檔案資源體系建設視域下檔案保護的新理念新趨勢

王建華

摘 要：保護是檔案管理永恒的話題和檔案資源體系建設的重要內容之一。伴隨著“互聯網+”時代的到來，檔案保護除了面臨傳統風險，還面對數字化時代特有的風險和挑戰。筆者從檔案保護的迫切性和必要性出發，分析了檔案保護的傳統方法及不足，探討新理念和新趨勢，提出檔案保護建議，供參考。

關鍵詞：檔案保護;檔案資源;新理念;新趨勢

檔案保護是一項基礎性、支撐性工作，在管好檔案、用好檔案、服務社會等方面具有重要作用。檔案工作人員特別是從事檔案保護工作人員使命光榮、責任重大，需要從檔案館庫建設的庫房選址、有害因素的“八防”，到檔案流通環境的條件維護等方面展開工作，實現檔案保護與全過程安全管理[1 ]。

1 檔案保護的迫切性和必要性

1.1 檔案是不可再生的珍貴資源

檔案具有原始性和唯一性，是一種不可再生的資源。隨著社會的發展和科技的進步，對檔案資源的開發力度越來越大，頻繁利用甚至損壞檔案的現象日漸突出，因而解決這些問題迫在眉睫。

1.2 檔案經常面臨被破壞和危險

檔案從收集整理到保管利用各環節都存在被破壞的危險。例如紙質檔案在長期的存放過程中會出現發黃變脆、字跡褪色的情況;不適宜的庫房溫濕度保管環境造成檔案發霉、變質現象;經常性地復印檔案造成的損害也隨處可見。

2 傳統檔案保護主要方法

傳統的檔案保護主要是檔案庫房檔案安全保護的“十防”（防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲、防磁、防污染等）、“溫濕度調控”、修復破損檔案及檔案復制等[2 ]。具體方法如下。

2.1 對有害生物的防治

在整理完畢后將檔案放入冰柜一段時間，用冷凍法殺滅害蟲;在檔案庫房內放置藥物，并營造合適的檔案保管環境，以減少檔案發霉、變質等。

2.2 對破損檔案進行修復

通過檔案的加固和裝裱等手段，修復檔案，延長檔案壽命。

2.3 對檔案進行數字化

制作檔案數字化副本，封存原件，減少對檔案原件的損害。

2.4 用專門設備保護珍貴檔案

如某大學珍品檔案陳列室擁有相當數量的珍貴檔案，該陳列室配備專用的恒溫恒濕設備及專門的氣體滅火控制系統，并使用了價值不菲的樟木柜（防蟲防蛀、驅霉隔潮）存放檔案，保護效果非常明顯。

3 檔案保護存在的主要不足

3.1 缺乏檔案保護專業技術人員

如某大學檔案館作為西南地區規模最大的高校檔案館，沒有一個接受過高等教育的專職檔案保護人員。

3.2 檔案保護體系建設缺乏系統性

檔案資源、檔案利用和檔案保護共同構成了檔案三大體系，足以說明了檔案保護的重要性。但多數部門未開展甚至還有不少部門不知道需要對本部門的檔案保護體系從微觀技術層面到宏觀管理層面做有效的全面評估[3 ]。

3.3 檔案保護應急管理流于形式

檔案災害性事件的應急管理是檔案保護體系中極為重要的一環，但檔案管理機構的應急處理方案普遍存在不完整、缺乏針對性演練及改進等問題。如一些單位的應急演練多是進行消防和逃生，對在緊急情況下如何對檔案實施有效保護涉及的少，流于形式，明顯本末倒置[4 ]。

3.4 工作人員缺乏保護意識

強調檔案的利用和管理，對檔案的保護相對忽視的現象在各級檔案部門普遍存在。檔案破損、發霉等情況很多是由于相關工作人員缺乏保護意識所導致。

3.5 檔案庫房和設備不達標

檔案庫房大多由辦公用房改造而成，并未對庫房的門窗采取相應的防火防盜措施，而且庫房門窗的材質也無法做到防熱防潮。多數基層單位檔案保護設備不符合要求，庫房多采用熒光燈或節能燈等照明設備，這些燈具放出的光線中含有較多的紫外線，不利于檔案保護。

3.6 電子檔案保護技術措施明顯不足

目前技術不成熟，給電子檔案保護工作帶來了不少難題[5 ]。同時，網絡安全在檔案保護體系中就更加關鍵和重要，但現實中普遍缺乏前瞻性強、針對性明確的檔案網絡安全管理和應急處置程序。有些部門雖然制定了網絡安全相關的檔案保護應急處置程序，但很少能進行具有實戰意義的應急演練。

4 檔案保護應堅持和把握的新理念、新趨勢

4.1 檔案保護應該堅持的新理念

4.1.1 堅持動態保護理念。檔案保護貫穿于檔案運行的動態全過程，從檔案的形成、歸檔整理、入庫保管，到利用服務的各個環節，都需要實施有效管理和科學保護[6 ]。這種動態性體現在檔案庫房管理保護的適時性，在繼續加強相對靜態的檔案庫房保護前提下，擴展保管保護的工作范圍。需要前移做好檔案形成的前端監督，也要后延強化檔案利用的后端監管指導，確保檔案載體與信息的有效存儲和長期讀取。

4.1.2 堅持整體性保護理念。應在思想觀念層面進行認識的調整和改變;應在管理層面加強各項法規、制度的完善與執行;還應加強檔案管理標準和技術保護規范的制定和貫徹，確保操作規程與檔案運行的規范化。應在標準規范指導下，推進檔案實體保護、人員規范操作、技術方法與設備設施的保障、環境的監測和管控，實現傳統保護方式的轉型，確保檔案實體和信息的安全。

4.1.3 堅持全過程安全管理理念。檔案管理全過程包含檔案的“收、管、用”，主要包括：接收征集、整理歸檔、保管保護與修復、開發利用與編研等過程。檔案保護必須關注入庫檔案的安全，實現與檔案利用的結合，確保檔案原件保護、數字信息安全[7 ]，以及利用服務中的瀏覽展示。應研究推進安全保護與整理工作、保管、開發利用的結合，更好地實現檔案全過程安全管理的目標。

4.1.4 堅持充分發揮人的主觀能動性理念。應加強對檔案管理人員的培訓，樹立檔案保護意識。不僅要增加檔案管理人員的基礎檔案知識儲備，還要開展對檔案管理人員的檔案保護技術的培訓工作，讓檔案工作人員能夠針對本單位檔案的具體情況采取相應正確的檔案保護措施，不斷提高檔案保護水平。