對我國檔案信息化建設(shè)實施的理論思考

高慧

摘 要：隨著信息時代的到來，我國的信息技術(shù)也一直在高速發(fā)展，檔案管理也由最初的文本檔案庫管理逐步進(jìn)行改革，形成了順應(yīng)時代潮流發(fā)展的數(shù)據(jù)檔案信息管理系統(tǒng)。信息資源的主要來源之一就是檔案信息，而檔案管理的信息化相較于傳統(tǒng)的文本檔案庫管理來說更是提高了信息保密的安全性和信息檢索、分類及使用的便捷性。本文在介紹了我國檔案信息化建設(shè)的意義和主要內(nèi)容的基礎(chǔ)上，分析了我國目前檔案信息化建設(shè)存在的主要弊端并提出了相應(yīng)的對策及建議，希望能夠為我國未來的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展提供一定的理論支持與實踐幫助。

關(guān)鍵詞：檔案建設(shè);信息化;理論與實踐

在網(wǎng)絡(luò)信息高速發(fā)展的今天，電子信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了進(jìn)一步的傳播與普及，這些技術(shù)打破了傳統(tǒng)的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，并在各個領(lǐng)域中被廣泛使用以推動各種產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的發(fā)展。檔案信息的作用就是幫助人們記錄人類和社會的進(jìn)步發(fā)展，對于人類歷史長河中的各種變化發(fā)揮著重要的作用，因此需要采取科學(xué)合理的管理措施來對其進(jìn)行管理。以往的檔案管理模式主要是以人工操作為主，需要人為地對檔案進(jìn)行歸納整理，不僅效率低下，而且還很容易存在管理漏洞，造成丟失了檔案信息真正的價值。事實上，檔案信息化就是將檔案工作領(lǐng)域的內(nèi)容合理的運用現(xiàn)代化信息技術(shù)來進(jìn)行高效的處理，以檔案信息資源為指導(dǎo)，以實現(xiàn)共享檔案資源為目的來更好地推動檔案管理的發(fā)展。檔案管理的信息化建設(shè)一般包括以下流程：通過使用最新的信息技術(shù)去合理地開發(fā)檔案工作的技術(shù)應(yīng)用流程。通過采取合理的手段和方法來開發(fā)并整合檔案信息化所提供的信息資源，使其成為整個社會能夠利用的資源，在整個社會的發(fā)展過程中逐步實現(xiàn)各個方面的檔案信息化。總之，檔案信息化實際有兩層含義：首先是社會發(fā)展的形式之一，它概括了社會整體的發(fā)展過程，而不是特定時刻的某個結(jié)果。檔案信息化建設(shè)在這個過程中必須在社會的所有領(lǐng)域都充分發(fā)揮作用，因此就有必要將檔案信息化的建設(shè)看成是社會進(jìn)步的一個層面，并不斷地對其進(jìn)行探索與研究。其次，檔案信息化的建設(shè)過程實質(zhì)上也是一個持續(xù)改進(jìn)不斷完善的過程。在這個過程中，信息技術(shù)需要不斷地提高，同時也要不斷地去實踐應(yīng)用，及時發(fā)現(xiàn)問題與不足并及時改進(jìn)，從而更好地為檔案信息化的建設(shè)提供源源不斷的資源和動力，并最終促使檔案信息化建設(shè)能夠達(dá)到資源共享的目的，這也意味著需要更好的檔案管理條件以及更多的社會力量來推動檔案信息化的建設(shè)。檔案信息化實質(zhì)上是一個動態(tài)的過程，其含義會隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，社會的變化而變化。信息化的檔案管理模式不僅能夠提高工作效率，實現(xiàn)信息的同步更新和永久留存，而且在管理中不會出現(xiàn)人為錯誤。因此，對于檔案管理的信息化建設(shè)對于社會的發(fā)展起著不可或缺的作用。

一、檔案信息化建設(shè)的核心

1.檔案信息化建設(shè)的意義

當(dāng)今社會對于檔案信息化建設(shè)最常見的解釋之一就是部門員工在工作中通過不斷的使用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，并在其管理中有效地對信息進(jìn)行整理和運用的過程就是檔案信息化的建設(shè)，通過這種方式在提高檔案管理效率的同時還能夠使信息管理更加具有意義。這是因為與其他行業(yè)相比，我國的檔案信息化起步較晚，然而其涉及的管理過程和領(lǐng)域卻相當(dāng)廣泛，并且所需專業(yè)知識及理論也較為復(fù)雜，因此還沒有明確的定義。隨著我國社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化已成為社會發(fā)展的主要標(biāo)志之一，特別是對于信息化高速發(fā)展的現(xiàn)在來說，信息化的建設(shè)就顯得更為重要。因此，在信息化建設(shè)的過程中，應(yīng)當(dāng)引起各個行業(yè)的充分重視，檔案管理行業(yè)也不例外。在檔案管理行業(yè)發(fā)展的過程中，其基礎(chǔ)業(yè)務(wù)需要向現(xiàn)代化和計算機化方向逐步靠攏，加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，這也是檔案管理行業(yè)不可避免的發(fā)展趨勢，符合時代發(fā)展潮流。信息化建設(shè)現(xiàn)已成為社會發(fā)展和經(jīng)濟建設(shè)的重要組成部分。在社會發(fā)展的過程中，需要充分意識到檔案工作信息化的重要性，以便將與其相關(guān)的工作同時代發(fā)展的要求結(jié)合起來。我們需要先總體規(guī)劃出切實可行的檔案工作的實施方案，并對檔案信息化的任務(wù)和目標(biāo)進(jìn)行嚴(yán)格的保密，只有這樣才能夠執(zhí)行好檔案信息化建設(shè)的基本任務(wù)，從而更好地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)這一根本目標(biāo)。

在建設(shè)檔案信息化的過程中需要注重歸檔電子文件和電子檔案，以確保整個操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。基于此，建立一個檔案管理數(shù)據(jù)庫就是極為必要的，該數(shù)據(jù)庫需要有著一定的示范性，比如：可以在一些中心城市中建立一些具有示范性的數(shù)字檔案館，以便其能夠?qū)崟r的發(fā)布檔案信息，使公眾能夠隨時通過網(wǎng)絡(luò)來搜集到相關(guān)信息，促使檔案信息化的建設(shè)能夠更加規(guī)范。除此之外，檔案管理還需要注重利用信息化，可以通過將信息化融入檔案管理的工作過程中來對信息資源進(jìn)行有效的管理。想要充分利用社會信息資源，就需要有效地將信息資源的發(fā)展價值進(jìn)行有效開發(fā)，只有充分開發(fā)這些資源，才能夠真正實現(xiàn)信息資源的社會效益，才能夠在經(jīng)濟發(fā)展的過程中去有效地開發(fā)信息資源。檔案信息化管理模式相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式而言能夠擴展檔案工作服務(wù)的范圍，并能夠允許對系統(tǒng)內(nèi)各種存儲的信息來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)處理，從而使系統(tǒng)內(nèi)部都可以使用這些資源，這在一定程度上還可以節(jié)省大量的資源。檔案信息化建設(shè)還可以降低許多傳統(tǒng)的檔案管理模式中所存在的弊端，促使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在信息采集、信息管理和服務(wù)職能等方面的轉(zhuǎn)變，確保在資源分配的過程中能夠及時地對檔案中所存在的問題進(jìn)行更改，使其更為合理化。簡而言之，社會各界人士均認(rèn)為檔案管理的信息化建設(shè)是十分必要且有價值的，雖然我國目前對于檔案信息化管理的過程仍然存在一些問題，但是也依然不能夠忽視信息化對于檔案管理的重要作用。因此，有必要將計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和電子技術(shù)合理地整合并運用到檔案信息化建設(shè)之中，從而來持續(xù)有效地提高各級檔案信息管理的能力。

2.檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

（1）數(shù)字化轉(zhuǎn)變。數(shù)字化是實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的基本條件之一，同時也是實現(xiàn)檔案信息化目標(biāo)的前提條件。在過去傳統(tǒng)的檔案管理中，統(tǒng)計信息主要依靠紙張來進(jìn)行記錄，以及偶爾會用到的少量音頻或視頻文件。所謂檔案信息數(shù)字化，就是將原先傳統(tǒng)的記錄方式轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)并創(chuàng)建相應(yīng)的目錄和表單數(shù)據(jù)庫。這不僅能夠方便使用者隨時進(jìn)行查看而且占用空間較小、使用方便、存儲簡單，還可以有效地進(jìn)行備份，不易損壞和丟失，并且提高了存儲的安全性。