大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策分析

曾瑩

摘要：在大數(shù)據(jù)技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，人們面對(duì)著怎樣合理控制這類(lèi)龐大數(shù)據(jù)的問(wèn)題，顯而易見(jiàn)，檔案管理也是如此。大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理主要包含存儲(chǔ)和提供檔案資料，而其中最為關(guān)鍵的就是采集、搜索、儲(chǔ)存與合理使用原始材料。在這種環(huán)境下，每日形成了很多數(shù)據(jù)資料，使得相關(guān)人員面臨著更多的更專(zhuān)業(yè)的工作。所以，基于目前時(shí)代環(huán)境，研究檔案管理有著十分關(guān)鍵的實(shí)踐作用。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)背景;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策分析

1大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

自計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用以來(lái)，人類(lèi)社會(huì)經(jīng)歷了幾千年的文件材料記錄方式發(fā)生了根本性改變，從可直讀的文字、圖形、符號(hào)等到肉眼不可識(shí)讀的計(jì)算機(jī)代碼，從傳統(tǒng)載體的紙質(zhì)、照片、實(shí)物等“實(shí)體檔案”到信息化載體的“電子文件”，文件的記錄方式和記錄載體發(fā)生了顛覆性變化。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，也促使電子文件從電腦單機(jī)走進(jìn)網(wǎng)絡(luò)，文件的形成、審核、簽發(fā)、傳輸、辦理可以全部在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成。特別是近幾年，大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，使政府部門(mén)積極推進(jìn)網(wǎng)上政務(wù)服務(wù)，大量的政務(wù)活動(dòng)記錄保存在云端的各類(lèi)政務(wù)信息系統(tǒng)當(dāng)中，更加方便利用和數(shù)據(jù)共享。這些活動(dòng)記錄的形式多樣，早已不是傳統(tǒng)的文件特征，僅以數(shù)據(jù)的形式存在。可以說(shuō)，信息技術(shù)的飛速發(fā)展，已經(jīng)完全顛覆了傳統(tǒng)檔案的記錄和形成的方式。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理水平有待提高

目前檔案管理工作中，雖然檔案管理體制機(jī)制比較健全，但更多是針對(duì)傳統(tǒng)載體檔案和比較簡(jiǎn)單的電子文件管理，檔案的收集、管理、開(kāi)發(fā)利用也多以傳統(tǒng)形式存在，并未構(gòu)建起健全的新時(shí)代信息化現(xiàn)代化檔案管理機(jī)制。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，檔案管理現(xiàn)代化整體水平不高，尤其是針對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)、區(qū)塊鏈等技術(shù)背景下產(chǎn)生的大量政務(wù)活動(dòng)記錄缺乏統(tǒng)一有效的現(xiàn)代化檔案管理規(guī)范和措施。與此同時(shí)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)的便捷優(yōu)勢(shì)使得人們獲取信息的渠道更加多樣化，使得處于傳統(tǒng)檔案管理形式下的檔案信息開(kāi)發(fā)利用工作顯得滯后。同時(shí)，各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位、綜合檔案館、專(zhuān)業(yè)檔案館存量檔案數(shù)字化工作開(kāi)展不充分、不平衡，在新舊管理載體轉(zhuǎn)換、利用方式更新的道路上，還有大量工作亟待推進(jìn)。

2.2 現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍不能完全適應(yīng)工作需要

由于歷史原因，檔案部門(mén)和檔案工作受重視程度相對(duì)于中心工作獲得的關(guān)注度和重視程度不高，檔案管理部門(mén)屬于弱勢(shì)部門(mén)、偏遠(yuǎn)部門(mén)，對(duì)檔案工作人員準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)不高，部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)組織領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，檔案人員缺少專(zhuān)業(yè)技術(shù)理論，對(duì)檔案工作重要意義認(rèn)識(shí)不足、對(duì)檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)技能掌握不牢、業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。特別是在檔案信息化工作方面，缺乏既精通信息技術(shù)又熟悉檔案業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)人才，造成現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍對(duì)于現(xiàn)代新技術(shù)的適應(yīng)和接受能力較弱，使得現(xiàn)代化檔案收集、管理、開(kāi)發(fā)利用等工作推進(jìn)缺乏必要的人力、人才支撐。

2.3 檔案管理設(shè)施建設(shè)不足

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，數(shù)據(jù)信息激增，檔案管理越來(lái)越復(fù)雜，工作量越來(lái)越大。做好新時(shí)代檔案管理需要有現(xiàn)代化信息技術(shù)作為支撐，而其基本前提就是需要有能夠滿足工作的設(shè)施設(shè)備和工作場(chǎng)所。而這些，需要有足夠的人力、物力、財(cái)力的投入，以確保檔案管理現(xiàn)代化的順利實(shí)現(xiàn)。目前，很多單位檔案管理信息化程度不高，檔案信息化設(shè)備落后、單一，更新不及時(shí)，是影響檔案信息化發(fā)展的重要因素之一。特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)，受財(cái)力制約，檔案信息化建設(shè)明顯滯后于時(shí)代發(fā)展和檔案利用需求，對(duì)比信息化程度較高的行業(yè)、部門(mén)，差距呈逐步加大趨勢(shì)。

3 大數(shù)據(jù)背景下檔案管理對(duì)策分析

3.1 利用信息技術(shù)提高檔案管理水平

在新形勢(shì)新常態(tài)新要求下，檔案管理的現(xiàn)代化應(yīng)該做到與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。應(yīng)優(yōu)化傳統(tǒng)的管理形式，不斷開(kāi)拓創(chuàng)新，提速推進(jìn)檔案信息化工作。要堅(jiān)定不移地實(shí)施“存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化”戰(zhàn)略，可通過(guò)集中優(yōu)勢(shì)力量攻堅(jiān)推進(jìn)和購(gòu)買(mǎi)社會(huì)化服務(wù)等方式進(jìn)行館 （室） 藏檔案數(shù)字化。特別要加大企業(yè)檔案基礎(chǔ)收集整理與開(kāi)放利用工作力度，做到企業(yè)關(guān)鍵性檔案優(yōu)先建檔、優(yōu)先接收、優(yōu)先數(shù)字化、優(yōu)先提供利用，使企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化成果更多更好地惠及企業(yè)與員工。要加強(qiáng)檔案利用體系的現(xiàn)代化建設(shè)，在確保檔案信息安全的前提下，滿足網(wǎng)上查詢、瀏覽、借閱等檔案利用需求，最大程度實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化成果共享。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

人才是檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)在動(dòng)力。做好大數(shù)據(jù)背景下的新時(shí)代檔案管理工作，應(yīng)該建立思想素養(yǎng)高、專(zhuān)業(yè)能力強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。應(yīng)該從檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展和滿足檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)實(shí)需求兩個(gè)角度，通過(guò)多種方式積極引進(jìn)人才，特別專(zhuān)業(yè)對(duì)口，既懂計(jì)算機(jī)、又懂檔案管理的專(zhuān)業(yè)化人才，解決現(xiàn)有檔案干部隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)人才不足、結(jié)構(gòu)不合理、年齡老化等問(wèn)題。同時(shí)，還應(yīng)針對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員實(shí)際，科學(xué)組織開(kāi)展相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，可采取基于工作現(xiàn)實(shí)狀況開(kāi)展相應(yīng)的干訓(xùn)結(jié)合活動(dòng)，提升現(xiàn)有人員的檔案業(yè)務(wù)水平、計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平、檔案管理系統(tǒng)運(yùn)用水平、電子檔案管理水平。

3.3 加強(qiáng)檔案管理設(shè)施建設(shè)

提升新時(shí)代檔案管理工作水平，現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備必不可少。要使用先進(jìn)管理理念與管理方式，解決檔案管理中存在的問(wèn)題，推動(dòng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。除了現(xiàn)代管理觀念之外，應(yīng)該加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的完善。招聘專(zhuān)門(mén)技術(shù)工作者，提升管理團(tuán)隊(duì)的業(yè)務(wù)能力，并且應(yīng)該配備相關(guān)設(shè)施，進(jìn)而體現(xiàn)出檔案管理人員的現(xiàn)實(shí)意義。另外，應(yīng)該將大數(shù)據(jù)思維使用到檔案管理過(guò)程中。我們能夠和大數(shù)據(jù)公司建立合作關(guān)系，加強(qiáng)設(shè)備和技術(shù)的研發(fā)，使適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)期的設(shè)施與技術(shù)進(jìn)一步體現(xiàn)本身優(yōu)勢(shì)。把存儲(chǔ)與虛擬技術(shù)使用在檔案管理過(guò)程中，不斷開(kāi)拓合作渠道，增強(qiáng)先進(jìn)信息技術(shù)在檔案管理過(guò)程中的使用。

3.4 做好檔案信息的開(kāi)發(fā)利用工作

檔案信息化的根本目的在于推進(jìn)現(xiàn)代化管理和利用，要采用現(xiàn)代化手段，在實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上實(shí)施檔案現(xiàn)代化利用。線下審批耗時(shí)長(zhǎng)、實(shí)地翻查效率低、信息檢索不全面等傳統(tǒng)檔案查閱利用的問(wèn)題，都可以通過(guò)檔案信息化加以解決。通過(guò)字段級(jí)的權(quán)限管理，可根據(jù)管控需求控制到目錄級(jí)、文件級(jí)，還可按部門(mén)、責(zé)任者、文件名進(jìn)行搜索，使查檔檢索更便捷。通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的檢索和精準(zhǔn)定位，對(duì)數(shù)字化檔案直接下載、打印，讓查閱檔案不進(jìn)庫(kù)房、不調(diào)卷宗、不翻實(shí)體，不僅減少了對(duì)檔案實(shí)體的磨損，而且大幅提升了檔案利用效率。同時(shí)，可對(duì)不同的操作進(jìn)行權(quán)限管理，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全分級(jí)和定期備份，使檔案信息更加安全。通過(guò)檔案信息化暢通“堵點(diǎn)”，治理“難點(diǎn)”，實(shí)現(xiàn)檔案利用工作提質(zhì)增效。

4結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，檔案數(shù)字化、檔案信息化已成為檔案管理工作發(fā)展的必由之路。因此，大數(shù)據(jù)背景下，做好檔案管理工作既時(shí)不我待，又任重道遠(yuǎn)。只有打破傳統(tǒng)思維的藩籬，與時(shí)俱進(jìn)開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化水平，適應(yīng)新時(shí)代社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求，檔案工作才能真正彰顯其重要的基礎(chǔ)作用，檔案信息才能充分發(fā)揮出其社會(huì)價(jià)值，才能更好、更高效地服務(wù)黨的建設(shè)、服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、服務(wù)人民群眾需求。

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