關(guān)于企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理的思考

作者簡介：張欣（1992— ），女，漢族，江蘇揚州人，中級會計師。主要研究方向：企業(yè)財務(wù)管理。

摘 要：物資采購過程牽涉面廣，涵蓋了多方主體的權(quán)責。因此在這一模塊的工作中，必須有一套全過程監(jiān)督管理模式。高效、綜合運行這些監(jiān)督機制才能取得良好的效果。文章就物資采購監(jiān)督與管理進行論述，其目的在于立足制度建設(shè)，強化物資采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)的職能交叉監(jiān)控，使物資采購過程的監(jiān)督從他律走向自律。

關(guān)鍵詞：物資采購;監(jiān)督與管理;招標價格

物資采購作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營價值鏈主鏈條的首要環(huán)節(jié)，管理好采購對降低企業(yè)生產(chǎn)運營成本和維護安全、穩(wěn)定生產(chǎn)具有重要影響。但如果企業(yè)不放眼于市場做好開發(fā)新供應(yīng)商的準備，并建立規(guī)范的合格供應(yīng)商準入辦法，僅滿足于既定供應(yīng)商的供給交易，不充分比價議價，長此以往會使供應(yīng)商缺乏有效競爭，甚至“坐地起價”。因此，企業(yè)必須加強該環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，有效控制采購成本和材料質(zhì)量。文章以石化倉儲企業(yè)為例，說明此類情況。

一、企業(yè)加強物資采購監(jiān)督與管理的重要性

（一）可以同時實現(xiàn)穩(wěn)產(chǎn)保供與創(chuàng)效降本

物資采購行為的兩個核心職能是保供與創(chuàng)效。保供，是為企業(yè)確保物資供應(yīng)滿足生產(chǎn)作業(yè)需要，既不出現(xiàn)停工待料，也不產(chǎn)生積壓浪費;創(chuàng)效就是通過降低采購交易價和物流成本，從而提高經(jīng)濟效益。可見，保供和創(chuàng)效是基于日常采購工作經(jīng)驗的歸納總結(jié)，結(jié)合管理層的決策意見，對企業(yè)發(fā)展至關(guān)重要。

（二）能夠進一步提升內(nèi)控水平

物資采購管理的全過程，包含多個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，前期市場調(diào)研、招標文件審批、報銷及資產(chǎn)管理等。在以上環(huán)節(jié)中，最普遍的內(nèi)控不完善的情況是只對采購招標的中間環(huán)節(jié)給予關(guān)注，而對于前期以及后期環(huán)節(jié)有所忽視，在這種情況下無法實現(xiàn)采購全生命流程的監(jiān)督。內(nèi)部控制體系不完善，還可能造成采購各環(huán)節(jié)脫節(jié)或者銜接不順暢，造成內(nèi)設(shè)機構(gòu)之間職責模糊、授權(quán)不明等。例如，企業(yè)可能會因為不重視物資驗收，質(zhì)保期內(nèi)雖發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或察覺隱患苗頭，但未積極解決，未主張需方的合法權(quán)益，造成質(zhì)保期已過，使用部門遵照事實不愿意簽字驗收，但同時企業(yè)由于扣留采購款項而被供應(yīng)商起訴。因此，企業(yè)必須加強采購的全過程監(jiān)督。

二、企業(yè)物資采購監(jiān)督與管理存在的主要問題

（一）采購員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

不少企業(yè)在采購員的選拔和使用上，通常存在著“重思想輕技能”，對物資采購員往往過分看重其職業(yè)道德素質(zhì)水平，忽視其對企業(yè)生產(chǎn)所需物資設(shè)備采購技能的培養(yǎng)。對自我要求低的采購員，會只照搬上報的申購信息，在系統(tǒng)內(nèi)新增物資品名型號、簽訂合同、生成訂單，造成部分引用的標準是無效標準，導致庫存清單紊亂;對物資質(zhì)量優(yōu)劣沒有基礎(chǔ)的鑒別能力，還會造成物資質(zhì)次價高，購非所用，非必要功能增加，直接關(guān)系到企業(yè)成本的控制、庫存物資的控制。

（二）缺乏科學的供應(yīng)商推薦備選方法和有效競爭

企業(yè)在確定供應(yīng)商時，如果選擇面過小，只圍繞既定供應(yīng)商加深合作，這些供應(yīng)商就不能產(chǎn)生危機意識，報價欠缺水準和公平。另一方面，企業(yè)與新供應(yīng)商達成首次合作之前，應(yīng)進行基礎(chǔ)情況的考察，避免推薦供應(yīng)商隨意性太強。以石化倉儲企業(yè)為例，用于工藝管道的關(guān)鍵物資采購，例如輸送化工品物料的軟管，產(chǎn)品質(zhì)量直接決定生產(chǎn)安全，一線部門在產(chǎn)品選型上傾向于獨家生產(chǎn)供應(yīng)商，雖然市場上生產(chǎn)軟管的供應(yīng)商眾多，質(zhì)量證書均具備，但一線部門深諳“一失萬無”的安全紅線，對新供應(yīng)商不能產(chǎn)生信賴，因此缺乏有效競爭機制。使用部門主觀上還會提出特定的且并非必要的技術(shù)指標需求，定向性或傾向性設(shè)置資格條件，導致招標范圍狹窄，缺乏市場競爭。

（三）物資到貨驗收松散

物資驗收實際上也是與供需雙方的經(jīng)濟利益息息相關(guān)的，其時效性特征非常顯著。驗收一旦延誤或不仔細，需方因沒有及時調(diào)試而錯失退換貨的有效期，有損需方權(quán)益，供方請求按期結(jié)算的要求可能無法實現(xiàn)，還容易產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛。而且，很多企業(yè)在實際工作中，驗收并沒有由倉管員、采購員、申購人一同參與，通常只有倉管員參與驗收較頻繁，且驗收環(huán)節(jié)不重視產(chǎn)品本身質(zhì)量要素的檢驗，只憑送貨單檢查入庫物資的品種、規(guī)格、數(shù)量與實物是否相符，包裝是否破損，外觀是否有明顯缺失，而對內(nèi)在質(zhì)量，特別是反映物資質(zhì)量的主要指標很少進行檢驗，例如厚度不達標等，容易造成事故。

（四）一般采購及招標價格的確定不合理

很多企業(yè)的采購及招標價格確定存在不合理之處，有多種原因造成：第一，很多企業(yè)招標書中公告的采購需求往往不合理、不正確和不全面，出現(xiàn)漏項，因此存在“低價中標”、“簽證后補”、“超預算投資”的現(xiàn)象;第二，標書中實質(zhì)性響應(yīng)條款不符合實際，由于一些原因，最具實力的投標人判斷存在失誤，或理解存在不準確的情況，最終導致無法中標的后果;第三，企業(yè)技術(shù)部門知識結(jié)構(gòu)存在一定的問題，不了解某些設(shè)備的工藝以及技術(shù)要求，在這種情況下，只能在現(xiàn)有設(shè)備性能參數(shù)的基礎(chǔ)上對于招標文件進行編制，導致技術(shù)要求具有指向性結(jié)果的出現(xiàn);第四，有的企業(yè)有意瞄準某一特定供應(yīng)商而設(shè)置條件，排斥其他潛在的投標人;第五，各類評標標準不全面、不合理、不明確，評標標準不量化、不科學;第六，單一來源采購的審核界定不明，未核定是否屬實，否則企業(yè)只能較被動的接受賣方價格和條件。上述因素均會影響采購招標定價的準確性。

三、企業(yè)加強物資采購監(jiān)督與管理的主要措施

（一）定期輪崗、科學分權(quán)，加強培訓、提高素質(zhì)

首先，采購員要實行定期輪崗。定期輪崗有以下優(yōu)勢：一是員工在不同崗位的學習能力得到鍛煉，培養(yǎng)業(yè)務(wù)多面手，節(jié)約招聘成本，實行長效管理;二是各部門協(xié)作有助于企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展，輪崗則可以使員工跨部門體驗，從而產(chǎn)生跨部門思維，增加協(xié)作精神，工作過程中能夠從總體戰(zhàn)略目標出發(fā);三是可以避免采購員養(yǎng)成長期的固定合作關(guān)系，發(fā)生不廉潔行為;四是通過理順崗位交接手續(xù)，可以發(fā)現(xiàn)一些管理漏洞，諸如發(fā)現(xiàn)前任采購員對出現(xiàn)相同問題采取的解決方式欠妥，對一些已發(fā)生的失誤和問題，通過輪崗浮出水面，便于及時彌補和糾正。