淺談實訓條件建設項目檔案管理

沈勁桐

摘?要：實訓條件建設項目檔案管理對于學校實訓條件建設項目工作的開展具有重要意義，實訓條件建設項目檔案管理工作對項目實施過程中的流程、規范、經驗、知識與技術等進行記錄，是重要的信息資源和組織過程資產，對學校發展與項目管理的進步有重要意義，實訓條件建設項目檔案管理不僅能有效記錄和反映高校項目建設活動、管理活動的全過程和具體成果，也在一定程度上反映了學校的教育水平和辦學實力。本文對學校實訓條件建設項目檔案管理工作進行了分析，針對現存問題提出了相應的對策，希望通過規范管理來提高項目檔案管理的質量和效率，完善我校實訓條件建設項目檔案管理體系。

關鍵詞：高校;實訓條件建設;項目檔案;管理;對策建議

實訓條件建設項目檔案是指項目從啟動、計劃、執行、監控、收尾、運行維護等全過程中產生的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式的文件材料[1]，它是項目管理工作的重要環節，真實客觀地記錄著項目生命周期的全過程，能為項目管理提供及時、準確、全面的信息。實訓條件建設項目檔案凝聚著負責人、管理人員、其他干系人在項目規劃、實施、監控等過程中的智慧和成果，是組織過程資產儲備的基本形式，是一種重要的信息資源，是學校的寶貴財富[2]，為項目建設奠定了基礎，對今后實訓條件建設項目工作的開展提供了積極的史鑒作用[3]。合理科學地管理項目檔案對學校項目建設規范體系的建設、生態環境的凈化、知識的傳播、良性循環和進步有很好的促進作用。高校對自身開展的實訓條件建設項目管理工作十分重視，對由其形成的檔案資料通常配備有專門的檔案室、檔案柜，但在項目檔案管理上大多還是停留在紙質檔案的收集、整理和存儲階段，距國家檔案管理要求還有相當的距離，還有許多需要改進、完善的內容。

一、實訓條件建設項目檔案管理面臨的主要問題

（1）實訓條件建設項目檔案形成系統比例低[4]。通過對以往實訓條件建設項目檔案資料進行審計，發現部分項目檔案材料存檔不連續且保存不完整，原始績效數據、技術性文件在項目驗收階段通常會有不同比例的缺失。實訓條件建設項目建檔不僅包括項目建議書、立項文件、需求書、招標文件、合同、驗收報告等材料的收集和整理，也包括項目實施過程中的原始數據、績效數據、績效報告、隱蔽工程資料、變更文件等相關材料的收集和整理。在實際的項目管理過程中，項目參與人員通常只重視少數關鍵節點的文件和材料收集，如立項、招投標、合同、項目變更、驗收或評審等。影響了項目文件收集、歸檔、整理的系統性，造成項目實施過程中形成的重要數據缺失，不能完全有效地反映整個實訓條件建設項目實施全過程。

（2）參與主體多元化。參與主體多元化是實訓條件建設項目的顯著特點，通常情況下，項目由需求部門、歸口管理部門和其他職能部門協同完成。項目論證、立項、招投標、簽訂合同、驗收等過程中，在資料保存上強調不夠，沒有設定統一的規范，不同參與部門、參與人對項目檔案的管理要求也不一樣，只將論證、合同、驗收等部分材料交給項目歸口管理部門作為項目收尾材料整合在一起，當項目順利通過評審、驗收，這個臨時性的項目組完成任務，項目組也就自動解散，不利于項目檔案的完整收集和項目經驗的總結。

（3）學校對項目檔案管理不夠重視。項目檔案管理人員配備不足，沒有設定專門的崗位、配置專門的人員，實訓條件建設項目檔案管理工作通常由相關管理部門工作人員兼職完成，這些人員往往沒有足夠的專業素質能力、專業知識、專業經驗，多數情況下，檔案管理人員也不是實際項目建設活動的參與者，對項目具體實施情況了解不夠，對項目生命周期中產生的有價值的文檔、數據、圖片、視頻等材料缺乏整體的把握。在項目檔案管理方面，學校缺乏相應的績效考核與激勵機制，管理和參與人員積極性不高，項目管理人員、項目負責人和其他參與人員更多關注的是立項、經費來源、驗收、資金支付等環節，對項目具體實施、隱蔽工程等中間過程不夠重視。項目檔案的歸檔應包括論證、立項、招標、合同、驗收等各個環節，不應該存在斷檔、漏項、缺損等事項，項目實施過程中生成的工作績效數據通常最能反映項目的真實情況，因此要加強這部分檔案的收集、整理和歸檔工作。

（4）培訓、宣傳工作不到位[5]。通常，相關人員對項目檔案的價值和作用認識不足，沒有引起足夠的重視，在項目實施過程中，更加注重關鍵節點的資料收集，對項目實施過程中產生的原始數據、中間數據沒有及時采集保存，也有出于主觀原因，覺得數據采集、整理、歸檔、保存比較煩瑣，沒有必要提交或者應付式提交，從而導致實訓條件建設項目中的關鍵數據得不到收集和保存。有的項目負責人對管理人員的建議毫不理睬，多次催促容易發生不和睦，起爭端。

（5）缺乏現代化信息管理技術和平臺，部分學校沒有搭建項目檔案管理平臺，項目檔案管理透明度低，工作流程不規范，管理工作缺乏有效的監督，無法或難以實現項目管理過程中涉及的流程跟蹤、留痕功能，項目檔案信息檢索、統計分析、數據備份和恢復等功能難以實現?，F代化信息管理平臺需要配置專門的技術型人才，目前，高校大部分項目檔案收集工作還是靠人工操作完成，項目檔案還停留在收集、歸檔、整理和存儲紙質檔案的階段，收集到的檔案通常塵封在檔案室的文件柜中，查找、檢索難度大，沒有被開發、利用、推廣、普及，更談不上作為組織過程資產實現為學校后期實訓條件建設項目服務的目的。

（6）管理制度不完善。實訓條件建設項目數量、類型多，部分項目金額大，對于重大、多部門協作項目產生的數據和文檔，需要有針對性的管理辦法。項目實施過程中不同階段的材料歸檔要求不明確，項目材料歸檔缺乏統一標準，從而導致資料歸檔不規范;文件格式不規范，落款、日期等數據填寫不完整;原件丟失導致材料不符合真實性、準確性原則，歸檔文件不連貫、不完整，特別是數字檔案，由人工手動完成整理、保存，檔案材料成套性差。項目檔案信息開發利用工作不完善，沒有編制分類大綱和具體存放示意圖，缺乏檢索工具和檔案目錄。在項目檔案材料借閱方面，往往缺乏相關的審批、登記和歸還制度。沒有考慮安全因素，不同安全級別的項目檔案材料沒有分類分級歸檔、保存。