檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及有效應用

張輝

摘 要：近些年，國內(nèi)各地醫(yī)療水準持續(xù)提升，相應的檔案資料也愈發(fā)龐大;這也逐漸顯現(xiàn)出檔案信息化的優(yōu)勢，經(jīng)過信息化處理的檔案信息能夠有效反映不同時期醫(yī)院的經(jīng)濟狀況，切實增強醫(yī)院的業(yè)務水準。本文將簡要分析醫(yī)院檔案信息化建設現(xiàn)狀，重點探究檔案信息化建設的價值以及檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的應用策略。

關鍵詞：醫(yī)療服務;檔案管理;檔案信息化

檔案資料始終是醫(yī)院的核心文件且直接關系到醫(yī)院的組織管理水準以及后續(xù)的經(jīng)營發(fā)展方向。在新形勢下，將醫(yī)院傳統(tǒng)管理方式與信息化技術相融合能夠實現(xiàn)檔案信息化管理，有效提高醫(yī)院的管理效率。基于此，圍繞檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值及有效應用進行探究有著重要意義。

一、檔案信息化建設的價值

1.檔案信息化

現(xiàn)階段，在檔案管理工作體系中，檔案信息化的重要性日趨凸顯。檔案信息化的特點在于服務性、豐富性、準確性、真實性。作為檔案管理工作的重點對象，原始文獻資料所具備的原始性直接關系到后續(xù)智能分析工作質(zhì)量。從某種意義上講，檔案資料既是對歷史的記錄，也是信息記錄的載體。因此，電子文件在經(jīng)過檔案信息化處理后擁有與紙質(zhì)原件不同的原始性意義，而傳統(tǒng)檔案資料主要將用戶固定到原始狀態(tài)，確保資料載體不會丟失，以保證檔案信息的原始性。相應的，檔案信息化的作用在于依靠自身的準確性強化數(shù)據(jù)分析效果，不斷增強檔案資料的研究價值與利用價值。同時，工作人員也可將紙質(zhì)檔案資料與信息化技術相融合，推測判斷出資料中的錯誤之處，不斷完善檢查機制，盡可能地降低檔案管理的錯誤率。

醫(yī)院檔案資料擁有豐富多樣的種類與來源，其中，行政管理文書、醫(yī)療過程檔案、病患資料都需要進行歸檔整理。若依托檔案信息化技術并使用電子文獻逐步替代原始性檔案，則能夠不斷豐富存儲格式、錄入方法的多樣性，有效把控檔案資料使用與存儲之間的良性關系。簡單而言，檔案資料的實際價值表現(xiàn)為，如何開發(fā)利用檔案資料且能夠確保檔案資料向工作人員提供準確信息。相比之下，傳統(tǒng)管理模式較為復雜、冗余，難以保障資料使用與查找的精確性。而檔案信息化能夠大幅提升資料傳輸、復制的便利性，切實增強用戶的服務體驗。此外，通過將計算機技術與數(shù)據(jù)庫技術相融合，能夠有效減少審批管理環(huán)節(jié)，避免使用大量的紙質(zhì)單據(jù)，充分發(fā)揮電子文檔所具有的數(shù)字化管理優(yōu)勢，切實增強檔案數(shù)據(jù)庫的全面性、智能性，提高用戶服務滿意度。

2.檔案信息化建設的價值

檔案信息主要借助數(shù)字化技術形成檔案數(shù)據(jù)資料。為實現(xiàn)檔案信息化管理，管理人員需要依托掃描方式，將紙質(zhì)檔案傳輸?shù)接嬎銠C數(shù)據(jù)庫中。長期以來，傳統(tǒng)的管理方式主要是將檔案信息資料整理、保存、記錄到紙質(zhì)檔案中，并由專門的檔案管理人員開展檔案管理活動。但是上述管理方式難以有效保障檔案資料的安全性，不利于調(diào)取查閱檔案資料;同時，這種管理模式擁有極為煩瑣的借閱程序，難以充分滿足管理需求。從某種意義上而言，檔案信息化建設已逐漸成為醫(yī)院提高自身檔案管理水準的重要依靠。

自改革開放以來，國內(nèi)各地區(qū)的醫(yī)療水準持續(xù)提升，綜合性醫(yī)院的檔案資料持續(xù)增加。若醫(yī)院仍延續(xù)傳統(tǒng)管理模式對檔案資料進行管理，則難以適應新時代的發(fā)展腳步。科技的飛速發(fā)展為上述問題提供了有效的解決辦法，人們可依托互聯(lián)網(wǎng)技術、信息化技術，圍繞檔案信息開展管理活動，切實增強整體的管理效率。相比于傳統(tǒng)管理模式，信息化體系能夠提升服務的便利性。

人們生活水準的持續(xù)提高以及醫(yī)院不斷擴大自身的建設規(guī)模都給醫(yī)院管理提出了嚴格要求。若醫(yī)院能夠大力推動檔案信息化建設工作，則有助于切實增強管理水準。同時，檔案信息化還能夠持續(xù)更新醫(yī)療服務模式，有效增強醫(yī)院內(nèi)部各崗位員工的工作效率以及服務水準，打破傳統(tǒng)管理模式的局限性。在過去一段時間，醫(yī)生需要花費大量時間查詢病歷資料。而依托信息化檔案，醫(yī)生可借助計算機直接調(diào)取病患的有關資料，大大節(jié)約醫(yī)務人員的時間、精力。與此同時，相比于傳統(tǒng)管理模式，信息化管理還有助于保障檔案信息的安全性，不會損壞到資料信息。通過推動檔案信息化建設，能夠方便各方共享信息資源，進而增強醫(yī)院的行業(yè)競爭力與信息服務水準，提升整體的業(yè)務水準。簡單而言，在新形勢下，信息化建設已逐漸變?yōu)闄n案管理的重要措施，能夠為醫(yī)院患者提供高質(zhì)量的服務，改善醫(yī)療行業(yè)的服務水準。

二、醫(yī)院檔案信息化建設現(xiàn)狀

1.管理人員的綜合素養(yǎng)有待提升

2006-2013年工作以來，本人在鄆城縣南趙樓鄉(xiāng)衛(wèi)生院從事居民檔案管理工作，經(jīng)過長期的工作發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院到管理水準與工作人員的整體素質(zhì)密切相關，而該地區(qū)工作人員的檔案管理水準主要表現(xiàn)出以下幾點問題：

第一，衛(wèi)生院的部分管理人員未能從思想上充分認知信息化建設對于檔案管理工作的必要性，不夠重視基于檔案所開展的信息化建設活動。21世紀初期，國內(nèi)絕大多數(shù)地區(qū)仍然未能實現(xiàn)信息化。鄆城縣不具有充足的人力、財力、物力等多方面資源，這就使得當?shù)匦l(wèi)生院的管理層很難接觸到信息化設備，更無法了解到上文敘述的檔案信息化所具有的服務性、豐富性、準確性、真實性等諸多優(yōu)勢。在此背景下，當?shù)匦l(wèi)生院管理人員的檔案管理工作重點仍然集中到原始文獻資料方面，各項管理活動仍然相對傳統(tǒng)，主要的工作精力仍然集中于文獻保管方面。

第二，國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院還未能建立成熟的信息化檔案管理體系，各項工作仍處于初級階段。隨著科技的飛速發(fā)展，國內(nèi)部分地區(qū)尤其是東部沿海地區(qū)的醫(yī)療機構開始逐步構建信息化管理體系;而鄆城隸屬菏澤市，屬于三線城市，逐步得到上級調(diào)撥的部分資源并著手構建信息化管理體系。在此背景下，縣域內(nèi)的醫(yī)療機構卻缺乏綜合素質(zhì)較高、專業(yè)能力強的工作人員，大部分醫(yī)療機構的管理人員卻表現(xiàn)出技能水準較低、優(yōu)質(zhì)人才匱乏等多種問題，這就導致在很長一段時間內(nèi)，鄆城縣多數(shù)醫(yī)療機構的信息化檔案管理體系始終維持在初級階段，僅僅能支持最初級的信息管理工作。