大數據時代下的檔案工作分析

趙洪玲

摘要：現如今，大數據技術的發展速度越來越快，并逐步應用于各行各業之中。這一技術的應用，促進了各個行業的良好發展。就當前來看，在大數據時代背景下對檔案工作進行管理，不僅面臨著較大的機遇，也面臨著一定的挑戰。換言之，傳統的檔案管理模式已不再適應時代發展的要求，對檔案管理模式進行變革勢在必行。

關鍵詞：大數據時代;檔案工作;策略

引言

大數據時代的到來使檔案管理的方式發生了巨大轉變。在信息收集整理、知識挖掘以及檔案服務等多方面都實現了創新與優化，為檔案管理工作的長足發展提供了新的機遇。隨著政府信息公開條例深入推進，政府職能轉變，特別是大數據、云計算等各類技術高速發展，人們需要越來越多元化、個性化的信息服務，這對檔案工作提出了更高的要求。

1大數據背景下檔案管理工作的機遇

1.1更有利于挖掘檔案價值

隨著信息技術的不斷提升，檔案信息數字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統的紙質文檔逐步向電子文件過渡。利用大數據分析等技術手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

1.2更有利于信息資源共享

大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數據的技術支撐下，才能真正發揮資源共享的作用?；ヂ摼W信息的傳遞，讓檔案服務由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態，為各項事務決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

2檔案信息建設面臨的挑戰

2.1檔案人員素質亟待提高

部分有多年工作經驗的老檔案人員對檔案管理的知識、保管方法、專業理論較為了解，但其對新事物的接受能力有限，無法完全掌握大數據時代條件下電子文件的歸檔保管、使用利用方法，對云端存儲等新技術比較陌生。而許多新上崗的檔案人員對新技術、新方法較為熟悉，但對檔案管理方面的專業理論知識研習不夠，對檔案工作的管理實踐知之甚少，這就造成了技術型和傳統型兩極化嚴重的人員結構。因此，檔案信息化的建設在某些環節需要檔案從業人員具有豐富的檔案管理經驗和較高的新技術接受能力。

2.2檔案管理的安全性難以保障

隨著信息技術及互聯網技術不斷更新，檔案存放逐步由紙質存檔向電子存檔轉變、線下存放向線上存放轉變，但隨之而來的安全性問題逐步凸顯，主要包括：一是存檔介質的安全性難以保障。目前，多數檔案管理部門以硬件磁盤的形式保存檔案信息。由于多數存儲介質存在長期不穩定性的特點，隨著放置時間、環境等因素的變化，往往會導致存儲介質物理或化學性質發生改變，從而造成存儲數據丟失。二是信息安全保障體系不健全。云計算、大數據應用等技術的升級，為檔案數據存儲提供了更優方式，有些部門及單位充分利用大數據及云計算等技術，逐步建立起先進的“云檔案”管理系統。但一些涉密信息也直接或間接地通過網絡上傳至服務器進行儲存。由于多數民用服務器并不具備較高的互聯網安防等級，大型服務器及管理系統極易成為網絡攻擊的對象。數據丟失及泄密隱患，是當下檔案信息安全所面臨的重要挑戰。

3大數據時代下檔案信息化建設的實現路徑

3.1提高檔案從業人員的素質

促進檔案事業的發展騰飛，需要構建完整合理的人才培養體系，建立公平公正的人才評價選拔制度。檔案信息化建設真正需要的是同時具備檔案業務能力和信息技術管理能力的高端復合型人才，因此，要對檔案從業人員加大培養力度。同時要加強對檔案從業人員的素質教育，嚴格遵守國家法律法規政策，站穩堅定的政治立場，保持認真肯干的工作態度和踏實嚴謹的工作作風，增強工作責任心，同時努力將檔案工作的潛在價值挖掘出來，使其更好地服務社會和公眾，并轉換為社會和經濟效益。檔案人員要積極地參加專業培訓和在職培訓，逐步提升自己的知識結構和整體水平，并要加強學術交流，提升學術能力。

3.2著力建設檔案管理平臺

面對新時期更為復雜的檔案管理要求，著力打造檔案管理平臺是提升管理效率的關鍵。平臺系統的打造既要堅持檔案保管單位的個性化需求，也要兼顧系統性資源對接便利。從整體兼容性角度來看，需要高屋建瓴地設計出整體性強、智慧程度高、存儲量大的基礎平臺。同時，較強的多元化信息處理功能及構架豐富的數據接口，是保障各類子平臺接入，增強不同數據轉換、傳輸能力的重要條件。以此為基礎，才能使部門之間、地區之間的數據進行有效銜接，徹底打通數據壁壘，減少信息資源的重復性收集，進而實現系統平臺集約化、智慧化、交互化發展。從個性化需求看，由于不同部門所處理的檔案類型不一，應該在強化檔案信息規范化的基礎上，量體裁衣，依據檔案管理信息類型及檔案人員具體訴求，開發具有針對性的管理子系統，進一步提升信息采集、轉換、查詢、整理、更新等各環節工作效率。與此同時，便捷化的操作系統及門戶平臺，是減少從業人員培訓成本、迅速普及系統應用、提升用戶查詢體驗的重要保障。

3.3加強檔案信息標準規范化建設

其一，要保證檔案信息著錄的規范化，著錄必須統一和標準化。如果沒有合理統一的管理準則，就很有可能出現不同事物的名稱是相同的，而同一事物的名稱卻不同等問題，或出現同一檢索條目前后不一致的情況。這會嚴重阻礙檔案信息的使用與利用。其二，注意檔案信息存儲的規范化。檔案數量的大幅增長也給檔案信息的存儲工作帶來了難度，應考慮到可能發生的數據丟失破壞情況，按照統一規范，貫徹落實國家對檔案信息存儲工作的要求，做好“云存儲”工作。各部門可以使用磁盤、光盤等介質對檔案數據進行備份。而對一些重要數據，應使用縮微膠片進行備份保存。其三，檔案信息軟件的規范化。檔案信息軟件的開發標準化有利于檔案的收集、保管與開發利用，要有效進行甄別，選用適合本單位的、高質量高精度的檔案信息管理軟件。

3.3著力提升檔案利用個性化服務

大數據時代背景下，要及時創新檔案服務理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強化發展服務意識。圍繞地區發展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數據挖掘，為各類重大事項的決策提供可參考的數據及信息資源，將檔案工作的被動服務轉變為主動服務。二是強化民生服務意識。積極聯動涉民部門，強化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時，加強民生信息的綜合分析和整理，為服務百姓生活提供更加全面、翔實的信息資料。三是強化社會服務意識。通過大數據分析用戶的數據查詢類型及個性化需求，提前利用微信等方式將關聯信息及辦事流程推送給用戶，進一步提升用戶體驗，增強服務滿意度。及時關注民生實事和社會熱點信息，通過檔案信息整合，及時傳播客觀、準確的信息資料，實現正向輿論引導。

結論

綜上所述，在大數據時代背景下，對于從事檔案管理工作的人員而言，要想有效提升檔案管理水平，就要加大檔案信息化建設力度，這是社會發展與科技進步的必然趨勢。因此，對于職業技術學院而言，要以積極的態度應對檔案管理所面臨的機遇和挑戰，接受檔案管理所發生的巨大變化，在檔案管理實踐過程中全面應用信息技術，革新檔案管理理念，轉變檔案管理模式，采用更現代化、更科技化的方式從事檔案管理工作，有效提升檔案管理的水平，充分滿足職業技術學院不同人群對于檔案的不同需求。

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