淺談檔案管理存在問題和對策

唐式英

摘要：檔案管理工作涉及的范圍較為廣泛，比如國家政治、專業研究資料等，且存在著明顯的保密性。所以這就要求相關部門要深刻意識到此項工作的重要意義。但現階段檔案管理依然存在諸多問題，比如檔案管理人員對檔案的重視程度不夠、管理方式僵化、不靈活等，從而影響到檔案管理工作水平。對此，針對這些問題進行探討，并提出科學合理地改善對策。

關鍵詞：檔案管理;問題;對策

檔案管理工作本身就存在著較高的研究價值，通過深層次地開發與運用檔案信息資料，方便提供有價值的信息。基于時代快速發展的趨勢下，無論是針對管理理念還是管理模式來說，均讓檔案管理工作質量與效率邁入了新的臺階，在緊跟時代潮流的基礎上，與此項工作發展需求相吻合。

一、檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理人員沒有對檔案工作予以高度重視

結合相關實踐調查可知，我們國家的檔案管理人員，甚至是很多領導干部均對此項工作存在著一定的片面性，即把此項工作當成抄抄寫寫的工作，沒有對其予以高度重視。不僅如此，一些工作者將此項工作當作應付檢查的工作，只有不丟失，可以查檔就可以了。不廣泛關注檔案工作的思想均充分展示了不少人對此項工作沒有全面的認知，不重視此項工作已不能滿足當前的管理需求。

（二）檔案室的環境、硬件設施不夠先進

因為相關管理者的思想與有關部門的不夠關注，導致相關設備依然處于不夠充足的狀態，一些單位甚至不具備獨一無二的管理部門，就資料室的環境有著強烈的感受，陰冷、狹窄，防范工作無法真正落實到實處，繼而影響到其作用的充分發揮。所以，有關部門一定要將更多的眼光放在此項工作之上，確保其可以百分之百地發揮出最大的價值。

（三）管理方式僵化、不靈活

隨著科學技術水平的提高，各種新型技術應運而生，在持續推廣與應用期間，衍生出了各種各樣的新事物，逐漸讓此項工作的形式以及內容朝著多元化的方向發展。然而，一些單位理念還停留在以前，特別是大部分低級別檔案管理部門，軟硬件設備配套還處于不健全的狀態，軟件工具更新次數并不頻繁。從檔案管理部門的角度出發來講，其因為信息化條件不好，無法順應時代高效開展工作。再加上信息化檔案管理體系不完善，配套系統操作繁瑣，繼而對檔案管理水平產生不利影響。

二、檔案管理工作的改善對策

基于電子信息化腳步持續加快的趨勢下，檔案管理早已慢慢將以往檔案管理加以替代，可見此項工作早已是一個企業，一個單位生存運轉的根本保證。針對檔案管理的改善對策，具體體現在以下幾個方面：一是持續提高管理人員的綜合能力;二是優化檔案管理制度與法規;三是完善與優化檔案功能;四是主動實施電子化檔案管理。

（一）持續提高管理人員的綜合能力

孫中山曾說過：“國經邦，人才為急”。由此可見，一個企業的發展離不開人才的鼎力相助，所以要加大干部檔案工作隊伍建設的力度，并盡可能地選擇那些政治立場堅定、綜合能力強的人才從事此項工作。對此項工作進行分析后可知，其存在著明顯的保密性，應當廣泛關注對相關管理者的教育培養，時刻關注他們的生活以及工作，激發他們的工作熱情。從客觀上講，相關工作人員綜合能力的高低會對此項工作整體水平產生直接的影響，所以相關管理者要高度重視自身的發展，通過相關教育以及培訓的形式來武裝自己的頭腦，對每一個流程以及基本要求有一個全面的了解，繼而促進檔案水平的全面提升。積極尋找新的管理模式，旨在讓檔案工作可以朝著科學化、標準化的方向前進。

（二）優化檔案管理制度與法規

雖然我們國家的檔案管理工作已經開展了很久，然而與之相匹配的法律規范還處于有待健全的狀態。構建檔案工作制度的時候需要遵循如下要求：首先，此項工作的規章制度一定要充分展示規范性與合理性。與此同時，還應當在全面了解自身特征的基礎上構建切實可行的規章制度，結合要求構建滿足自身的檔案管理工作，旨在與當前檔案管理的需求相吻合。其次，規章制度通俗易懂。眾所周知，規章制度的出臺實際上是為了規范工作人員的行為，所以制度一定要存在著較強的可行性，其構建需要廣大人民群眾都能懂得，將簡便易行當作主要目的，旨在讓其最大價值得到充分發揮。再次，檔案管理工作的規范除了要限制領導之外，還要限制職工，要存在較強的雙向性。從客觀的角度出發來講，此項工作需要眾多部門以及員工的努力才可以完成，而領導是十分關鍵的一個環節，他們的一言一行均會對制度落實與否產生直接的影響，而員工在單位發展進程中扮演著重要的角色，屬于制度的執行者。最后，堅持制度實施的嚴肅性。從檔案部門的角度出發來講，其不單單是制定檔案規章制度的主管部門，還屬于規章制度的實施部門。在具體實施期間，一定要做到賞罰分明，旨在展現出制度的權威性。

（三）完善與優化檔案功能

從檔案功能的角度出發來講，其是隨著社會的發展而完善起來的，讓其記錄內容更加全面細致，確保時刻的更新。基于新時代來臨的趨勢下，檔案的功能也在悄無聲息地發生改變，這就要對檔案的功能做好重新定位工作，具體體現在以下幾個方面：第一，保留檔案中已有關鍵部分;第二，持續拓寬與豐富檔案的內涵，便于讓所存在的功能得到百分之百的發揮，從而為單位服務。

（四）主動實施電子化檔案管理

信息時代下每一個行業均發生了質的改變，檔案管理工作也是如此。所以這就要求相關工作者應當做到與時俱進，并靈活運用各種信息技術手段以及網絡技術手段。網絡技術的有效運用能夠實現數據信息科學收集以及存儲，從而促進信息化水平的全面提升。電子化檔案管理，并不是百分之百將紙質檔案完全代替，而是紙質檔案與電子檔案同時存在，最大限度地降低檔案損壞等現象的發生，以此來促進檔案管理信息化發展。

三、結束語

基于信息化持續發展的大環境下，檔案管理工作一定要緊跟時代的潮流，并使用切實可行的手段從源頭上轉變相關工作人員對此項工作的認識，并積極尋找檔案現代管理形式，從而加快社會主義和諧社會建設的進度。希望在文本的論述下，可以對相關單位有所幫助。

參考文獻：

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