關于企業物資采購監督與管理的思考

作者簡介：張欣（1992— ），女，漢族，江蘇揚州人，中級會計師。主要研究方向：企業財務管理。

摘 要：物資采購過程牽涉面廣，涵蓋了多方主體的權責。因此在這一模塊的工作中，必須有一套全過程監督管理模式。高效、綜合運行這些監督機制才能取得良好的效果。文章就物資采購監督與管理進行論述，其目的在于立足制度建設，強化物資采購關鍵環節的職能交叉監控，使物資采購過程的監督從他律走向自律。

關鍵詞：物資采購;監督與管理;招標價格

物資采購作為企業生產經營價值鏈主鏈條的首要環節，管理好采購對降低企業生產運營成本和維護安全、穩定生產具有重要影響。但如果企業不放眼于市場做好開發新供應商的準備，并建立規范的合格供應商準入辦法，僅滿足于既定供應商的供給交易，不充分比價議價，長此以往會使供應商缺乏有效競爭，甚至“坐地起價”。因此，企業必須加強該環節的監督與管理，有效控制采購成本和材料質量。文章以石化倉儲企業為例，說明此類情況。

一、企業加強物資采購監督與管理的重要性

（一）可以同時實現穩產保供與創效降本

物資采購行為的兩個核心職能是保供與創效。保供，是為企業確保物資供應滿足生產作業需要，既不出現停工待料，也不產生積壓浪費;創效就是通過降低采購交易價和物流成本，從而提高經濟效益。可見，保供和創效是基于日常采購工作經驗的歸納總結，結合管理層的決策意見，對企業發展至關重要。

（二）能夠進一步提升內控水平

物資采購管理的全過程，包含多個環節的內容，前期市場調研、招標文件審批、報銷及資產管理等。在以上環節中，最普遍的內控不完善的情況是只對采購招標的中間環節給予關注，而對于前期以及后期環節有所忽視，在這種情況下無法實現采購全生命流程的監督。內部控制體系不完善，還可能造成采購各環節脫節或者銜接不順暢，造成內設機構之間職責模糊、授權不明等。例如，企業可能會因為不重視物資驗收，質保期內雖發現質量問題或察覺隱患苗頭，但未積極解決，未主張需方的合法權益，造成質保期已過，使用部門遵照事實不愿意簽字驗收，但同時企業由于扣留采購款項而被供應商起訴。因此，企業必須加強采購的全過程監督。

二、企業物資采購監督與管理存在的主要問題

（一）采購員業務素質不高

不少企業在采購員的選拔和使用上，通常存在著“重思想輕技能”，對物資采購員往往過分看重其職業道德素質水平，忽視其對企業生產所需物資設備采購技能的培養。對自我要求低的采購員，會只照搬上報的申購信息，在系統內新增物資品名型號、簽訂合同、生成訂單，造成部分引用的標準是無效標準，導致庫存清單紊亂;對物資質量優劣沒有基礎的鑒別能力，還會造成物資質次價高，購非所用，非必要功能增加，直接關系到企業成本的控制、庫存物資的控制。

（二）缺乏科學的供應商推薦備選方法和有效競爭

企業在確定供應商時，如果選擇面過小，只圍繞既定供應商加深合作，這些供應商就不能產生危機意識，報價欠缺水準和公平。另一方面，企業與新供應商達成首次合作之前，應進行基礎情況的考察，避免推薦供應商隨意性太強。以石化倉儲企業為例，用于工藝管道的關鍵物資采購，例如輸送化工品物料的軟管，產品質量直接決定生產安全，一線部門在產品選型上傾向于獨家生產供應商，雖然市場上生產軟管的供應商眾多，質量證書均具備，但一線部門深諳“一失萬無”的安全紅線，對新供應商不能產生信賴，因此缺乏有效競爭機制。使用部門主觀上還會提出特定的且并非必要的技術指標需求，定向性或傾向性設置資格條件，導致招標范圍狹窄，缺乏市場競爭。

（三）物資到貨驗收松散

物資驗收實際上也是與供需雙方的經濟利益息息相關的，其時效性特征非常顯著。驗收一旦延誤或不仔細，需方因沒有及時調試而錯失退換貨的有效期，有損需方權益，供方請求按期結算的要求可能無法實現，還容易產生經濟糾紛。而且，很多企業在實際工作中，驗收并沒有由倉管員、采購員、申購人一同參與，通常只有倉管員參與驗收較頻繁，且驗收環節不重視產品本身質量要素的檢驗，只憑送貨單檢查入庫物資的品種、規格、數量與實物是否相符，包裝是否破損，外觀是否有明顯缺失，而對內在質量，特別是反映物資質量的主要指標很少進行檢驗，例如厚度不達標等，容易造成事故。

（四）一般采購及招標價格的確定不合理

很多企業的采購及招標價格確定存在不合理之處，有多種原因造成：第一，很多企業招標書中公告的采購需求往往不合理、不正確和不全面，出現漏項，因此存在“低價中標”、“簽證后補”、“超預算投資”的現象;第二，標書中實質性響應條款不符合實際，由于一些原因，最具實力的投標人判斷存在失誤，或理解存在不準確的情況，最終導致無法中標的后果;第三，企業技術部門知識結構存在一定的問題，不了解某些設備的工藝以及技術要求，在這種情況下，只能在現有設備性能參數的基礎上對于招標文件進行編制，導致技術要求具有指向性結果的出現;第四，有的企業有意瞄準某一特定供應商而設置條件，排斥其他潛在的投標人;第五，各類評標標準不全面、不合理、不明確，評標標準不量化、不科學;第六，單一來源采購的審核界定不明，未核定是否屬實，否則企業只能較被動的接受賣方價格和條件。上述因素均會影響采購招標定價的準確性。

三、企業加強物資采購監督與管理的主要措施

（一）定期輪崗、科學分權，加強培訓、提高素質

首先，采購員要實行定期輪崗。定期輪崗有以下優勢：一是員工在不同崗位的學習能力得到鍛煉，培養業務多面手，節約招聘成本，實行長效管理;二是各部門協作有助于企業的高質量發展，輪崗則可以使員工跨部門體驗，從而產生跨部門思維，增加協作精神，工作過程中能夠從總體戰略目標出發;三是可以避免采購員養成長期的固定合作關系，發生不廉潔行為;四是通過理順崗位交接手續，可以發現一些管理漏洞，諸如發現前任采購員對出現相同問題采取的解決方式欠妥，對一些已發生的失誤和問題，通過輪崗浮出水面，便于及時彌補和糾正。