信息化背景下文書檔案管理工作探析

摘要：信息化背景下，使用傳統(tǒng)的方法管理檔案已經(jīng)不能適應(yīng)當前的時代發(fā)展的基本要求，我們需要不斷改進管理檔案的方法，文書檔案管理是檔案管理的重要組成部分，我們需要順應(yīng)當前時代發(fā)展的趨勢，利用信息化手段合理管理文書檔案，提高工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案;管理工作

前言：

我國很多行業(yè)因為信息化建設(shè)水平的提高得到了進步與發(fā)展，文書檔案管理工作也因為信息時代的到來而面臨巨大的挑戰(zhàn)，為了順應(yīng)時代發(fā)展，文書檔案管理工作要脫離傳統(tǒng)的管理工作模式進行整改，但要徹底改變這種工作模式，還有很長的路要走。

1.信息化背景下文書檔案管理存在的問題

1.1 監(jiān)督機制不夠完善

信息時代，監(jiān)督機制的不完善的問題在文書檔案管理工作中沉積已久，文書檔案管理工作因此無法正常運轉(zhuǎn)。目前有不少單位對文書檔案實行信息化管理，但文書檔案的信息化管理并沒有得到相應(yīng)的重視，監(jiān)督手段不夠強硬而導(dǎo)致工作效率低下，如果工作人員在工作崗位上出現(xiàn)問題，后續(xù)工作也會受到影響，接而影響到工作的質(zhì)量，工作效率也因此降低[1]。

1.2 管理水平較低

有些單位順應(yīng)時代發(fā)展更新了設(shè)施配備，但傳統(tǒng)的工作模式限制了工作思維。文書檔案管理工作者的技術(shù)水平不夠，不具備充足的專業(yè)知識，無法充分利用這些先進的設(shè)備，不能徹底落實文書檔案的信息化管理。如果繼續(xù)從前的工作模式，那么這些先進的設(shè)施也將毫無存在價值。整個單位的文書檔案的信息化管理會因文書檔案管理工作者的專業(yè)技能的高低而受到影響，因此，文書檔案工作管理者的才能要與自己的職業(yè)相匹配。

1.3 保密程度較低

保密工作對文書檔案管理工作來說也非常重要。為了實現(xiàn)文書檔案的信息化管理，需要用電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，但在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的過程中相關(guān)信息出現(xiàn)更改的問題時有發(fā)生，電子檔案的保存形式也容易發(fā)生更改。電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較存在便于修改的優(yōu)勢，數(shù)據(jù)檔案如果沒有得到足夠的保護，容易被惡勢力侵入系統(tǒng)，盜竊他人新隱私，所以電子檔案的真實性和安全性容易令人懷疑。此外，在一般情況下，文書檔案不是僅僅由一部分構(gòu)成的，其他部門之間的信息也在期間，且數(shù)目巨大，如果工作人員不對這些檔案進行及時歸納，檔案的保密程度就會降低。

2.信息化背景下文書檔案管理的有效策略

2.1 完善監(jiān)督機制

若想提升文書檔案管理工作的效率，首先要盡快完善監(jiān)督機制，嚴密監(jiān)督和管轄文書檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)，保證工作質(zhì)量。同時，還可以成立監(jiān)督小組，在工作期間進行不定期檢查，確保在工作過程中沒有出現(xiàn)任何紕漏，如果發(fā)現(xiàn)問題要立即向上級反映并及時開會商討解決問題的方法，提高工作質(zhì)量。同時，監(jiān)督小組的小組成員要定期對自己的工作進行自我反省并及時做出改善，為了避免小組成員在監(jiān)督工作上的消極怠工，小組成員要定期調(diào)整，確保文書檔案管理工作的高效性。

2.2 規(guī)范管理工作

規(guī)范文書檔案管理工作可以有效提高工作效率，在工作期間，單位應(yīng)該建立合適的工作管理制度，要定期對文書檔案管理的工作人員進行考核。一些工作人員對信息技術(shù)帶給文書檔案管理的作用沒有一個正確的認識，依然對工作使用傳統(tǒng)的工作模式和思想，造成人力資源的浪費。因此，要制定文書檔案管理工作上的工作規(guī)范，工作人員應(yīng)該正確認識自己每天所做的工作，給予工作足夠的重視，加強自己的計算機操作技能。領(lǐng)導(dǎo)要做到完善檔案管理設(shè)施，用規(guī)范和科學(xué)的方法對文書檔案進行管理，確保信息技術(shù)在文書檔案管理中得到正確的使用，保障工作中的每一個環(huán)節(jié)都不會出現(xiàn)問題，提升文書檔案管理工作的工作效率[2]。

2.3提高工作人員的保密意識

工作人員要對檔案管理要既要具備理論知識又要有專業(yè)技能，工作內(nèi)容要符合工作要求。工作人員不僅要具備基本知識，還要熟悉工作中的規(guī)章制度，完成檔案資料的一系列工作。文書檔案管理的工作人員還要認真、積極地對待自己的工作和事業(yè)，要有強烈的責(zé)任感，對自己的工作內(nèi)容具有足夠的保密意識，工作態(tài)度認真嚴謹、為人謹慎，嚴格履行自己在工作上的責(zé)任和義務(wù)。文書檔案管理的工作人員必須具備高水平的計算機編程能力和英語能力，不斷提高自身工作能力，牢記自己的工作流程，既有豐富的理論知識，也要勇于實踐，腳踏實地，守口如瓶。

工作人員要定期檢查電子檔案的保存狀態(tài)，及時對電子檔案進行備份，謹防檔案丟失。電子信息檔案的管理系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)中間要安裝堅固的“防火墻”，定時對電子信息檔案進行病毒查殺，將病毒徹底攔截在防火墻外。除此之外，電子檔案的存放場所也要實施嚴格管理，禁止無關(guān)人員進入，必要時可以安裝監(jiān)控系統(tǒng)。

結(jié)束語：

在信息化背景下，文書檔案由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案是順應(yīng)時代發(fā)展的必經(jīng)之路，文書檔案管理是一項為人民服務(wù)的偉大工作。互聯(lián)網(wǎng)以及電子信息技術(shù)已經(jīng)在各個領(lǐng)域中得到了普及，為了跟上時代發(fā)展的步伐，對文書檔案管理的工作要求也應(yīng)該相應(yīng)提高。老舊的傳統(tǒng)工作模式已無法滿足當下的時代需求，信息化背景下的文書檔案管理工作應(yīng)加強信息技術(shù)，完善管理制度，做好保密工作，有效提高文書檔案管理工作的工作效率。

參考文獻

[1]楊暉. 信息化背景下文書檔案管理工作探討[J]. 科技風(fēng)， 2020， （005）：106.

[2]李英杰. 基于檔案信息化背景下的文書檔案管理工作初探[J]. 赤子（上中旬）， 2017， （No.406）：204-204.

[3]石彩霞. 關(guān)于信息化背景下文書檔案管理工作的探究[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息， 2018（10）：174-174.

作者簡介：，黃楠洋 （ 1989，3月），性別：男，民族：漢族，籍貫： 江蘇興化

職務(wù)/職稱： 助理館員（業(yè)務(wù)主管），學(xué)歷：大學(xué)本科，單位：中國科學(xué)院上海巴斯德研究所，研究方向：文書檔案管理或者 檔案安全管理

單位所在的省、市和郵編 ：上海徐匯 200031