試論企業檔案管理中存在的問題

各類企業檔案是企業在生產經營活動中直接創造的保存價值的原始記錄，是歷史的準確記錄，是開展各項工作的重要依據。簡而言之，企業檔案集中了一個企業所有的有保存價值的歷史記錄，是企業生存和發展歷程的見證，是企業重要財富之一。因此做好企業檔案管理工作，不僅能讓企業有價值的歷史記錄得以留存，而且能起到為企業的各種經濟活動提供基礎性的服務作用，為企業帶來不可估量的經濟效益，對于促進企業管理水平的提高起到積極的作用。

一、檔案管理中存在的問題

1.隨著企業現代化、信息化、數字化的飛速發展，企業檔案管理和企業各項管理工作出現了不同步、不協調的現象，在思想認識和工作方法等方面還停留在傳統的管理模式和管理理念上，與現代化管理的發展需求不相適應。

2.企業領導對檔案管理工作缺乏支持、了解不夠，使檔案工作者勤勉程度不高，感覺自己被忽視，給檔案工作者的工作進展造成諸多障礙。造成檔案工作者對本崗位工作熱情降低，應付完檢查后就放置一邊，不聞不問，給檔案工作發展造成了許多制約因素。

3.檔案的收集和整理是檔案管理工作的開始。真實性、可靠性是現階段管理的核心內容。具體工作中應做到內容真實可信，不能夸大;檔案歸檔是對歸檔文件資料進行整理，以保證檔案完整性的過程。 當前存在的問題，體現在檔案工作者平時多一份工作，每天忙于處理日常工作，沒有時間和精力處理檔案管理，無法按時歸檔檔案，直接影響了檔案管理工作，影響文件管理的及時性、持續性和穩定性。

4.工程項目檔案資料完整性不夠，準確性不明確。 缺乏完整的檔案材料是許多工程項目中存在的一個問題。工程項目本身是一個動態的管理過程，參建單位多，而且來自不同行業，檔案管理人員管理水平存在差異，對檔案工作的相關法規、標準規定也不一定了解。而且許多的相關標準、要求多為指導性、綱領性的，是對普遍現象較為籠統的解釋。由于認識不同，在工作中形成的許多重要文件資料會出現漏收集，使檔案材料不夠完整、準確。大多數工程項目完工后缺少工程主體檔案，或缺少配套工程檔案，缺乏相關資料證明。大量工程項目檔案資料內容制作缺乏真實性，部分資料是等到將要驗收時才急于拼湊補救，導致內容殘缺不全或漏洞百出，不能反映工程項目的真實情況。支持基本項目文件或完成后的項目文件，缺乏相關文檔。

5.檔案系統未整合，管理制度不統一，保障措施不健全。一些單位雖然建立了一些檔案管理制度，但都不夠健全。在文件等管理方面沒有統一規定，編號不系統甚至混亂，其規格大小也往往不統一，給整編造成困難。在資料的保管和移交上沒有相應的管理和責任制度約束。

6.隨著社會發展，人們對檔案利用意識越來越強，要求快速、便捷查詢到自己所需要的信息。因此，檔案的日常維護尤其重要，往往與檔案的利用相結合。完整的檔案不能存放于個人手中，很容易造成檔案材料遺失或內容失實等情況，應有專門的檔案管理部門來保存，檔案管理部門必須要有一套完善的保管利用借閱制度，否則會出現有借無還、損壞等現象。

二、解決檔案中存在的問題

1.提高檔案人員的綜合素質。提高檔案人員素質可以從兩方面做，一是有計劃引進檔案專業人員。二是提高現有檔案工作者的專業水平。可以分階段、分組選拔檔案人員到高等院校檔案專業進一步學習，或者通過辦培訓課程，聘請檔案專業老師和本企業技術人員講授檔案專業及本企業有關專業的知識。有計劃地培訓現有在職檔案人員，也可以不定期地結合實際情況開辦專題講座或到外單位觀摩學習、交流經驗等。

2.企業領導要更加重視和支持檔案工作者的工作。作為企業的領導者，應該重視檔案管理，把它和其他核心任務放在同等重要的位置上。檔案管理工作需要各個職能部門和基層各項目部有關人員的積極配合才能順利開展，如果領導不加以重視，那么檔案的收集和管理工作則舉步維艱。為此，企業領導應反復強調檔案工作的重要性，并將檔案管理工作納入公司年度綜合計劃中，制定具體管理措施使各個部門和項目部對檔案工作引起重視。

3.提高企業檔案工作服務質量和企業檔案的利用。有效地為企業各項工作提供檔案的服務和利用，是衡量檔案工作水平的一項重要標準。檔案的開發利用不僅是發揮檔案作用的直接手段，同時也是與企業的各項工作密切相關。只有通過利用檔案，檔案的價值才能得到充分體現，檔案工作的重要性才能得到企業的認可，企業的檔案工作才能得到可持續性發展。企業檔案服務必須與生產、經營、管理等方面的發展保持同步。并根據公司現階段的中心工作，隨著時間的推移調整服務的方向和目標，從被動服務到主動服務，從利用者的角度出發開展多種形式服務。

4.建立健全檔案管理制度，認真學習貫徹《檔案法》，制定并實施檔案管理監管制度。成立監管部門，定期檢查指導檔案管理服務工作。建立崗位責任制，并將制度落實到檔案管理工作中。建立內部管理激勵制度，制定檔案管理工作目標，層層加以落實，納入到年度崗位目標責任制中。沒有規矩不成方圓，制度是約束人們的行為準則，因此，制度的建立一定落實到實處，有較強的可操作性。

5.提高工程項目檔案完整性、準確性、系統性，就要要求檔案管理部門經常的進行業務學習，不斷地提高業務能力。在工作中我們時時刻刻都在努力收集和整理文件資料;定期檢查文件資料完整性、真實性。工程項目檔案管理工作要做到年初有計劃，年終有總結，嚴格考核，獎優罰劣，切實落實從項目開始到項目實施、結束的責任制。工程項目文件和資料的設計、收集將貫穿項目整體建設過程，并與項目建設同步進行。檔案人員應介入工程項目開發，參與項目資料管理，了解文件資料是否真實、清楚。如發現問題及時糾正，有效提高檔案管理質量。

6.檔案管理工作必須朝著網絡化方向發展。企業要建立自上而下的檔案管理體系，提高檔案信息的構建能力，與企業信息化建設同步。使用計算機可編制多種檢索工具，為用戶提供有效、快捷、方便的利用方式，從而滿足不同層次的用戶要求。

參考文獻

[1]何鼎群. 企業檔案工作若干問題的探討[J]. 機電兵船檔案， 2009， 000（002）：14-16.

[2]莫曉莉. 試談重點工程檔案與工程建設的同步管理[J]. 廣西電業， 2007， 000（008）：32-33.

作者簡介：李藹莉，女，漢，河北省，本科，初級，研究方向：檔案管理.