依據歸檔文件整理規則推進檔案收集標準化的策略

盧美邑

摘 要：新《檔案法》的實施對檔案收集工作提出了更高要求。各單位應嚴格落實歸檔文件整理規則，加速推進檔案收集標準化建設，采取積極有效的措施，實現其目標。

關鍵詞：收集;檔案;標準化;策略

檔案工作標準化是檔案管理現代化建設的重要標志之一。2016年我國修改實施檔案行業標準《歸檔文件整理規則》（下文簡稱《規則》），對檔案收集標準化起到了重要促進作用。《規則》對檔案收集的具體流程和細節加以明確，對于各單位開展檔案管理工作和收集工作都具有重要的現實指導意義[1 ]。信息化背景下，新《規則》的出臺為檔案收集標準化建設提供了依據和方向。各級檔案部門應在檔案收集標準化建設過程中主動適應時代發展趨勢，結合新規則的具體要求，創新和完善原有的檔案收集和歸檔工作模式，進一步提升檔案收集效率，為后續檔案信息資源開發利用創造有利條件。

1 進一步明確檔案收集范圍

各立檔單位應根據《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等有關規章和業務規范，深入調查本單位日常工作中所形成和收到文件材料的領域、成分、類型和特點，編制本單位具體的《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明確檔案收集范圍，為檔案收集工作提供基本的依據。

應將電子文件納入收集范圍。在檔案收集方面，新出臺的歸檔文件整理規則與之前的規則存在著一定的區別。原來規則規范的主要對象是歸檔的紙質文件材料，而新規則除沿襲紙質文件材料以外，還將歸檔電子文件材料納入到了歸檔文件整理規則約束的范圍內，明確指出各機關、團體、企事業單位和其他社會組織在文件收集整理過程中應該按照文檔一體化管理要求加以落實。一方面，便于檔案管理信息化建設;另一方面，便于計算機管理或計算機輔助管理。同時還進一步強調了紙質文件與電子文件整理協調的統一性，要求各檔案管理部門在紙質文件和電子文件收集整理過程中將紙質文件和電子文件同等看待，并將各項工作落到實處。

2 實現檔案收集流程的標準化

檔案收集歸檔是做好檔案管理工作的重要前提條件和基礎。為進一步提升檔案收集效率和質量，必須實施檔案收集流程的標準化。在具體實施過程中應提升檔案收集人員的業務能力和素質，確保檔案工作人員在檔案收集過程中對相關文件內容、業務目標以及檔案收集流程有所知悉，這樣才能嚴格按照檔案收集流程的標準化要求加以落實。對于物理歸檔文件而言，檔案工作人員應嚴格按照國家和地方關于檔案收集流程的具體標準要求，從所收集的物理檔案的特性角度出發，制定符合標準規范的文件模板，并將文件模板作為檔案收集流程的重要標準下發給檔案生成部門，要求相關部門在提交檔案時嚴格按照文件模板的形式加以落實，確保收集上來的物理檔案整齊規范。對于邏輯歸檔的文件信息，檔案工作人員應借助網絡信息系統，對邏輯歸檔的文件信息進行歸檔標識，由系統對提交上來的歸檔信息進行自動歸檔，檔案工作人員對于歸檔上來的檔案信息應設定必要的操作管理權限，防止文件被篡改或擴大閱讀范圍。隨著網絡信息技術的不斷發展，越來越多的檔案將以數字結構的形式呈現，這對于檔案工作人員提出了更高要求，同時也需要檔案管理部門對檔案收集流程的標準化給予更多的重視，并結合不同檔案的特點，細化相應的準則，確保檔案收集效率，保證檔案信息收集工作順利開展。

3 實現檔案收集渠道的自動化

信息化建設背景下，越來越多的檔案都以數字的形式呈現，這就要求檔案管理部門在檔案收集過程中重視檔案收集渠道的自動化建設。特別是當前很多單位檔案生成都由辦公自動化系統來完成，因此檔案管理部門也應該建立檔案信息管理系統，并實現檔案信息管理系統與單位辦公自動化系統的有效對接，進一步提升檔案管理效率，減少檔案收集的復雜性和重復性問題。一方面，檔案管理部門應與檔案生成部門進行溝通和聯系，進一步明確檔案收集渠道自動化建設的必要性和重要性，在雙方共同努力下，實現檔案管理系統與單位辦公自動化系統的有效對接。此外，要為檔案工作人員設置辦公自動化系統的賬戶權限，對檔案工作人員進行認真的教育和培訓，確保檔案工作人員能夠熟練地掌握自動化系統的操作和管理，對自動化系統生成的各類檔案信息文件進行查閱、監督、指導和在線歸檔。另一方面，檔案生成部門的工作人員也應重視檔案上傳工作，將已經形成的檔案信息資料及時上傳到信息系統之上，并及時提醒檔案管理部門對這些檔案信息資料進行收集處理，確保檔案收集工作的有序開展。

4 實現檔案管理制度的規范化

新規則下，檔案收集標準化建設與實施需要一定的制度規范加以保障和落實。因此，各單位應將管理制度建設作為檔案收集標準化的重要內容加以落實。一方面，檔案管理部門應對新規則提出的新要求進行系統的研究和學習，并將其作為檔案收集標準化建設的重要依據。另一方面，結合新標準的內容對檔案管理制度進行完善和創新，進一步提升檔案管理制度的規范化水平。在具體工作實施過程中，既要嚴格按照新規則的具體要求，也要結合檔案收集的具體情況，制定符合自身需求的檔案收集管理制度，并在檔案收集管理制度具體落實過程中及時解決系統存在的問題，不斷地對檔案管理制度加以完善。同時，進一步明確檔案收集標準化的范圍、主體、流程等，確保各類檔案能夠及時歸檔。檔案管理部門還要加大對各單位檔案工作的監督與檢查力度，對各單位在檔案管理過程中出現的問題及時地給予指導和解決，同時完善相應的激勵機制，進一步提升各單位檔案工作的積極性和主動性[2 ]。

5 推進檔案人員隊伍專業化

新規則背景下，檔案收集標準化實施最終還是要靠具體的檔案工作人員來落實。因此有必要加強對檔案工作人員的教育和培訓，推進檔案人員隊伍專業化，進一步提升檔案工作人員的能力和素質，更好地契合檔案收集標準化實施的具體需求。一方面，檔案管理部門應通過召開集體學習會議、視頻講座等多種形式，對新規則的相關內容開展系統學習，并對照自身的業務范疇，對出現的新情況和新變化進行分析，確保在檔案收集工作中不出現紕漏和沖突。另一方面，檔案管理部門應加大對檔案工作人員的教育培訓力度，將教育培訓納入常態化管理工作之中，優化培訓內容和方式，防止培訓工作流于形式。應將檔案收集標準化納入崗位培訓之中。定期組織檔案工作人員進行實踐和技能培訓，在培訓完成之后，通過案例解析和現場模擬等形式，進一步提升檔案工作人員的業務實際操作能力。此外，應加強對檔案工作人員的交流和互動。檔案管理部門應與檔案生成部門進行溝通，通過人員換崗的方式，進一步提升檔案人員的知識面，掌握相關單位檔案生成的具體流程和先進經驗。還應定期組織檔案工作人員學習必要的網絡信息技術知識，進一步提升檔案工作人員的信息處理能力。檔案工作人員也應該注重自身學習，不斷擴大知識面，提升自身的綜合素質和能力，更好地適應檔案收集標準化工作的實際需要。

參考文獻：

[1]王靜，楊艷.《歸檔文件整理規則》背景下高校檔案整理與歸檔研究[J].檔案，2020（02）：53—57.

[2]趙亮.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的研究[J].科技風，2020（18）：299—299.

（作者單位：吉林省醫療保障局）