從歸檔過程談高校基層學籍檔案管理工作

劉玉紅

摘要：學籍檔案是畢業生在高校期間取得一定學識水平的客觀記載，真實地體現了學生在校階段學習及綜合素質能力方面的發展狀況。高校學籍檔案關系到畢業生的切身利益，也是高校檔案資源的重要組成部分。本文重點以高校基層學籍檔案的歸檔過程為著眼點，分析目前高校學籍檔案管理工作所面臨的主要問題，并提出了有關建議。

關鍵詞：學籍檔案歸檔過程問題建議

一、高校歸檔學籍檔案管理的內容

高校學生學籍檔案主要包括了學生錄取入校的時間方式、在校期間的思想表現以及各科考試成績和科研成果。[1]學籍檔案的其他門類，如新生入學登記表、報到存根、畢業生登記表等，由在校期間的所屬院系負責整理存放、定期豐富檔案內容，畢業時由院系負責發派到相應的人才市場檔案管理部門，畢業生的錄取花名冊、學籍表和成績表畢業合影照片這幾部分學籍檔案，則由學校招生處、各院系匯總，按照整理要求，統一立卷歸檔移交至檔案館永久保存，作為日后查證畢業生學歷真偽的重要依據性材料。

二、學籍檔案的重要性

高校學籍檔案與學生個人未來發展關系密切，畢業生考研考博、軍隊提干、出國留學、遷移戶口、補充檔案材料、補辦學歷證明書、單位學歷審查、干部提拔等工作生活的方方面面，都需要高校畢業生在校學籍檔案的協同查證。如，在今年洛陽市全面開展的各縣區教育人員的學歷認證工作，學校檔案館為廣大畢業生出具了大量真實、依據性的檔案材料，為學歷認證工作的有序開展提供了有效保障。

三、學籍檔案的整理及歸檔要求

做好原始材料的收集、整理及立卷歸檔工作，是確保學籍存檔原始材料完整、齊全的前提。以我校檔案館學籍檔案歸檔工作為例，以下是我校近年畢業生學籍檔案整理歸檔流程及要求。

（一）歸檔范圍

應屆本科生、專科生（包括成人教育）畢業學籍表及成績表。

（二）組卷、排序

學籍表、成績表均以班級為基本單位，一個班級統稱一卷。每一卷中材料均依照學生學號升序先后排列，每位學生的學籍表在上，成績表在下。

（三）質量檢查

核對班級畢業生人數，檢驗學生學籍表上畢業證號、學位證號等基礎信息是否填寫，存檔材料是否齊全完整，以及審批手續是否完備（在學籍表上加蓋學院行政公章，成績表上除加蓋學院行政公章外，還需加蓋學校教務處學生成績專用章）。

（四）編寫頁號

凡是有文字的頁面，都要編寫頁號。頁號編制在右下角，用鉛筆整齊書寫，每卷（包括由于班級人數多的原因一個班拆分成兩卷的）從第一個學生學籍表所在頁開始編寫一個流水號（1，2，3……）。

（五）編制封面、卷內目錄

1.編制封面

以“××學院××專業××屆本（專）科生（成人教育生）××班（號）學籍、成績表”的格式為題名。

2.編制卷內目錄

序號是卷內所有學生檔案材料排列的順序號。從“1”開始，一位學生對應1個序號。頁次是每位學生學籍表對應的頁號，末尾一位學生需填寫對應學籍表成績表首尾二個頁號，二個頁號間用“-”分隔，例如89-90。備注是對如學生退學、應征入伍、無畢業證書、無學位證書等特殊情況的說明，中途退學的學生也需將其學籍表和在校期間的成績單添加在相應班級里。

3.填寫備考表

如有休學、復學的特殊情況，備考表需在注明該學生的姓名、學號，以及對該情況的解釋說明，無特殊情況的可以不填寫。但每個班級均要在卷末附帶一張備考表，放置班級最后一頁，輔導員和兼職檔案員需分別在備考表整理人和檢查人欄簽名。

4.組卷

每班級為一整體，依照封面、卷內目錄、學籍表成績表、備考表的順序有序排放，每卷不需要裝訂，以活頁形式用夾子固定即可。

5.移交手續

（1）由兼職檔案員檢驗材料齊全、準確后，按照本科、專升本、專科的班級排列順序填寫移交清單，一式二份，由學院檔案負責人簽字，加蓋學院行政公章后，與歸檔材料一同移交至檔案館，經檔案館查驗符合歸檔要求后，交接雙方在移交清單表上簽字蓋章，并各留存1份備查。

（2）電子版卷內目錄以“××屆××學院學籍檔案卷內目錄”為題，電子版移交清單以“××屆××學院學籍移交清單”為題，U盤復制移交檔案館。

四、學籍檔案歸檔過程存在的問題

高校學籍檔案跨部門較多、形式多樣，在實際收集、整理、移交、存檔過程中往往容易出現問題，重視問題所在，對于抓好并持續提高高校學籍檔案的質量十分必要。

（一）師生檔案意識薄弱

因為檔案發揮作用的“滯后性”，導致了高校教師和學生對于學籍檔案管理意識不強，認為學校檔案管理工作無足輕重，因而工作缺乏積極性，消極應付，出現諸多問題。比如，相關畢業生輔導員沒有在學生入學時及時填寫學籍表相關信息內容，而是等到畢業前再填寫，而學生學習過程中會經歷轉專業、分方向、更換輔導員等情況，導致個別學籍異動尤其是中途退學的學生學籍表被遺漏。許多院系兼職檔案員對于學籍檔案的歸檔僅僅理解為是一個簡單的收集過程，不仔細閱讀整理要求，不能規范整理畢業生學籍檔案。學籍表學生照片個別沒有貼上，畢業證號、學位證號沒有填寫，導致這些未來學歷勘驗非常重要的信息出現缺漏，甚至出現學院行政公章未加蓋、卷內頁碼與目錄不一致這種小問題，都在背后反映出相關教師對學籍檔案的輕視。

另外，由于學生本人檔案意識本來就很薄弱，認識不到學籍檔案的重要性和嚴肅性，所以填寫學籍表也非常隨便，往往字跡潦草、模糊難辨，不配合學校教師提供有關檔案信息，平時對自己的學籍檔案不聞不問，等到面臨難題時才想起檔案的益處。檔案館工作人員經常接到學生問詢自己一二十年前畢業的檔案在何處的電話，這給學生工作以后的檔案審查造成了很多困難，也對高校學籍檔案管理造成一定的不良影響。

（二）檔案管理人員設置不嚴謹

高校學籍檔案的收集整理過程跨部門較多，需要教學及部門管理人員共同參與。學校檔案館在和各院系溝通后，各院系都設置有檔案負責人和兼職檔案員，不過，在基層整理工作過程中，兼職檔案員通常都是由院系里的行政職務人員來兼任。因為兼職檔案員本職工作就已經比較忙碌了，也沒有相關學科的知識水平和理論素養，對畢業生信息情況知曉甚少，交由輔導員統籌整理，則輔導員流動性較大，管理職責范圍不清，易導致部門內對已發生的問題相互拈輕怕重、彼此扯皮，常常無法根據學校檔案管理工作要求及時有效完成學籍檔案管理的歸檔工作，客觀上導致了學生學籍檔案管理工作的不規范。

（三）缺乏制度約束

高校領導層面對檔案管理不夠重視，使得高校學籍檔案管理缺少能夠對檔案管理相關工作人員制約的一系列嚴格、規范的規章制度，檔案管理人員欠缺工作積極性，歸檔過程拖慢，問題不斷。檔案館工作人員需要多次提醒兼職檔案員歸檔學籍檔案問題所在，反復修改，甚至出現學籍檔案丟失，不得不緊急聯系畢業生重新補充的問題，嚴重影響了學籍檔案的存檔進程和學籍檔案的質量。

（四）歸檔范圍不能滿足需要

順應時代發展的需求，用人單位側重考量學生的綜合素質能力水平，這些能反映其能力水平的檔案信息基本都應留存在畢業生個人檔案里，檔案館并未歸檔保管。一旦出現畢業生由于對本人檔案關注不夠丟失個人檔案的情況，用人單位要求畢業生補辦相關檔案材料，高校檔案館就遠遠不能滿足其實際需求，因為檔案館留存保管的僅有畢業生錄取審批表、學籍表和成績表，這些內容平淡、形式雷同的檔案材料過于簡單，無法體現學生綜合素質，為畢業生未來工作生活帶來一定的困擾，也對高校學籍檔案管理造成諸多不良影響。

（五）檔案管理方式偏傳統

許多高校的檔案管理工作未能做到全面信息化，傳統的檔案歸檔查詢方式在基層管理工作中使用居多，檔案管理人員習慣于舊的整理方式，不愿大膽突破，在檔案的收集整理過程中，側重于紙質化的整理及查詢工作，工作效率降低，處理程序煩瑣。而信息化管理工作也僅僅局限于在對基本信息內容的存儲備份上，并不能切實發揮學校學籍檔案工作的科學管理功能，尚未形成比較現代化的電子檔案管理信息模式，嚴重降低了學生學籍檔案的準確性和時效性，影響了學籍檔案的利用效果。

五、有關學籍檔案管理工作的建議

（一）宣傳為先，提升檔案意識

檔案意識是指人們對檔案的基本性質、價值的理解以及對檔案工作的基本性質、關鍵地位和意義的認識。[2]檔案管理部門要著力提升高校教師的檔案意識，積極做好學籍檔案管理的宣傳工作，利用每年的“國際檔案日”，主動進行宣傳推廣，使高校檔案工作者逐步意識到學籍檔案的重要性，帶著高度的社會責任感按時、正確、完整地收集、整理。在新生入學和畢業前夕，利用櫥窗宣傳、專題講座、發行宣傳手冊等多種渠道，來宣講和推廣檔案知識，使學生更加熟悉檔案的歸檔內容，認識檔案的依據性、憑證性和不可替代性，進而意識到自己的學籍檔案關乎自己從上學到就業的全部過程，本著對自身負責的態度，為個人的檔案提交更真實、完整的檔案材料，從而全面使學校學籍檔案管理工作從被動管理變為師生主動配合。

（二）強化制度管理，增強激勵效果

科學、合理、健全的高校學籍檔案管理機制，能夠為學生學籍檔案工作的順利有序開展提供重要保障，因此高校檔案管理行政部門應當從學校實際狀況出發，依照《中華人民共和國檔案法》《高校檔案管理辦法》，對學生學籍檔案的收集整理、立卷歸檔、移交保管以及管理利用等所有流程都制訂出一整套管理規定，以做到有據可依、有章可循。[3]高校領導管理層要對學生學籍檔案進行重點監督和指導，把學籍檔案歸檔工作納入部門目標考核之中，與部門、院系績效考核機制掛鉤，設立專項資金，獎勵學籍檔案歸檔工作先進人員，對在工作中漫不經心造成檔案損毀遺失的人員進行相應的教導和制度處罰，把檔案管理人員的積極性充分激發出來。

（三）完善檔案管理網絡，強化隊伍建設

高校應形成以校領導為檔案主管責任人，黨政辦公室主任為檔案負責人，專職檔案工作人員為檔案管理督導，各部門、各學院班子領導為學籍檔案立卷責任人的檔案管理網絡，認真執行有關學籍檔案管理規定。高校的檔案管理部門也要利用專職檔案管理人才，對兼職檔案人員進行檔案業務知識的培訓，讓其逐步掌握檔案法律規范，了解必需的檔案知識，形成嚴肅認真的工作作風，充分認識到自己面對的不僅僅是檔案，更是每一名畢業生的未來前途。此外，鑒于學生對本班同學學習生活動態關注較多，建議學籍異動檔案由一位學生檔案管理員負責[4]，定時對本班學生學籍異動信息及時進行更新，有效避免退學學生學籍檔案遺漏的情況。

（四）推進信息化系統建設，提高規范化水平

根據有關調查數據反映，學籍檔案信息是使用頻率最高的高校檔案內容，使用利用率高達88%以上，我校檔案館每天受理的有關學籍檔案查閱利用事項，占日常工作比重80%以上。隨著高校發展進程的逐步推進，高校在校學生總量將逐步增加，這就使得傳統性質的學生學籍檔案管理模式已經不再適合學籍信息數據增長的形勢。學籍檔案管理的信息化建設是提升檔案管理工作效率、促使管理環節優化的一種重要手段。[5]為此，高校檔案工作領導人員必須積極與專業科研公司合作，引進一套適合本校實際需求的先進的學籍檔案管理系統軟件，實現學生學籍檔案線上收集、錄入、查詢、反饋等功能，并由專業技術人員負責定期進行系統后期維護和升級，保障系統運行狀態。檔案管理部門可以通過項目投標，把歷屆畢業生的學籍檔案信息外包給服務公司進行數字化掃描，將條目信息錄入其相對應的檔案管理系統里，檔案管理人員對兼職檔案人員進行檔案管理系統的操作培訓，通過微信群推送著錄流程操作視頻，使其掌握應屆畢業生檔案線上錄入系統工作。如此，簡化歸檔流程，既縮減了兼職檔案人員工作內容，又大大提升了檔案管理部門畢業生學籍檔案歸檔效率，同時也給查閱利用人員帶來了便利的信息查閱服務，實現電子檔案的高效管理。

（五）擴大歸檔范圍，滿足利用需要

學生學籍檔案在用人單位招聘人才以及今后組織提拔、干部任用方面起著重要作用，用人單位越來越側重考查學生綜合素質能力水平。因而，高校檔案管理部門可以適當擴大歸檔范圍，增加能體現和涵蓋大學生在校期間綜合素質能力部分的檔案，比如道德修養、技術特長、科研創造、專業論著等檔案信息，在畢業生檔案缺失的情況下，能夠最大限度地滿足反映學生素質能力的需求。

綜上所述，學籍檔案對學生個人生活和高校發展都有著重要的利用價值。高校要重視對學生學籍檔案的管理，科學規范檔案管理體制，提高學生的學籍檔案管理的意識。各職能部門也要切實負起責任，嚴格遵守學校學籍檔案管理工作規章制度，認真做好檔案管理信息傳遞過程中的各項銜接工作，真正發揮檔案管理服務學生、服務社會的功能。

參考文獻：

[1]張璇.加強國際交流與合作促進高職教育國際化——高等職業院校“雙高”建設過程中國際交流與合作的實踐探索[J].中外企業家，2020（16）：182-183.

[2]尹美京.檔案意識與檔案工作的關系之我見[J].檔案學通訊，2008（3）：83-85.

[3]安華.淺談高校學籍檔案管理模式[J].黑龍江史，2014（15）：133.

[4]完善高校學籍檔案管理方式的相關探索[J].傳媒論壇，2021（11）：140-141.

[5]逢麗東.東北抗聯數字文獻檔案集中管理模式[J].邊疆經濟與文化，2019（5）：117-118.