檔案管理信息化的發(fā)展趨勢

侯博

摘要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，使人們步人了一個信息化的時代，信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的主流。同時檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化也面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實(shí)踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認(rèn)，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，本文旨在對以計(jì)算機(jī)為代表的信息化在檔案管理中的應(yīng)用加以研究，以期盡可能的提高檔案管理的效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;措施

前言

信息化檔案管理是通過利用當(dāng)代信息技術(shù)對資料進(jìn)行管理、儲存以及開發(fā)。做好信息化檔案管理建設(shè)，對電子檔案加強(qiáng)管理和使用，就要樹立檔案現(xiàn)代化的管理理念，用科技手段實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，提高檔案利用價(jià)值，充分發(fā)揮出檔案的社會效益及隱性經(jīng)濟(jì)效益，這是信息化檔案建設(shè)重點(diǎn)任務(wù)。

1什么是檔案管理的信息化

檔案是各單位必不可少的信息資源，檔案工作反映的是一個單位的歷史面貌，所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。也就是指通過檔案信息資源的數(shù)字化和檔案管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)系統(tǒng)加工和網(wǎng)絡(luò)傳輸后，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和有效利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。這是一個長期發(fā)展的過程，在這一過程中，要不斷地利用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。

2檔案信息化發(fā)展的影響因素

2.1檔案信息化發(fā)展的水平因素

在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，因?yàn)槭艿绞嘏f和單一的檔案管理和技術(shù)的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關(guān)部門具有較好的高科技技術(shù)和計(jì)劃，但是，其操作人員在實(shí)際操作的過程中難以把技術(shù)和檔案管理的實(shí)際工作高效的進(jìn)行結(jié)合，僅僅把這些機(jī)器設(shè)備應(yīng)用于平時的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來增加自身的操作性能，對檔案管理內(nèi)容實(shí)施數(shù)據(jù)化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個是約束我國檔案信息化發(fā)展中非常關(guān)鍵的因素。

2.2檔案信息化發(fā)展的認(rèn)知因素

在檔案信息化發(fā)展中，檔案管理中相關(guān)部門高層對檔案信息管理的關(guān)注度不夠，在相關(guān)的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發(fā)展的管理認(rèn)識遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足。而在檔案管理的進(jìn)程中，因?yàn)槠錂n案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實(shí)施了搜集，并無法實(shí)施較為具體的處理與使用，無法發(fā)揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實(shí)施其存在意義。

3推動信息化檔案管理的發(fā)展措施

3.1完善檔案信息化管理體系的建設(shè)

要建立完善的檔案信息化管理體系，提高檔案信息化水平，制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理應(yīng)用軟件的開發(fā)和應(yīng)用，檔案管理信息化每個步驟都應(yīng)有其相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)制定重點(diǎn)行業(yè)檔案工作規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是衡量當(dāng)代檔案管理信息化水平的重要標(biāo)志，它是檔案信息化建設(shè)中的一項(xiàng)重要內(nèi)容。加強(qiáng)檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。提高檔案管理部門工作的規(guī)范性和有效性，要制定規(guī)范的電子檔案管理制度，要嚴(yán)格遵守電子檔案管理的相關(guān)制度和規(guī)范，以保障檔案信息化工作有統(tǒng)一的工作規(guī)范可以依據(jù)，確保檔案信息化工作有章可循。

3.2加大資金投入

雖然在信息化檔案管理建設(shè)中投入資金，但是，就完善檔案管理所提高的效率來說，還是非常值得的，加大信息化管理建設(shè)中的資金投入，能夠更好的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的開展。一定要把經(jīng)費(fèi)切實(shí)投入到信息化檔案建設(shè)中去，保證各單位在檔案管理信息化建設(shè)中有足夠的經(jīng)費(fèi)支持，更好的開展信息化建設(shè)工作。軟、硬件基礎(chǔ)設(shè)施是保證檔案管理正常運(yùn)行的基礎(chǔ)，是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，只有保證檔案管理的硬件設(shè)施符合標(biāo)準(zhǔn)，才能保證檔案的信息化能正常的運(yùn)行。要切實(shí)將經(jīng)費(fèi)用到檔案管理的信息化建設(shè)中，按要求采購相關(guān)軟件及設(shè)備，給檔案管理信息化建設(shè)提供充足的物質(zhì)保障。

3.3加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)、提高綜合素質(zhì)

加快檔案信息化建設(shè)步伐，人才是關(guān)鍵，檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)在事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，綜合素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。所以，必須加強(qiáng)檔案信息化人員應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn)，提高檔案人員掌握和管理信息化技術(shù)的技能，提高他們在計(jì)算機(jī)和信息平臺使用技能水平，不斷提升他們的綜合素質(zhì)，滿足社會發(fā)展對檔案工作的需要，從而有效地推動檔案管理的信息化建設(shè)。

3.4加強(qiáng)安全保障體系建設(shè)

要建立健全和完善事業(yè)單位的檔案信息安全保障體系，制定信息化檔案的嚴(yán)格安全措施，確保檔案信息的安全。信息安全保障體系是保障信息“保密性、完整性、可用性、可控性”的具有預(yù)警、保護(hù)、檢測、響應(yīng)和恢復(fù)能力的綜合性信息系統(tǒng)防護(hù)體系，目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息及管理系統(tǒng)的安全，確保電子檔案的安全性，是保護(hù)信息化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。安全保障是事業(yè)單位檔案管理需要重點(diǎn)考察的問題，提高事業(yè)單位檔案管理的安全水平，首先需要從優(yōu)化信息系統(tǒng)開始，信息系統(tǒng)優(yōu)化需要有專業(yè)的系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員進(jìn)行，并對系統(tǒng)的安全性進(jìn)行有效監(jiān)測，對安全漏洞給予及時補(bǔ)丁。其次需要確保信息的錄入無誤，防止重要信息在掃描或者錄入時發(fā)生交錯偏差。只有在信息系統(tǒng)和信息系統(tǒng)使用時按照規(guī)則及相關(guān)要求實(shí)施，才能確保檔案管理信息化的安全性。

4檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢

檔案管理信息化是檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，也是對傳統(tǒng)檔案管理工作的有效改革。信息技術(shù)及信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展為檔案信息化帶來難得的機(jī)會同時也提出了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案信息化是現(xiàn)階段檔案管理工作發(fā)展的重要戰(zhàn)略階段，實(shí)現(xiàn)國家信息工程的重要步驟，其意義深遠(yuǎn)而任重道遠(yuǎn)。信息化管理在提高了工作效率的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了檔案信息的交流和共享，促進(jìn)了我國檔案管理工作的有效開展。因此，檔案管理信息化建設(shè)是檔案事業(yè)面對全球信息化浪潮的必然選擇。我們必須要不斷完善檔案管理技術(shù)，把握機(jī)遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

結(jié)語

檔案管理信息化是新時期社會事業(yè)發(fā)展對檔案行業(yè)提出的要求，檔案管理部門只有在國家行政部門的統(tǒng)一部署下，強(qiáng)化檔案管理信息化的科學(xué)意識，制定完善的管理制度，積極改進(jìn)檔案管理工作設(shè)備，同時加強(qiáng)對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和技能培訓(xùn)，才能在時代發(fā)展的帶動下更好地進(jìn)行結(jié)構(gòu)調(diào)整與升級，進(jìn)而更快地實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為相關(guān)單位和企業(yè)提供便利，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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