高職院校檔案社會化服務淺析

高玉昱

檔案社會化服務基于公共檔案資源，指明了檔案服務的重要方向，揭示了檔案服務功能的顯著特征。檔案服務社會化，是指檔案部門在提供服務上，以社會公眾需求為導向，以公共利益的最大化為目標，以提高檔案服務質量和效率、降低服務成本、最大限度地滿足社會公眾的需求，實現(xiàn)社會效益和經(jīng)濟效益的最佳雙贏為目的，立足檔案工作，運用社會和市場的力量，開展在社會領域的多方位合作，適當引入第三方力量，形成以檔案部門為主導、多種形式參與的檔案服務提供機制。檔案服務社會化是歷史發(fā)展的客觀要求和必然趨勢，但是，檔案服務社會化的發(fā)展道路不會一帆風順。當前，檔案服務社會化面臨著不可回避的現(xiàn)實困境：檔案界的社會意識與社會的檔案意識存在反差與不足;檔案開放與保密難以權衡利弊;檔案“服務政府”與“服務公眾”目標存在一定的沖突;檔案行政管理部門存在“全能型”與“有限型”的矛盾等。

一、高職院校檔案社會化開發(fā)與利用的趨勢當前，高職院校檔案開發(fā)與利用，作為高職院校業(yè)務的拓展，已經(jīng)逐漸成為一種趨勢。其主要表現(xiàn)在：一是高職院校檔案工作穩(wěn)步推進，社會化服務功能不斷拓展。高職院校本身具備一定的社會公共服務屬性，高職院校檔案社會化服務也有一定的要求。當今在信息技術手段的助推下，高職院校檔案信息化建設穩(wěn)步向前，開始將檔案利用與社會需求相結合，檔案編目、著錄等二次、三次加工工作愈加成熟。二是社會公眾檔案需求增多，高職院校檔案服務范圍與對象擴大。隨著社會公眾檔案意識的不斷提高，社會對高職院校檔案利用的需求也與日俱增，主要包括兩方面：一是校內(nèi)師生去向的復雜化。隨著建校時間增長，學校規(guī)模擴大，畢業(yè)生不斷增多和就業(yè)環(huán)境的變化，用人單位對學生學籍證明材料、學生檔案的要求也是動態(tài)變化的，畢業(yè)生離校后的考研、出國、考公都涉及到很多證明材料的出具，如離校但未就業(yè)學生在公務員政審時就要學院或學校的參與。教師的離職、背調(diào)等也需要高職院校檔案部門的全程參與;二是社會檔案需求的增多。當前，國家要求和鼓勵學校履行更多社會責任，高職院校科技成果轉化、教師校外掛職、校企合作培養(yǎng)人才等等都涉及大量檔案資料的查閱和利用。對于個人層面來說，圖書檔案的利用、校史檔案查閱、檔案館參觀需求也在逐漸增多。凡此種種，都在說明當前高職院校和社會各個領域利用高職院校檔案的迫切需求趨勢大增。三是檔案服務內(nèi)容日益豐富，服務渠道不斷拓展。檔案社會化開發(fā)與利用是以豐富的館藏資源為基礎的，相對于機關事業(yè)單位，高職院校檔案管理工作起步較晚，但長期以來也形成了完善的檔案管理制度、豐富的管理經(jīng)驗和海量的檔案資源。回顧以往，高職院校檔案內(nèi)容的收集、管理與服務大致經(jīng)歷三個階段：一是以文書檔案管理為主的檔案室階段;二是以綜合管理文書檔案和科技檔案管理為主的綜合檔案館階段;三是以所有有價值信息資源都作為檔案進行管理和利用的“大檔案”理念階段。在大數(shù)據(jù)信息化時代，信息資源的價值和作用更加突出，大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術的興起也讓人們重新審視了信息的價值，原本不被重視的行為數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)也紛紛被作為檔案記錄下來。完全可以預見，隨著檔案信息化技術的不斷推進，高職院校面向社會的檔案服務內(nèi)容也會在熱烈需求的推動下不斷豐富。另一方面，在信息技術的推動下，高職院校檔案服務社會渠道也在不斷拓展，從過去的館藏中心模式逐漸發(fā)展為線上與線下、人工與自動的融合服務模式，社會用戶能夠通過官方網(wǎng)站、微信公眾號、自主傳播平臺或是高職院校自建的信息門戶發(fā)起檔案利用需求。高職院校檔案社會化開發(fā)與利用已經(jīng)成為一大趨勢，整體勢頭良好。

二、社會用戶需求挖掘不足。豐富的檔案信息資源是高職院校檔案社會化開發(fā)與利用的基礎，而社會用戶需求則把握著社會化開發(fā)與利用的方向。從上文的分析中可以看出，高職院校檔案社會化開發(fā)與利用呈現(xiàn)出服務范圍與對象不斷擴大的趨勢，面向社會的服務對象包括已畢業(yè)的學生、校外企事業(yè)單位和政府機關以及個人用戶。可以看出，檔案服務社會的利用主體年齡跨度、知識層面和從事行業(yè)跨度都有較大變化，其檔案利用的需求也是各不相同，這就要求高職院校檔案部門應在服務開發(fā)與利用前開展深入的社會調(diào)研。當前，高職院校對校內(nèi)師生的檔案利用需求的調(diào)研已十分成熟，但如何運用信息技術手段開展廣泛的社會調(diào)研與數(shù)據(jù)分析就涉及到更多專業(yè)知識，如用戶畫像素描、用戶體驗、UI設計等等，這些都給檔案部門提出了新的更高要求。

三、完善高職院校高職院校檔案社會化開發(fā)與利用的對策建議如何針對存在的問題，切實搞好高職院校檔案社會化開發(fā)與利用，更好地適應與滿足社會的熱切需求，筆者提出了以下對策建議：對策建議一，轉變思想觀念，發(fā)揮多元價值。高職院校檔案部門應轉變長期以來存在的“重保管輕利用”的思想觀念，突破原有封閉的檔案服務與利用環(huán)境，主動探索檔案社會化開發(fā)與利用的新路徑。在保證服務本校管理、教學、科研工作的基礎上，更為深入地挖掘信息時代檔案資源的多元價值，強化自身社會責任感，樹立社會服務意識，在本校檔案工作和社會公眾需求中尋找合適的切入點，不斷彰顯高職院校檔案的多元化開發(fā)與利用價值。首先，在檔案收集階段就應考慮其社會化開發(fā)與利用，可面向校內(nèi)師生和社會公眾廣泛征集檔案資料以豐富館藏資源，對于由于歷史等原因出現(xiàn)檔案缺失或檔案空白的，可以通過各種渠道并制定相應的激勵措施鼓勵校友和社會大眾主動提供相關線索予以補救。在種類上應不局限于科研、教學檔案，加大對校企合作、社會重大事件等社會活動中產(chǎn)生檔案的收集力度，讓高職院校檔案社會化開發(fā)與利用領域與空間更加拓展。其次，還應加強檔案編研以發(fā)揮檔案的多元價值。檔案編研是對檔案內(nèi)容的深度加工和開發(fā)，能為各種決策提供廣泛的檔案信息。

最后，在內(nèi)、外生條件的支持下，在推動高職院校檔案服務社會化的發(fā)展過程中，需要遵循五項基本原則，即全民服務原則、最大化開放原則、競爭與合作原則、效益原則和漸進性原則，并應該在此基礎上，分別通過轉變檔案行政管理機構職能、拓展檔案館面向社會的檔案服務、實現(xiàn)檔案室對社會的有限開放、培育檔案中介機構（企業(yè)和非營利檔案組織）參與檔案服務四項舉措，逐步實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案部門的業(yè)務外包、探索建立檔案服務的有償機制以及加強檔案服務的監(jiān)管機制建設。

該論文用于天津市高等職業(yè)技術教育研究會課題：高職院校檔案管理創(chuàng)新與社會服務能力提升研究（編號：2020—2—3076）