云計(jì)算+OA系統(tǒng)的教學(xué)檔案信息資源在線歸檔研究

劉芳　胡進(jìn)　霍星明

[摘 要] 教學(xué)檔案管理是高校教學(xué)管理中的重要組成部分。隨著云計(jì)算平臺(tái)OA辦公系統(tǒng)的大力推行，各個(gè)業(yè)務(wù)部門網(wǎng)絡(luò)辦公形成的電子公文數(shù)據(jù)無(wú)處存放，實(shí)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)對(duì)接顯得尤為重要。針對(duì)學(xué)校教學(xué)檔案信息資源建設(shè)與應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)問題，提出利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、中間庫(kù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)改變OA數(shù)據(jù)及電子公文的存儲(chǔ)方式，通過標(biāo)準(zhǔn)接口實(shí)現(xiàn)云OA數(shù)據(jù)在線自動(dòng)歸檔功能，為解決學(xué)校OA數(shù)據(jù)及時(shí)方便、安全可靠的歸檔存放提出適應(yīng)性對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 教學(xué)檔案信息;云計(jì)算;OA系統(tǒng);在線自動(dòng)歸檔

[作者簡(jiǎn)介] 劉 芳（1975—），女，陜西興平人，碩士，空軍工程大學(xué)航空機(jī)務(wù)士官學(xué)校教研保障中心教學(xué)檔案室主任，副教授，主要從事教育訓(xùn)練、教學(xué)檔案管理研究;胡 進(jìn)（1976—），男，湖北大冶人，碩士，空軍工程大學(xué)航空機(jī)務(wù)士官學(xué)校教保中心主任，副教授，主要從事信息化研究;霍星明（1981—），男，河南光山人，學(xué)士，空軍工程大學(xué)航空機(jī)務(wù)士官學(xué)校圖書館館長(zhǎng)，副研究館員，主要從事圖書情報(bào)研究。

[中圖分類號(hào)] G647.24;G270.7? ?[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A? ?[文章編號(hào)] 1674-9324（2021）40-0038-04? ? [收稿日期] 2021-06-18

一、智慧校園建設(shè)下教學(xué)檔案信息管理現(xiàn)狀

智慧校園建設(shè)逐步推進(jìn)深入，給師生教學(xué)活動(dòng)，網(wǎng)上辦公和信息查詢、快速上傳與下載文件、公文管理與流轉(zhuǎn)、獲取教學(xué)信息資源等，帶來諸多方便。教學(xué)信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源數(shù)字化、用戶端智能化是智慧校園建設(shè)發(fā)展的必然方向。

學(xué)校推行OA公文管理系統(tǒng)，使辦公人員無(wú)需為一份呈文或報(bào)告走遍學(xué)校職能部門，等待領(lǐng)導(dǎo)簽批。通過公文管理系統(tǒng)進(jìn)行文件的呈批、流轉(zhuǎn)、傳送和回復(fù)、通知等，使得各類部門的消息通過OA信息發(fā)布系統(tǒng)和辦公郵件公布，減少了許多不必要的麻煩，減輕了大量人力財(cái)力物力的投入[1]。

除OA辦公系統(tǒng)外，學(xué)校還運(yùn)行各類應(yīng)用系統(tǒng)，如學(xué)員學(xué)籍管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、教學(xué)條件建設(shè)項(xiàng)目管理系統(tǒng)、教學(xué)裝備管理系統(tǒng)、數(shù)字資源管理平臺(tái)等。各類業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的建成和運(yùn)行，一方面，提高了業(yè)務(wù)部門的管理和事務(wù)處理能力，同時(shí)自動(dòng)形成了各類教學(xué)檔案資源;另一方面，系統(tǒng)及時(shí)、準(zhǔn)確、可靠地采集和傳輸信息，建立起完備的信息資源庫(kù)，豐富和深化了學(xué)校全局范圍的原生信息資源。

智慧校園不僅要實(shí)現(xiàn)各類信息的共享，而且要實(shí)現(xiàn)各部門的信息共享，集成各類應(yīng)用信息，使得教育工作者、學(xué)員通過單一的訪問點(diǎn)，訪問跨門類、跨系統(tǒng)的信息，獲得多元化的信息服務(wù)[2]。

教學(xué)檔案信息資源是學(xué)校教學(xué)信息資源的重要組成部分，目前依托軍隊(duì)院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)實(shí)施整理、保管與利用等[3]。現(xiàn)實(shí)問題是現(xiàn)行的OA辦公系統(tǒng)僅是滿足公文流轉(zhuǎn)，但辦公形成的電子公文數(shù)據(jù)無(wú)處安全儲(chǔ)存，或者說辦公自然形成的教案、課件、試題庫(kù)等教學(xué)檔案信息資源無(wú)法方便、快捷、安全地歸檔至教學(xué)檔案管理系統(tǒng)，甚至還要使用線下離線歸檔。同時(shí)各類應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的信息資源也不能及時(shí)準(zhǔn)確地歸檔至教學(xué)檔案室，成為教學(xué)檔案信息資源建設(shè)與應(yīng)用的技術(shù)壁壘。

二、云計(jì)算+OA系統(tǒng)下教學(xué)檔案信息資源在線自動(dòng)歸檔技術(shù)方案

（一）云計(jì)算OA系統(tǒng)下教學(xué)檔案管理改革創(chuàng)新的新要求

如何實(shí)現(xiàn)云計(jì)算OA系統(tǒng)與教學(xué)檔案管理系統(tǒng)。通過系統(tǒng)設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)銜接，將云計(jì)算OA系統(tǒng)生成的需要?dú)w檔的電子文件按照一定標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)入教學(xué)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中，達(dá)到數(shù)據(jù)資源共享，實(shí)現(xiàn)精確對(duì)接[4]。解決網(wǎng)絡(luò)辦公數(shù)據(jù)安全存放的問題，并且方便教育工作者隨時(shí)將辦公產(chǎn)生的教學(xué)信息資源歸檔至教學(xué)檔案室。簡(jiǎn)而言之，在云計(jì)算OA系統(tǒng)下實(shí)現(xiàn)電子文件及時(shí)歸檔功能，有利于教學(xué)檔案信息資源的建設(shè)。

（二）云計(jì)算OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是教學(xué)檔案信息資源的重要來源

智慧校園的云平臺(tái)建設(shè)主要有兩個(gè)層面，一是構(gòu)建底層的云計(jì)算平臺(tái)基礎(chǔ)設(shè)施，二是構(gòu)建在基礎(chǔ)平臺(tái)上的云計(jì)算應(yīng)用程序。

OA系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化，是現(xiàn)代化辦公和先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來的新型辦公方式，屬于典型的云計(jì)算應(yīng)用程序。其最大特點(diǎn)是提高日常辦公效率、嚴(yán)格辦公制度、嚴(yán)密辦事程序，規(guī)范辦文、辦會(huì)、辦事等行為。云計(jì)算OA系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)信息發(fā)布、資源共享，規(guī)范工作流程、實(shí)施公文管理，隨時(shí)隨地移動(dòng)辦公等功能。

云計(jì)算OA系統(tǒng)涉及各個(gè)業(yè)務(wù)部門，在公文流轉(zhuǎn)中必定產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，包括文件正文、附件、文件批示、數(shù)據(jù)記錄等。此類云OA數(shù)據(jù)正是事后必須歸檔至檔案室的教學(xué)檔案信息重要來源。

（三）云計(jì)算OA數(shù)據(jù)與檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的基本結(jié)構(gòu)分析研究

目前學(xué)校使用的OA系統(tǒng)是科技公司基于IBM Lotus Domino/Notes 8.5.3主流平臺(tái)開發(fā)的[5]。Domino采用的數(shù)據(jù)庫(kù)是文檔型數(shù)據(jù)庫(kù)，其擴(kuò)展名是.NSF。一個(gè)NSF文件相當(dāng)于SQL Server數(shù)據(jù)庫(kù)的一張表，存儲(chǔ)的基本單元是文檔。而軍隊(duì)院校教學(xué)檔案管理系統(tǒng)采用的是SQL SERVER 2000數(shù)據(jù)庫(kù)，存儲(chǔ)的基本單元是數(shù)據(jù)表，通過定義且使用若干數(shù)據(jù)表來操作數(shù)據(jù)庫(kù)。

OA系統(tǒng)的發(fā)文庫(kù)中每條文檔，至少具有4項(xiàng)檢索信息、發(fā)文內(nèi)容和附件。檢索信息包括流水號(hào)、擬文日期、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題（ID、Date、fileNo、Title），可合并存儲(chǔ)為目錄元數(shù)據(jù)信息.TXT。對(duì)應(yīng)的發(fā)文內(nèi)容和附件即為電子公文的全部?jī)?nèi)容等。

教學(xué)檔案管理系統(tǒng)中存在兩個(gè)基本數(shù)據(jù)表：目錄數(shù)據(jù)表、電子文件列表。目錄數(shù)據(jù)表包括流水號(hào)、發(fā)文字號(hào)、擬文日期、標(biāo)題、歸檔責(zé)任人（ID、fileNo、Date、Title、owner），電子文件列表包括（id、PID、Title），其中目錄數(shù)據(jù)表的ID與電子文件列表的id完全一致才能保證檔案目錄信息與電子原文一一對(duì)應(yīng)。