強化醫(yī)院檔案管理提升檔案資源利用率

王旭

摘 要：人事檔案在人事管理活動中有著極為重要的作用，是能夠?qū)β毠さ牡虏徘闆r以及成長經(jīng)歷進(jìn)行有效記錄與反映。醫(yī)院人事檔案的內(nèi)容形式有很多，包括考核表、職稱評審聘任表、登記表等，會將每一位醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)水平、工作經(jīng)歷、科研水平、獎懲情況等進(jìn)行真實的記錄與反映，屬于醫(yī)護(hù)人員個人成長的一種“印證”，所以確保醫(yī)院人事檔案材料的完整性與真實性，是醫(yī)院進(jìn)行專業(yè)人才管理工作的基礎(chǔ)，并且還能夠最大程度地開發(fā)醫(yī)院人力資源。檔案是醫(yī)院非常重要的資料文獻(xiàn)，因此加強檔案管理工作，并提高利用率就顯得尤為重要。本文就對醫(yī)院檔案管理的特征進(jìn)行了相關(guān)分析，提出了檔案管理目前所存在的問題和不足，并給出了相應(yīng)的解決策略，以期能夠推動我國醫(yī)院檔案資源利用率的提升。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;檔案資源;利用率

醫(yī)院檔案不僅是歷史事件的記錄，同時還是所有文獻(xiàn)資料的集合，其檔案資源會涉及患者、醫(yī)護(hù)人員、醫(yī)學(xué)研究等，如果缺乏完善的管理體系，則會給醫(yī)院以及患者帶來較大的損失，對醫(yī)院的未來發(fā)展有著深刻的影響，因此需要對醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行強化，不斷來對檔案資料管理效率進(jìn)行提高，以此為基礎(chǔ)來開展各種工作，對醫(yī)院的發(fā)展有著積極作用。

一、醫(yī)院檔案主要管理特征

1.逐漸趨于多元化的管理內(nèi)容

就目前而言，醫(yī)院檔案管理在整體結(jié)構(gòu)中可以分為業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案、醫(yī)患關(guān)系檔案以及人事檔案三種。其中業(yè)務(wù)指導(dǎo)檔案主要是包括兒科、內(nèi)科、外科、婦科、消化科等科室的檔案資料;醫(yī)患關(guān)系管理檔案主要是記錄醫(yī)師與患者，醫(yī)院與患者之間的分歧，這樣的檔案管理不僅能夠充分體現(xiàn)出該醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)與服務(wù)水平，同時還能夠?qū)⑨t(yī)風(fēng)展現(xiàn)出來;人事檔案主要是包含醫(yī)師的獎懲信息、聘用信息以及晉升考核信息。所以當(dāng)前的醫(yī)院檔案有著較多的種類，并且有著多元化的趨勢。

2.逐步實現(xiàn)規(guī)范法與信息化的管理工作

在步入互聯(lián)網(wǎng)信息時代后，以往的檔案管理已經(jīng)難以符合目前醫(yī)院檔案管理的實際需求。首先醫(yī)院在現(xiàn)階段進(jìn)行健康管理、疾病預(yù)防以及人力資源監(jiān)督等工作時，通常都會利用計算機(jī)等信息設(shè)備來記錄完整的工作內(nèi)容，隨后將詳細(xì)的信息記錄保存在計算機(jī)內(nèi)，通過與之相應(yīng)的制作后便能夠成為醫(yī)院檔案。除此之外，醫(yī)院對檔案管理技術(shù)進(jìn)行了全方位的改善，并且制定了與之相對應(yīng)的準(zhǔn)則與制度來規(guī)范管理工作，而且所有的規(guī)章制度有著較高的可行性與合理性，主要是因這些制度是在日常服務(wù)中所形成的，職工在工作的過程中，能夠以此來進(jìn)行參考，從而有著比較良好的紀(jì)律性。

3.管理工作與醫(yī)療文化建設(shè)有著密切聯(lián)系

醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院文化建設(shè)的關(guān)系能夠從多個方面體現(xiàn)出來，首先，醫(yī)療文化建設(shè)是能夠在檔案管理工作不斷發(fā)展，并且檔案管理工作是能夠優(yōu)化醫(yī)療文化內(nèi)容，所以醫(yī)院在檔案管理工作中會對文化工作進(jìn)行同步建設(shè)，以此來宣傳醫(yī)院的優(yōu)秀文化，并且能夠?qū)⒘己玫淖黠L(fēng)進(jìn)行傳承，進(jìn)而最大限度地提高醫(yī)院職工的責(zé)任意識與職業(yè)價值觀念，從而營造出良好的文化氛圍;其次，醫(yī)療文化的創(chuàng)新與檔案管理工作有著一定的關(guān)系，并且能夠為后續(xù)的文化建設(shè)奠定好堅實基礎(chǔ)。就目前而言，檔案管理工作是能過載醫(yī)療文化建設(shè)中起到良好的宣傳效果，是能夠?qū)?yōu)秀的文化理念與良好作風(fēng)進(jìn)行有效滲透，從而推動醫(yī)院整體醫(yī)療文化建設(shè)能夠更精準(zhǔn)的發(fā)展;最后，檔案管理是能夠為醫(yī)療文化建設(shè)提供更多的后備軍，從而全面提高醫(yī)院職工的文化素養(yǎng)，而且醫(yī)院檔案還會對醫(yī)療文化發(fā)展歷史進(jìn)行記載，因此是能夠?qū)︶t(yī)院文化傳承起到導(dǎo)向作用。

二、醫(yī)院檔案管理所存在的問題和不足

1.檔案管理重視程度不夠

通常情況下，醫(yī)療工作是醫(yī)院各項事務(wù)的重點所在，所以醫(yī)院會將資源和精力集中在醫(yī)療水平以及醫(yī)療服務(wù)上，從而沒有關(guān)注檔案管理的重要性。就目前而言，很多醫(yī)院的管理者都存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案管理無法為醫(yī)院帶來效益，所以不需要為檔案管理工作投入太多的精力，最終導(dǎo)致檔案管理的保存與收集工作不夠全面和完整，從而導(dǎo)致檔案管理的效果欠佳。同時許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理存在誤區(qū)，沒有將先進(jìn)的管理手段與信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，同時也意識不到檔案管理工作的重要性，長此以往，檔案管理人員缺少足夠的工作熱情與積極性，從而導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。

2.檔案管理開發(fā)意識不夠

檔案管理主要是為醫(yī)院帶來間接性的經(jīng)濟(jì)收益，但無法給醫(yī)院帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以許多醫(yī)院在檔案管理工作中，只重視檔案管理工作的保存工作與整理工作，而不愿意開發(fā)檔案管理的基本應(yīng)用，這種開發(fā)意識的缺乏會導(dǎo)致檔案管理利用率降低。在信息技術(shù)背景下，許多醫(yī)院開始在檔案管理中應(yīng)用新的管理理念與新的技術(shù)手段，但有部分醫(yī)院依舊通過傳統(tǒng)手段來對檔案資料進(jìn)行管理，從而導(dǎo)致檔案管理者在大部分時間內(nèi)重復(fù)著做一些沒有意義的工作，比如分類歸檔、資料整理等，不利于醫(yī)院檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。除此之外，某些醫(yī)院已經(jīng)開發(fā)了符合醫(yī)院發(fā)展的信息化檔案管理系統(tǒng)，但由于缺乏開發(fā)意識，沒有充分考慮多種影響因素，會導(dǎo)致信息化系統(tǒng)存在許多問題。比如有效患者年齡比較大，對醫(yī)院所開發(fā)的系統(tǒng)不會使用，包括問診系統(tǒng)、問診平臺等，患者在詢問以及學(xué)習(xí)過程中，會導(dǎo)致患者診療時間增加，進(jìn)而在無形之中增加醫(yī)患之間的矛盾。

3.檔案管理缺乏完善制度

就目前而言，非常多的醫(yī)院在管理檔案時，只通過簡單的制度來進(jìn)行，使得各個管理制度缺乏完整性，而且許多崗位職責(zé)并未明確，責(zé)任無法落實到位，從而會導(dǎo)致檔案管理工作的混亂。醫(yī)院檔案記錄著醫(yī)院許多重要信息，如果沒有制定完善的制度進(jìn)行科學(xué)管理，而是將檔案簡單地理解為對資料的歸檔、對信息的整理以及封存保管等，則會導(dǎo)致檔案管理水平低下。

4.檔案管理缺少專業(yè)人員

醫(yī)院當(dāng)前的檔案管理工作通常都屬于業(yè)務(wù)人員，或者兼職人員，所以整體素養(yǎng)比較低，無法充分認(rèn)識到崗位責(zé)任，從而使得檔案管理工作存在松懈情況。醫(yī)院缺少相應(yīng)的人才培訓(xùn)計劃，使得多數(shù)檔案管理人員無法強化自己的專業(yè)素養(yǎng)，同時由于進(jìn)修技術(shù)的缺失，所以很難適應(yīng)信息化管理模式，這種不熟練的操作水平會導(dǎo)致檔案管理工作效率的降低。除此之外，與普通企業(yè)、事業(yè)單位不同，醫(yī)院檔案管理人員所涉及的流程、種類、人員都比較多，在這種情況下，如果檔案管理人員不夠?qū)I(yè)，或者缺少足夠的工作經(jīng)驗，則無法提高檔案管理的質(zhì)量。醫(yī)院對檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)不夠重視，會導(dǎo)致檔案工作無法持續(xù)的升級和更新，尤其是在信息化時代的背景下，沒有專業(yè)工作人員，一些信息化管理技術(shù)則很難在醫(yī)院中推廣與應(yīng)用，對醫(yī)院檔案管理工作的開展有著不利影響。