯網技術可以實現對于檔案的清點工作，實現檔案管理的自動化和智能化。

2.物聯網系統提供自助服務的可能性。在應用物聯網技術對相關的檔案進行分析處理的時候，物聯網系統可以根據數據庫里檔案的具體信息并且和電子標簽中的信息進行比對識別，以這種方式實現對于檔案的智能識別。這種實現方式可以很好的滿足使用者的具體需求，還可以實現對于檔案的有效管理，發掘檔案中可能存在的數據價值。另外還可以將智能識別系統和檢索系統有機融合起來，也可以加強和專家系統之間的有效鏈接，利用門禁系統，就可以實現對于用戶身份的有效識別，通過在數據庫中設計不同用戶的具體權限，就可以實現對于檔案檢索的全方位自動化處理，為物聯網智能系統的的構建以及后續自助服務的實現提供了充分的可能性。

（四）推動檔案數字化管理自動化發展

物聯網可以結合傳感器技術，將檔案進行前期的處理工作，形成電子標簽，并將檔案整體進行實體化存儲或者電子存儲，就可以實現對于檔案的全周期全方位管理。物聯網通過對于電子標簽的生成方式進行管理，對于檔案的存儲條件并沒有很高的要求，電子標簽可以代替檔案本身成為有效地載體，更有利于實現檔案數字化管理工作的自動化，實現對于檔案信息的有效采集，最終實現檔案管理工作的科學化和自動化發展。此外物聯網本身具有較高的數據感知能力和，所以在檔案管理的收集以及信息反饋方面有著有利的影響。從應用的角度來展開，自動化的信息傳遞系統可以協調處理不同處理器的信息，再通過傳感器的節點來提升檔案庫房的管理水平，對網絡層和信息處理系統進行自動化水平的提升，可以實現庫房個中層面上數據的控制，例如對庫房溫度的智能調節，就可以通過物聯網實現自動控制，不需要人為的進行干涉。

（五）物聯網助力安全高效的檔案管理

物聯網技術可以和數字加密技術以及門禁系統進行聯動，實現安全高效的檔案管理。通過數字加密技術可以實現對于檔案文件的加密，保障文件的安全性，外部沒有訪問權限的人將無法訪問檔案信息以及檔案的索引信息，通過采用先進的文檔加密技術可以防止文件的竊取，保障檔案的安全。在此之外，通過門禁技術可以實現人臉識別系統的研發，在檔案管理人員進入檔案室的時候就可以快速的識別身份信息，方便工作的展開，此外也可以防止外部人員進入檔案室。具體做法是在數據庫中提前設置好檔案管理人員的權限和可以瀏覽的檔案范圍，這樣的話可以動態化以及實時地核對文檔管理人員的信息，保障檔案的安全性。物聯網技術可以充分整合檔案室中各項系統的協調，實現在具有權限的工作人員進入到檔案室的時候，就可以實現權限識別，后續在進行相關檔案的調用的時候，可以在數據庫中留下日志信息，日志信息可以包括所調用的檔案、瀏覽時間等等詳細信息，這樣可以方便后續的監督，在發現檔案泄露等問題的時候就可以及時查看日志信息來查找原因，方便審查工作的進行。物聯網技術的充分應用，有助于各個技術的有效融合，促進檔案的安全高效管理。

結束語

目前隨著我國經濟和科學技術的不斷發展，出現了很多的先進的科學技術成果，其中物聯網的發展也取得了很多的成效。物聯網技術在社會中的應用層面很廣，涉及人民群眾日常的生活和生產生活，為人們帶來了很多實打實的好處。物聯網這門新興的技術目前在檔案數字化管理方面的應用還不是很廣泛，很多企事業單位在應用物聯網技術的過程當中，存在著信息化水平不高、對于物聯網技術了解不深等一系列問題，因此需要針對檔案管理工作的實際需求和物聯網技術的特征特點，實現物聯網技術在檔案數字化管理方面的有效應用，包括做到檔案數字化管理的一體化、自動化以及智能化發展，最終實現完全自助式的檔案管理模式。

參考文獻：

[1]李月娥，周曉林，賈玲，嚴悅，陸江.物聯網環境下智慧檔案館的檔案實體管理與服務模式研究[J].北京檔案，2017（01）：20-23.

[2]李青.基于物聯網技術的智能化檔案管理研究[J].自動化與儀器儀表，2018（08）：44-46+50.

[3]秦蓀榛. 基于物聯網技術的檔案館實時自動盤庫控制系統[D].南京師范大學，2014.

[4]宮艷艷.基于物聯網技術的檔案智能化歸檔管理分析——以抽水蓄能電站檔案管理為例[J].城建檔案，2021（03）：57-58.

[5]肖龍坤，廖建清，洪毅姜，顏志堅.基于物聯網技術的醫院在用醫療設備智能租賃系統設計與應用研究[J].中國醫學裝備，2020，17（11）：113-117.

[6]胡紅霞.物聯網技術在高校檔案管理模式轉變中應用措施研究[J].蘭臺內外，2020（03）：13-14.