檔案管理信息化的發展趨勢

侯博

摘要：隨著計算機技術的快速發展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當今世界經濟和社會發展的主流。同時檔案的電子化管理，檔案信息數字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計算機為代表的信息化在檔案管理中的應用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關鍵詞：檔案管理;信息化;措施

前言

信息化檔案管理是通過利用當代信息技術對資料進行管理、儲存以及開發。做好信息化檔案管理建設，對電子檔案加強管理和使用，就要樹立檔案現代化的管理理念，用科技手段實現檔案管理信息化，提高檔案利用價值，充分發揮出檔案的社會效益及隱性經濟效益，這是信息化檔案建設重點任務。

1什么是檔案管理的信息化

檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現檔案管理現代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉變的過程。也就是指通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，經系統加工和網絡傳輸后，實現檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實現檔案信息資源共享。這是一個長期發展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現代信息技術裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現代化水平。

2檔案信息化發展的影響因素

2.1檔案信息化發展的水平因素

在檔案管理信息化發展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關部門具有較好的高科技技術和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術和檔案管理的實際工作高效的進行結合，僅僅把這些機器設備應用于平時的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計算機技術來增加自身的操作性能，對檔案管理內容實施數據化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個是約束我國檔案信息化發展中非常關鍵的因素。

2.2檔案信息化發展的認知因素

在檔案信息化發展中，檔案管理中相關部門高層對檔案信息管理的關注度不夠，在相關的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發展的管理認識遠遠不足。而在檔案管理的進程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

3推動信息化檔案管理的發展措施

3.1完善檔案信息化管理體系的建設

要建立完善的檔案信息化管理體系，提高檔案信息化水平，制定檔案管理信息化的總體規劃，推動檔案信息化協調發展。加強事業單位檔案管理應用軟件的開發和應用，檔案管理信息化每個步驟都應有其相應的標準，應制定重點行業檔案工作規范，標準化和規范化是衡量當代檔案管理信息化水平的重要標志，它是檔案信息化建設中的一項重要內容。加強檔案管理信息化的標準體系建設，實現科學管理。提高檔案管理部門工作的規范性和有效性，要制定規范的電子檔案管理制度，要嚴格遵守電子檔案管理的相關制度和規范，以保障檔案信息化工作有統一的工作規范可以依據，確保檔案信息化工作有章可循。

3.2加大資金投入

雖然在信息化檔案管理建設中投入資金，但是，就完善檔案管理所提高的效率來說，還是非常值得的，加大信息化管理建設中的資金投入，能夠更好的推進檔案管理信息化建設的開展。一定要把經費切實投入到信息化檔案建設中去，保證各單位在檔案管理信息化建設中有足夠的經費支持，更好的開展信息化建設工作。軟、硬件基礎設施是保證檔案管理正常運行的基礎，是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，只有保證檔案管理的硬件設施符合標準，才能保證檔案的信息化能正常的運行。要切實將經費用到檔案管理的信息化建設中，按要求采購相關軟件及設備，給檔案管理信息化建設提供充足的物質保障。

3.3加強專業技能的培訓、提高綜合素質

加快檔案信息化建設步伐，人才是關鍵，檔案管理人員的專業技能和綜合素質在事業單位的檔案管理信息化建設中發揮著重要的作用，綜合素質的高低直接影響著檔案管理的信息化建設進程。所以，必須加強檔案信息化人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案人員掌握和管理信息化技術的技能，提高他們在計算機和信息平臺使用技能水平，不斷提升他們的綜合素質，滿足社會發展對檔案工作的需要，從而有效地推動檔案管理的信息化建設。

3.4加強安全保障體系建設

要建立健全和完善事業單位的檔案信息安全保障體系，制定信息化檔案的嚴格安全措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預警、保護、檢測、響應和恢復能力的綜合性信息系統防護體系，目的是實現檔案信息及管理系統的安全，確保電子檔案的安全性，是保護信息化網絡安全的最有效、最經濟的措施之一。安全保障是事業單位檔案管理需要重點考察的問題，提高事業單位檔案管理的安全水平，首先需要從優化信息系統開始，信息系統優化需要有專業的系統設計人員進行，并對系統的安全性進行有效監測，對安全漏洞給予及時補丁。其次需要確保信息的錄入無誤，防止重要信息在掃描或者錄入時發生交錯偏差。只有在信息系統和信息系統使用時按照規則及相關要求實施，才能確保檔案管理信息化的安全性。

4檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發展趨勢，也是對傳統檔案管理工作的有效改革。信息技術及信息產業的飛速發展為檔案信息化帶來難得的機會同時也提出了嚴峻挑戰。檔案信息化是現階段檔案管理工作發展的重要戰略階段，實現國家信息工程的重要步驟，其意義深遠而任重道遠。信息化管理在提高了工作效率的基礎上，促進了檔案信息的交流和共享，促進了我國檔案管理工作的有效開展。因此，檔案管理信息化建設是檔案事業面對全球信息化浪潮的必然選擇。我們必須要不斷完善檔案管理技術，把握機遇、開拓創新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態、有效的措施高效開發利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業的穩步發展作出貢獻。

結語

檔案管理信息化是新時期社會事業發展對檔案行業提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統一部署下，強化檔案管理信息化的科學意識，制定完善的管理制度，積極改進檔案管理工作設備，同時加強對檔案管理人員的素質培養和技能培訓，才能在時代發展的帶動下更好地進行結構調整與升級，進而更快地實現檔案管理的信息化，為相關單位和企業提供便利，為人們提供優質的服務。

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