信息化時代下如何開展高職院校學生檔案管理工作

高敏

摘要：近些年，隨著科學技術的不斷發展，各種互聯網技術、移動通訊技術和計算機技術得到了飛速的發展，我國的信息化時代到來。信息技術被應用到各個領域和行業中，教育領域就是其中之一，為教育的改革和發展創造了新的發展機遇，也促進了教育行業的轉型升級。一直以來，高職院校是為我國培養技術型人才的重要陣地，而學生們的檔案管理工作是學生管理工作中重要的工作內容之一。在信息化技術和教育領域結合發展的過程中，學生檔案管理工作并沒有和信息化時代實現很好的結合，學生檔案管理工作仍然沿用著傳統的管理模式和方法，導致學生檔案管理工作的重要作用和價值沒有充分的發揮出來。基于此，本文以信息化時代下開展高職院校學生檔案管理工作進行了分析和探討，重點對信息化時代下開展高職院校學生檔案管理工作的有效方法進行了分析和介紹，希望可以為提高高職院校學生檔案管理工作效率和質量提供一些參考。

關鍵詞：信息時代;高職院校;學生檔案管理

引言

隨著信息化時代的到來，信息技術和各個領域行業實現了充分的結合，促進了各個領域和行業的高速發展。在高職院校發展中，為了更好的提升自身的管理工作水平，開始利用信息技術的優勢來開展學生檔案管理工作，但是，在實際的學生檔案管理和信息化技術相結合的過程中，受到多種因素的影響，學生檔案的信息化管理水平并不高，管理效果并不突出，影響到了學生檔案管理和信息資源的共享。因此，高職院校需要重視信息化技術在學生檔案管理中的運營，提高學生檔案管理的信息化水平，發揮出信息化技術的優勢和價值，為高職院校學生檔案管理工作的高校發展提供新的保障。

一、信息化時代下開展學生檔案管理工作的價值和意義

（一）學生檔案管理工作介紹

學生檔案管理工作指的是對學生們在學校生活中的經歷、學習情況和思想道德水平發展等信息的記錄。在高職院校學生檔案管理工作中，學生檔案管理工作是有周期性、廣泛性、綜合性和分散性等特征的[1]。

（二）學生檔案信息化管理的價值和意義

首先，學生檔案信息化管理是依靠信息技術來實現的，信息技術為學生檔案管理提供了重要的戰略資源，對提高管理效率有著重要的價值和作用。在對學生們檔案進行信息化管理的過程中，可以結合學校學生檔案管理工作的設計特點，收集廣泛的學生資料和信息，并對這些資料信息進行整合和分類，并利用計算機網絡技術等進行數據信息的傳輸、存儲、以及信息數據的共享，從而讓學生檔案管理工作更加便捷，工作效率更高。

其次，高職院校學生檔案管理工作，還包括了各種學生資源信息的整合和查詢，而利用網絡信息技術可以讓整合查詢工作更加便利;同時也讓原來單一的檔案管理方法更加多樣化，提高檔案信息管理的價值和意義。另外，借助于網絡信息技術的優勢，還可以對學生檔案管理工作進行從新定位，讓檔案管理的價值充分體現，實現信息化管理的目標。

（三）學生檔案信息化管理中的機遇和挑戰

信息技術在學生檔案管理中的運用為檔案管理帶來了新的機遇。首先，利用信息技術為學生們提供了更優質的檔案管理服務工作。信息技術在學生檔案管理中的運用，創新了檔案管理的辦法，讓學生檔案中的各種信息數據獲取更加便捷;同時，對于管理人員來說，信息化技術的應用，便于學生有效信息的數據采集和檢驗，減少了管理人員分析數據信息的工作量，節約了工作時間和成本，也提高了檔案資料數據信息的合理性和規范性。其次，學生檔案信息化管理工作，讓資源共享成為管理的重點，不僅節省了學生信息查詢的時間，同時也讓學校管理工作實現了創新發展[2]。例如，利用網絡信息技術可以建立起學生檔案管理系統數據庫，管理人員只需要按照系統的指示就可以完成檔案管理工作，這樣不僅提高了管理效率，同時也減少了管理成本，促進了學校檔案管理工作的良性發展。

在信息化時代的到來之際，學生檔案管理的信息化發展也遇到了新的挑戰。首先，信息技術的應用，需要把原來紙質的檔案轉化成電子版的虛擬檔案，這樣，管理者就需要利用專業的信息技術來進行檔案的格式轉換，這在無形中就增加了管理者的職能轉化難度。其次，網絡信息技術的運用造成了紙質檔案管理和信息化檔案管理的職能分離，所以，要想提高不同檔案管理的共同發展，需要實施雙重管理制度，這也是工作上的一大困難。另外，學生檔案信息化管理工作需要由學生工作辦公室來負責，同時還需要由輔導人員來進行協助，這樣才可以確保檔案管理資料的完好保存，但是因為不同的參與人員的工作職能不同，這也讓歸檔工作有了一定的難度，對信息時代下學生檔案管理工作帶來了一定的挑戰。

二、信息化時代下高職院校學生檔案管理工作中遇到的問題

（一）管理人員信息化檔案管理意識欠缺

高職院校發展中學生檔案管理工作人員自身對學生檔案管理工作就不重視，他們認為學生檔案管理工對學校的教學管理并不會產生很大的影響，所以，也就無法認識到學生檔案管理的信息化建設價值和有意義，認為信息化的學生檔案管理工作并不重要。另外，高職院校學生檔案管理人員認為檔案管理工作是一件沒有技術含量的工作，檔案管理只需要對保管好學生們的檔案，需要的時候進行查詢即可，所以，信息化檔案管理意識欠缺，在學生檔案管理信息化發展中不夠重視，信息化應用懈怠，影響到了學生檔案信息化管理的發展。

（二）高職院校學生檔案管理工作人員的信息化水平不高

因為很多高職院校的管理層對學生檔案管理工作并不重視，導致學生檔案管理人員的整體專業水平和職業素養有所不足，一些檔案管理人員的配置也得不到很好的體現，檔案管理人員的工資水平不高，工作積極性不足，影響到工作效率和工作質量。更不要說是掌握信息化的學生檔案管理技能了[3]。檔案管理部門的信息化建設和信息化專業人才隊伍水平不高，造成高職院校學生檔案管理信息化發展受到制約，影響到高職院校學生檔案管理的信息化發展。

（三）學生檔案管理模式不科學

在高職院校學生檔案管理工作中，很多學校采用的仍然是紙質版的檔案管理模式，這種管理模式無法進行長時間的存儲，并且也不能對檔案進行快速的查抄和翻閱，影響到了學生檔案資源信息的共享性。此外，紙質檔案管理模式還會影響到檔案的獲得率，在某種意義上來說，并不能滿足高職院校學生檔案管理的創新發展。另外，在進行學生檔案管理工作中，紙質版的檔案管理無法實現數據庫的構建，這樣就沒有辦法對各種信息數據資源進行及時的查詢和獲取，影響到檔案管理工作的質量和效率。

三、信息化時代下高職院校學生檔案管理工作完善建議

（一）提高高職院校檔案管理人員對檔案管理的重視程度

高職院校學生檔案管理工作人員需要重視學生檔案管理工作，學校可以通過培訓的方式來讓管理人員認識到學生檔案中并不單單是學生們的以往歷史，同時還包含著學校的過往歷史，承載著的是學生和學校的共同榮譽等等，同時也是高職院校未來教學管理工作和辦學管理的指導和參考。因此，高職院校學生檔案管理人員需要重視檔案管理工作，重視學生檔案管理的信息化建設工作[4]。加強學生檔案管理的信息化建設。另外，高職院校檔案部門的工作人員還要向管理層領導匯報檔案管理信息化建設的進度和發展現狀，提高學校高層領導對學生檔案管理信息化的重視。

（二）提高學生檔案管理工作人員的信息化管理水平

各個高職院校要針對學生檔案管理工作人員進行信息化技術的培訓，提高學生檔案管理工作人員的專業水平和信息化水平，幫助檔案管理人員掌握各種信息技術、軟件和設備的技能，可以滿足學校學生檔案管理信息化發展的需求。另外，高職院校還要定期組織學生檔案管理人員參加到一些學、或者是校外組織的一些專題講座和交流會議中，通過和專業的教師教授進行探討學習來提升自己檔案管理水平，積累更多的專業知識，掌握檔案管理的信息技術。此外，高職院校可以建立答案管理工作人員的信息化管理能力的考核機制，對檔案管理工作人員進行理論知識和信息技術操作能力的考核，并納入到績效中，通過這種方式來鼓勵學生檔案管理人員積極主動參與到信息技術的學習中，不斷提升自己的檔案管理信息化水平，為高職院校學生檔案信息化管理發展提供專業的人員保障。

（三）建立科學合理的學生檔案管理模式

首先，制定明確的學生檔案管理人員的工作制度，學校管理部門要針對學生答檔案管理工作制定規范化和合理化的規章制度，在提高檔案管理工作人員對檔案管理工作的重視程度同時，還要把檔案管理工作納入到學校的日常管理工作中，規范檔案管理工作。比如，要根據學生檔案管理的性質和特點來建立起層次化的管理規范和管理制度、管理辦法和管理原則，完善學生檔案管理工作的發展。并以信息技術管理為切入點，制定完善的信息化管理制度，保障學生檔案信息化管理的有效開展[5]。

其次，不斷完善學生檔案管理工作。在管理工作落實過程中，要充分利用信息技術，規范檔案管理內容，對各種紙質檔案和音頻檔案等進行歸類和區分，讓檔案信息的歸檔更加細致化，確保檔案管理的效率。同時，對于學生們的不同信息，還要利用計算機技術，建立學生檔案信息數據庫目錄，并按照檔案的分類進行目錄的完善。目錄要盡量細化，大分類中要有小分類，小分類下面還要延伸更為細小的分類，通過這種方式來實現學生檔案信息化管理，體現出學生檔案信息化管理的目的。另外，學校管理部門還要針對檔案信息化管理設置檔案共享查詢機制，提高學生檔案信息的利用率和共享率。此外，要對學生檔案進行電子檔案和文檔檔案的從新整合。利用信息技術，以電子檔案管理為基礎，進行信息資源的整合，借助于計算機的優勢，對學生們的檔案信息進行信息資源網絡化的處理，讓學生們的檔案信息轉化成一種電子數據信息資源，為后期的信息化檔案管理提供重要的信息支撐。在此過程中要保障有專業的人員進行監督和管理，提高學生檔案信息化管理的規范性。

結語

在信息技術高速發展的影響下，我國進入到了信息化時代，各種信息技術被應用到各個領域和行業中，促進了各個行業的發展。高職院校學生檔案管理工作中，信息化技術的運用可以有效的提高學生檔案管理水平，實現學生檔案管理的數字化和信息化發展，讓學生檔案管理更加高效的發展，促進高職院校學生管理工作發展。

參考文獻：

[1]閆瑤瑤，張軍霞，黃可.信息化時代我國高職院校檔案管理模式研究綜述[J].大眾標準化，2021（02）：241-244.

[2]郭曉娟.高職院校院系學生檔案管理探索[J].蘭臺內外，2020（23）：34-36.

[3]婁倩.高職院校學生檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業務，2020（05）：127-128.

[4]朱明祥.高職院校學生檔案管理規范化路徑研究[J].中國校外教育，2019（21）：160-161.

[5]崔獻.信息化時代下高職院校檔案管理的創新及發展[J].中國新通信，2019，21（12）：160-161.