企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包內(nèi)部審計探究

王波

[摘要]本文從企業(yè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的管理流程出發(fā)，立足于內(nèi)部審計視角，分析生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包管理中存在的道德、法律、作業(yè)層面的風險，探討生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的審計重點，并提出具有針對性的審計策略。

[關(guān)鍵詞]業(yè)務外包? ?內(nèi)部審計? ?風險

本文所述的業(yè)務外包是指企業(yè)將生產(chǎn)環(huán)節(jié)的輔

助性、零散性業(yè)務，如原材料裝卸、生產(chǎn)機械租賃、產(chǎn)成品包裝等，外包給專門的裝卸、機械租賃、包裝服務公司，由其提供專業(yè)化、便捷式的業(yè)務外包服務。

一、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的管理流程

生產(chǎn)環(huán)節(jié)的業(yè)務外包管理一般由生產(chǎn)管理部門直接負責，其他相關(guān)部門配合支持，主要管理流程包括采購管理、作業(yè)管理、結(jié)算管理等。

（一）采購管理

生產(chǎn)管理部門結(jié)合生產(chǎn)實際需要，向采購管理部門提出業(yè)務外包采購計劃，逐層審批通過后，采購管理部門具體組織業(yè)務外包采購。一般采用競爭性談判的方式，以最低價成交的原則，從參與競爭性談判的業(yè)務外包服務方中遴選出合適的服務方。采購談判完成后，企業(yè)與服務方簽訂書面合同，約定具體的作業(yè)單價、服務期限、結(jié)算期間、支付方式及違約責任等。

（二）作業(yè)管理

生產(chǎn)車間或班組負責人根據(jù)生產(chǎn)任務需要，向生產(chǎn)管理部門提出業(yè)務外包作業(yè)申請，如提交原材料裝卸作業(yè)申請單，在申請單上填寫具體的裝卸時間、地點、人數(shù)，經(jīng)生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門負責人審核后，由生產(chǎn)調(diào)度人員統(tǒng)一安排裝卸服務公司人員進場裝卸。業(yè)務外包作業(yè)完成后，由生產(chǎn)車間或班組負責人填寫一式三份作業(yè)單據(jù)，作業(yè)單上具體包括作業(yè)時間、作業(yè)地點、作業(yè)人數(shù)、作業(yè)量、作業(yè)單價等信息，再經(jīng)業(yè)務外包服務方、生產(chǎn)調(diào)度人員、生產(chǎn)管理部門負責人審核確認后，業(yè)務外包服務方、生產(chǎn)管理部門、生產(chǎn)車間或班組各留一份作業(yè)單，作為后期結(jié)算依據(jù)。

（三）結(jié)算管理

根據(jù)業(yè)務外包合同約定，生產(chǎn)企業(yè)與業(yè)務外包服務方定期進行財務結(jié)算。生產(chǎn)管理部門匯總統(tǒng)計一定期間的作業(yè)單據(jù)，形成結(jié)算對賬單，經(jīng)業(yè)務外包服務方確認無誤后，形成業(yè)務外包結(jié)算支付單，報經(jīng)生產(chǎn)管理部門負責人、財務部門負責人、企業(yè)領(lǐng)導審批通過后，交由財務部門支付業(yè)務外包費用。

二、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的風險

生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包管理涉及生產(chǎn)、采購、財務等管理部門，涉及內(nèi)部管理人員和外部人員，可能面臨著道德、法律、作業(yè)層面的風險。

（一）道德風險

一是企業(yè)內(nèi)部管理人員道德風險。企業(yè)在組織或參與業(yè)務外包采購時存在不公平、不公正的行為，如內(nèi)部管理人員提前內(nèi)定業(yè)務外包服務方，人為排除競爭對手。二是業(yè)務外包服務方道德風險。如若干個業(yè)務外包服務方提前串通參與采購，或者業(yè)務外包服務方向企業(yè)內(nèi)部管理人員行賄。三是內(nèi)部、外部人員聯(lián)合舞弊風險。內(nèi)部管理人員與業(yè)務外包作業(yè)人員在計量、計價時舞弊，如人為多計作業(yè)量、多計作業(yè)單價等。

（二）法律風險

一是合同管理風險。企業(yè)開展合同評審時，未按照規(guī)定程序和方法進行，導致合同條款缺陷，如合同中未明確約定作業(yè)單價、結(jié)算支付方式等。二是法律糾紛風險。因合同內(nèi)容不健全、合同條款不明確（如作業(yè)人員安全管理責任劃分、作業(yè)標準約定不明確）產(chǎn)生的爭議或糾紛。三是合規(guī)管理風險。未按照規(guī)定辦理法定代表人授權(quán)委托手續(xù)，或法定定標人授權(quán)委托無明確委托事項或期限，如企業(yè)內(nèi)部管理人員超過授權(quán)范圍簽訂業(yè)務外包合同。

（三）作業(yè)風險

一是作業(yè)管理風險。企業(yè)內(nèi)部管理人員未嚴格執(zhí)行作業(yè)管理要求和流程，如生產(chǎn)車間或班組人員自行填寫作業(yè)單據(jù)，未經(jīng)審批安排業(yè)務外包人員進場作業(yè)。二是作業(yè)質(zhì)量風險。業(yè)務外包人員未嚴格執(zhí)行作業(yè)流程或標準，如業(yè)務外包人員違規(guī)操作生產(chǎn)機械，影響作業(yè)質(zhì)量。三是作業(yè)安全風險。內(nèi)部管理不到位或業(yè)務外包人員作業(yè)不規(guī)范，導致在作業(yè)過程中發(fā)生安全事故或出現(xiàn)安全隱患。

三、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的審計重點

結(jié)合業(yè)務外包面臨的風險，企業(yè)內(nèi)部審計人員應重點關(guān)注業(yè)務外包的真實性、合規(guī)性和效益性。

一是業(yè)務外包的真實性。業(yè)務外包是否真實需要，是否由生產(chǎn)管理部門提出真實申請;業(yè)務外包的采購內(nèi)容是否真實，采購的業(yè)務外包服務方是否符合條件和標準;業(yè)務作業(yè)單據(jù)是否根據(jù)真實發(fā)生的作業(yè)情況進行填寫，是否存在虛假作業(yè)單據(jù);業(yè)務外包費用的結(jié)算是否真實;等等。

二是業(yè)務外包的合規(guī)性。業(yè)務外包是否經(jīng)過必要的申請和審批程序;業(yè)務采購環(huán)節(jié)是否有多個部門和人員參與，業(yè)務外包采購過程中是否存在不相容崗位;業(yè)務作業(yè)單據(jù)是否準確、完整，業(yè)務作業(yè)單據(jù)是否經(jīng)過必要的復核和審批流程;業(yè)務外包費用結(jié)算支付是否經(jīng)過審核和審批;等等。

三是業(yè)務外包的效益性。業(yè)務外包是否有利于降低人工成本，月度、季度、年度的業(yè)務外包費用是否超過當期費用預算;業(yè)務外包是否有利于優(yōu)化業(yè)務流程，業(yè)務外包內(nèi)容是否與業(yè)務流程相適應，業(yè)務外包人員是否能與企業(yè)內(nèi)部人員進行有效協(xié)調(diào)和溝通，業(yè)務流程開展是否順暢;業(yè)務外包是否有利于提高工作效率，與以往相比定期人均產(chǎn)品數(shù)量是否有所提高，生產(chǎn)單位產(chǎn)品所需要的時間是否有所減少;等等。

四、生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的審計策略

企業(yè)內(nèi)部審計人員應結(jié)合企業(yè)內(nèi)部、外部情況，靈活運用詢問訪談法、審閱法、數(shù)據(jù)分析法、賬項核對法等審計方法，充分揭示生產(chǎn)環(huán)節(jié)業(yè)務外包的真實情況。

（一）詢問訪談看真假

一是向內(nèi)部管理人員詢問訪談。向采購管理部門人員了解掌握采購流程，抽取部分月份的業(yè)務外包采購計劃，檢查審核、簽字、審批情況;向生產(chǎn)管理部門人員了解業(yè)務外包作業(yè)流程，是否與企業(yè)制度規(guī)定相符;向財務部門人員詢問了解業(yè)務外包對賬、結(jié)算、支付環(huán)節(jié)，是否履行審核、簽字等手續(xù)。二是向生產(chǎn)環(huán)節(jié)現(xiàn)場人員詢問訪談。向現(xiàn)場作業(yè)人員了解業(yè)務操作流程和規(guī)范，是否真實參與業(yè)務外包作業(yè);向生產(chǎn)車間或班組人員詢問是否有外部人員進場作業(yè)。

（二）檢查單據(jù)找線索

企業(yè)開展業(yè)務外包時，往往會由經(jīng)辦人員、部門負責人員、業(yè)務外包人員等填寫作業(yè)單據(jù)，作業(yè)單據(jù)上包含作業(yè)時間、作業(yè)內(nèi)容、作業(yè)單價、作業(yè)人員等信息，單據(jù)流轉(zhuǎn)的過程可以反映出外包作業(yè)、企業(yè)管理的過程，通過檢查單據(jù)相關(guān)信息，查找虛假列支、多計或多付業(yè)務外包費用的線索。

一是檢查單據(jù)印刷，是否由非生產(chǎn)管理部門印刷空白單據(jù)，領(lǐng)用空白單據(jù)是否辦理登記手續(xù)。二是檢查單據(jù)保管，作業(yè)單據(jù)是否完整保留，匯總部分月份的作業(yè)單據(jù)，檢查單據(jù)編號是否齊全、連號，是否存在斷號現(xiàn)象，重點關(guān)注作廢單據(jù)是否保留。三是檢查單據(jù)填寫，作業(yè)單據(jù)是否由生產(chǎn)車間或班組負責人填寫，檢查同一人的書寫筆跡是否一致。四是結(jié)合生產(chǎn)計劃表，核查單據(jù)上的作業(yè)時間是否在正常生產(chǎn)期間，作業(yè)內(nèi)容是否符合生產(chǎn)需要，作業(yè)單價是否與業(yè)務外包合同約定的價格相符等。

（三）分析數(shù)據(jù)摸虛實

隨著數(shù)字化審計的推廣，審計人員應采集、整理、統(tǒng)計業(yè)務外包數(shù)據(jù)，如業(yè)務外包工作時間、工作量、參與人數(shù)等，進行關(guān)聯(lián)比對分析，分析數(shù)據(jù)的真實性、合理性、效益性。匯總作業(yè)單據(jù)數(shù)據(jù)，運用Excel的數(shù)據(jù)透視功能，分類統(tǒng)計生產(chǎn)環(huán)節(jié)的各項業(yè)務外包數(shù)據(jù)，將業(yè)務外包數(shù)據(jù)與生產(chǎn)數(shù)據(jù)進行比對分析，檢查業(yè)務外包量是否與生產(chǎn)量正相關(guān);將業(yè)務工作時間、工作量、參與人數(shù)與企業(yè)內(nèi)部業(yè)務數(shù)據(jù)進行比率分析，分析業(yè)務外包的成果和效率。

（四）抽查憑證核支出

業(yè)務外包的最后流程是對賬、結(jié)算、支付，該流程是業(yè)務外包審計的關(guān)鍵。在審計過程中，抽取部分月份的結(jié)算清單、會計憑證等，檢查結(jié)算單價、結(jié)算內(nèi)容的真實性和合理性;根據(jù)業(yè)務外包費用的結(jié)算流程，把住業(yè)務外包結(jié)算的審批關(guān)口，檢查結(jié)算審核、審批程序是否到位;追蹤業(yè)務外包費用的資金支付情況，檢查資金是否按照合同約定進行支付，關(guān)注資金去向、資金額度、資金支付時間等信息，及時揭示虛假支付、超額支付、提前支付等問題。

（作者單位：中國鐵路物資集團有限公司，郵政編碼：430014，電子郵箱：jingnan0214@163.com）

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