工程電子檔案的特點(diǎn)及管理策略探析

曾杰

摘要：信息化時(shí)代背景下，工程檔案逐步轉(zhuǎn)型成為工程電子檔案;隨著工程項(xiàng)目增多以及規(guī)模擴(kuò)大，對(duì)工程電子檔案的管理以及應(yīng)用提出更高的要求。基于此，本文將從工程電子檔案的特點(diǎn)入手，并對(duì)管理策略進(jìn)行探討，以期望能夠提升工程電子檔案管理整體水平。

關(guān)鍵詞：工程電子檔案;特點(diǎn);管理

前言

工程建設(shè)周期通常比較長(zhǎng)，而且往往會(huì)涉及到多個(gè)參建主體，隨著工程的開(kāi)展，將會(huì)產(chǎn)生類型較多、數(shù)量較大的資料信息，且主要以文字、圖片、影像音影等載體為主，其中原始數(shù)據(jù)具有很高的應(yīng)用價(jià)值，能夠?qū)こ毯笃诘臄U(kuò)建以及維修提供有價(jià)值的參考依據(jù);同時(shí)，隨著信息技術(shù)發(fā)展，工程檔案已經(jīng)完成電子檔案轉(zhuǎn)型，基于檔案信息的特點(diǎn)，做好工程電子檔案的管理具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、工程電子檔案的特點(diǎn)

（一）專業(yè)性

工程電子檔案具有專業(yè)性以及成套性特點(diǎn)，隨著工程項(xiàng)目的結(jié)束，與工程有關(guān)的所有信息所進(jìn)行獨(dú)立存儲(chǔ)，但是考慮到工程項(xiàng)目本身存在差異性，所以檔案需要成套存儲(chǔ)，具體包括地質(zhì)勘探信息以及主體建筑信息，具有較高的專業(yè)性。對(duì)于地質(zhì)勘探信息而言，這是工程項(xiàng)目開(kāi)展之前相關(guān)機(jī)構(gòu)對(duì)施工環(huán)境以及周圍的地質(zhì)情況、地下水情況、建筑物下巖石狀況等各方面的詳細(xì)數(shù)據(jù)記錄。對(duì)于主體建筑信息而言，主要指的是對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中所有環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)記錄。工程電子檔案需要詳細(xì)記錄前期所測(cè)量的數(shù)據(jù)、工程項(xiàng)目建設(shè)信息以及竣工等所有數(shù)據(jù)，這就體現(xiàn)出工程電子檔案的成套性特點(diǎn);同時(shí)，信息資料涉及到各類圖紙、文字以及影像資料，而且專業(yè)性較高，因此體現(xiàn)出電子檔案的專業(yè)性特點(diǎn)。

（二）復(fù)雜性

工程檔案將會(huì)對(duì)從工程開(kāi)工到結(jié)束的所有信息進(jìn)行詳細(xì)記錄，其中涉及到前期勘探信息、施工各項(xiàng)數(shù)據(jù)等;同時(shí)，不同數(shù)據(jù)所涉及到的專業(yè)存在一定的差異性，所以數(shù)據(jù)繁多，且類型不同，這就體現(xiàn)出工程電子檔案的復(fù)雜性。此外，工程電子檔案還涉及到各個(gè)部門資料匯總，需要全方位記錄各類數(shù)據(jù)，而且還要保障所有數(shù)據(jù)的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露問(wèn)題等，所以，整個(gè)管理工作也體現(xiàn)出復(fù)雜性[1]。

（三）長(zhǎng)期性

工程項(xiàng)目通常需要經(jīng)歷前期項(xiàng)目立項(xiàng)、地質(zhì)勘察、施工、驗(yàn)收等多個(gè)環(huán)節(jié);同時(shí)，不同環(huán)節(jié)需要相關(guān)部門的積極配合以及協(xié)調(diào)，整個(gè)周期比較長(zhǎng)。對(duì)于工程電子檔案而言，全方位記錄信息目的是為了保障工程有序開(kāi)展以及為工程后期擴(kuò)建、維修提供有價(jià)值的參考依據(jù)，因此整個(gè)管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期性過(guò)程，如果某一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤，那么將可能影響到工程后期的擴(kuò)建以及維修。

二、工程電子檔案管理策略

（一）全面規(guī)范工程電子檔案收集以及歸檔流程

隨著工程電子檔案的不斷深入，檔案管理部門需要結(jié)合工程電子檔案的特點(diǎn)對(duì)傳統(tǒng)工作理念以及規(guī)章制度進(jìn)行革新，重點(diǎn)對(duì)檔案的收集以及歸檔流程進(jìn)行優(yōu)化。具體可以從這些方面入手：

第一，明確每一個(gè)工程項(xiàng)目電子檔案收集歸檔的負(fù)責(zé)人，以此為基礎(chǔ)部署檔案實(shí)施計(jì)劃，確保整個(gè)工程項(xiàng)目所形成、積累的檔案資料能夠精準(zhǔn)、完整、連續(xù)地被收錄，避免出現(xiàn)重復(fù)歸檔、遺漏等問(wèn)題。同時(shí)，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照工程電子檔案管理規(guī)則，做好收集、鑒定、移交、歸檔、保管等各項(xiàng)工作，從而保障檔案的準(zhǔn)確性、完整性以及有效性。第二，從《電子文件歸檔與管理規(guī)范》來(lái)看，當(dāng)中對(duì)電子檔案歸檔與管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了明確，而工程電子檔案可以嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，例如，文本類型的工程電子檔案的通用標(biāo)準(zhǔn)格式有XML、RTF、TXT三種;對(duì)于圖像類型的電子檔案而言，主要格式為TIFF以及JPEG兩種;對(duì)于視頻以及多媒體電子檔案來(lái)講，AVI、MPEG是兩個(gè)基本格式。在管理工程電子檔案的過(guò)程中，很多時(shí)候會(huì)面對(duì)各種載體形式文件的情況，那么為了加強(qiáng)管理以及應(yīng)用，則必須按照相關(guān)規(guī)定統(tǒng)一相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能確保管理工作有序開(kāi)展[2]。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)力度

做好工程電子檔案管理的關(guān)鍵是人才，但是目前人才專業(yè)能力以及綜合能力不強(qiáng)是工程電子檔案管理有效開(kāi)展最大的短板。因此，建議企業(yè)能夠引起重視，第一，可以結(jié)合工程電子檔案的特點(diǎn)以及需求，并通過(guò)有效的措施吸引更多專業(yè)人才。第二，可以對(duì)現(xiàn)有的人才加強(qiáng)培訓(xùn)，為其提供培訓(xùn)機(jī)會(huì)，使其能夠及時(shí)了解以及掌握電子檔案管理的理念以及技巧;同時(shí)，對(duì)培訓(xùn)進(jìn)行考核，督促檔案管理人員能夠?qū)ε嘤?xùn)引起高度重視，這樣才能保障培訓(xùn)質(zhì)量，使其能夠掌握真正技術(shù)，并應(yīng)用于電子檔案管理實(shí)踐之中。

（三）落實(shí)安全管理

第一，不斷強(qiáng)化訪問(wèn)控制技術(shù)。落實(shí)工程電子檔案安全管理，首先需要做好訪問(wèn)控制技術(shù)，能夠從源頭上做好安全保護(hù)以及防范，最大限度保障電子檔案不會(huì)受到非法的接觸以及訪問(wèn)?？陀^來(lái)講，這對(duì)于訪問(wèn)控制提出了較高的要求，要求專業(yè)人才能夠設(shè)置專業(yè)的訪問(wèn)控制，配合檔案數(shù)據(jù)保護(hù)以及系統(tǒng)安全保密監(jiān)控，從而完善安全防護(hù)體系，讓工程電子檔案擁有一個(gè)“安全保護(hù)門”，為各項(xiàng)工作安全開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。第二，構(gòu)建識(shí)別以及鑒別機(jī)制。該機(jī)制的作用類似于“守門”，能夠?qū)Σ环ǚ肿訉?duì)檔案的攻擊進(jìn)行有效應(yīng)對(duì)。構(gòu)建識(shí)別機(jī)制時(shí)，需要為每一個(gè)用戶分配一個(gè)專屬的ID，也就是授權(quán)用戶可以進(jìn)行訪問(wèn);對(duì)于鑒別機(jī)制而言，需要與用戶專屬信息進(jìn)行結(jié)合，然后對(duì)信息真實(shí)性進(jìn)行判斷，從而保障用戶信息以及系統(tǒng)的安全。在識(shí)別以及鑒別機(jī)制的支持下，不同用戶的不同操作權(quán)限將非常明確，例如，系統(tǒng)登錄權(quán)、信息檢索權(quán)、查閱權(quán)、下載權(quán)、操作權(quán)等。第三，構(gòu)建防火墻。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)中，防火墻是非常重要的措施，能夠在計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)之間構(gòu)建一道屏障，可以有效防范不法分子的惡意訪問(wèn)以及攻擊。第四，落實(shí)檔案?jìng)浞莨ぷ鳌９こ屉娮訖n案管理系統(tǒng)中應(yīng)當(dāng)設(shè)置以及完善定期安全備份功能，避免因?yàn)橄到y(tǒng)或者是硬件出錯(cuò)而造成電子丟失的情況，即使文件被損壞，也能夠快速恢復(fù)數(shù)據(jù)[3]。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，如何做好工程電子檔案管理以及安全應(yīng)用成為當(dāng)前必須高度重視的問(wèn)題。本文主要是從理論角度進(jìn)行研究，若要提升管理水平，還需要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)細(xì)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化，這樣才能發(fā)揮工程檔案的價(jià)值，從而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉旭霞.新形勢(shì)下工程電子檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].城建檔案，2020（09）：61-62.

[2]王志英.淺談建設(shè)工程中電子檔案的保管與利用[J].居舍，2020（22）：193-194.

[3]陳美珍.淺談企業(yè)基建工程檔案的收集、管理與應(yīng)用[J].城建檔案，2020（06）：49-50.