疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用分析

苑克宗

摘 要：各類疫情監(jiān)控、疾病預防的真實記錄，都需要疾病預防控制檔案的輔助。疾病預防控制檔案將人們認識、預防和控制疾病的整體過程，真實反映了出來。在疾病預防控制中心當中，當檔案管理工作的開展是否合理，將直接影響到疾病預防控制中心的后續(xù)發(fā)展，以及當?shù)毓残l(wèi)生事業(yè)的開展。所以，針對當前疾病預防控制中心檔案管理的現(xiàn)狀，規(guī)范檔案管理的模式和行為，已經(jīng)成為當前主要的任務和工作環(huán)節(jié)。為了能夠獲取更多準確的資料，對相關(guān)文獻開展了充分的研究，從理論上打好了研究分析的基礎(chǔ)，并充分開展了相關(guān)實踐，獲取了更全面、更準確的數(shù)據(jù)，在此基礎(chǔ)上也提出了一些自己的觀點和看法，在此與各位同仁共勉。

關(guān)鍵詞：疾病預防控制中心;檔案管理;檔案利用

作為處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件，預防控制疾病的公益性單位，疾病預防控制中心擔負著重要的責任和使命。在疾控工作者開展各類工作的過程中，會積攢一定的資料和數(shù)據(jù)，并形成疾病預防控制中心的疾控檔案，這些檔案在后續(xù)的疫情預測預報、流行病學分析等環(huán)節(jié)，有著無法忽視的重要價值。而隨著近年來大規(guī)模傳染病的爆發(fā)，時有發(fā)生的禽流感、非典，以及迅速蔓延到全球的新冠肺炎，都讓人們對衛(wèi)生、安全和健康的關(guān)注度有了明顯的提升。在此基礎(chǔ)上，疾病預防控制中心的檔案管理與檔案利用工作也面臨著全新的挑戰(zhàn)，這就需要開展充分的研究分析，轉(zhuǎn)變當前疾病預防控制中心的檔案管理與利用模式，滿足實際的工作需求，發(fā)揮出疾病預防控制中心應有的價值。

一、檔案管理的概念界定

1.檔案的概念

根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》的相關(guān)界定，檔案是國家機構(gòu)、社會組織或者個人，在各種社會活動中形成的有價值的各種形式的歷史記錄，這也是檔案在學術(shù)界的概念。而在法律領(lǐng)域，對檔案的概念也有著不同的解讀。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)表述，檔案是國家機構(gòu)、社會組織和個人，在各種領(lǐng)域的各種活動當中，形成的對國家和社會有一定價值的各種形式的歷史記錄。從本質(zhì)上來看，無論是在學術(shù)界還是法律領(lǐng)域，對檔案概念的界定都是大同小異的，這為我們開展檔案的管理與利用提供了理論支撐和堅實的基礎(chǔ)。

2.檔案管理的具體內(nèi)容

檔案的收集、整理、利用等各個環(huán)節(jié)，都是檔案管理的具體工作內(nèi)容。在實際的工作當中，根據(jù)實際情況的不同，對檔案管理工作環(huán)節(jié)的劃分也有一定的區(qū)別。一般而言，會將檔案管理工作分為檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索和檔案統(tǒng)計等幾個主要的工作環(huán)節(jié)，還可以將檔案管理分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩個主要的領(lǐng)域。在當前階段，檔案管理工作已經(jīng)逐漸出現(xiàn)了系統(tǒng)化的趨勢，所以對檔案管理工作的劃分，也變得越發(fā)復雜。

3.檔案管理理論

（1）文件生命周期理論

在檔案學領(lǐng)域當中，想要做好檔案管理與利用工作，就必須掌握文件生命周期理論。將文件從最初誕生到最終銷毀的整個過程當作是一種生命現(xiàn)象，通過這樣的形式來總結(jié)文件運動的過程和規(guī)律，這也標志著檔案學逐漸走向成熟。文件生命周期理論主要有三個基本內(nèi)涵：

一是從文件的形成到最終銷毀，是一個運動的完整過程;二是在文件檔案的運動過程中，由于存在著不同的特點，因此也可以分為幾個階段;三是在不同的文件運動階段，與服務對象、管理方式等因素也存在著一定的對應管理。通過文件生命周期理論的應用，可以有針對性地對文件檔案開展管理與利用工作。

（2）檔案鑒定理論

檔案管理工作發(fā)展到近代，也逐漸出現(xiàn)了檔案鑒定理論，相較于其他檔案學理論，檔案鑒定理論的時代特點更加明顯。檔案鑒定理論對有價值的檔案挑選出來，銷毀無價值的檔案，在檔案管理工作當中，這是最重要也是最難的工作環(huán)節(jié)。

在實際的檔案工作當中，對檔案管理理論的應用，必須要站在實際需求的基礎(chǔ)上，按照合理的檔案管理標準，深入認識檔案的價值，開展科學合理的檔案管理工作。

二、疾病預防控制中心檔案管理及檔案利用存在的問題和原因

1.檔案管理及檔案利用存在的問題

（1）落后的管理與利用方式

伴隨著疾控事業(yè)的高速發(fā)展，以及信息技術(shù)的深入應用，在開展具體工作的過程中，錄像的次數(shù)和時間也有著明顯的提升，這就導致產(chǎn)生了大量的錄像檔案，但在實際的管理與利用環(huán)節(jié)，卻仍然存在著一定的問題和困難。作為相關(guān)的工作人員，在開展疾病預防控制中心檔案管理與利用的過程中，自身的專業(yè)水平不足，使用的管理與利用方式也比較落后，雖然大多數(shù)疾病預防控制中心有檔案歸檔制度，但是在聲像檔案的管理與利用領(lǐng)域，還沒有深入的貫徹和落實，這導致錄像檔案無法及時歸檔和整理，導致檔案出現(xiàn)流失的問題。

針對目前的實際情況，檔案資源的載體也變得越來越多樣，不僅有傳統(tǒng)的圖片和紙質(zhì)載體，還出現(xiàn)了光盤、磁盤等新的形式。越來越多的檔案載體，也為檔案的管理與利用帶來了一定的阻礙，傳統(tǒng)的檔案管理與利用形式，已經(jīng)無法滿足當前的實際需求。為此，就需要建立新的檔案管理與利用模式，實現(xiàn)檔案管理與利用的現(xiàn)代化。

（2）相關(guān)軟件應用能力不足

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在檔案管理與利用環(huán)節(jié)，計算機軟件的應用也變得越來越深入。在當前階段，檔案管理軟件雖然能夠?qū)崿F(xiàn)文書的接收、發(fā)送和歸檔，但是僅僅能為單位內(nèi)部提供服務，無法為利用者提供最大的便利，也為檔案管理工作的開展帶來了一定的阻礙。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理與利用也必須實現(xiàn)檔案的遠程檢索與利用。在當前階段，北京市檔案館和南京大學檔案館等單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)的連接，這樣即使足不出戶，也能實現(xiàn)對檔案的利用和查詢。在后續(xù)的發(fā)展階段，檔案管理與利用也必然會朝著網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展。因此，疾病預防控制中心想要發(fā)揮出檔案管理與利用的價值，就必須強化相關(guān)軟件的應用能力。

（3）硬件設(shè)施不達標

伴隨著信息技術(shù)以及疾控事業(yè)的整體發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理設(shè)施和硬件已經(jīng)無法滿足實際的工作需求。在當前階段，部分疾病預防控制中心的檔案庫房面積不達標，而隨著疾控事業(yè)的發(fā)展，也必然會產(chǎn)生越來越多的檔案，檔案數(shù)量的增加，則會導致檔案庫房變得更加緊張。檔案庫房無法達到相關(guān)標準，硬件設(shè)施不達標，也限制著疾病預防控制中心檔案管理與檔案利用的進一步發(fā)展。