大數據時代下高校人事檔案管理信息化發展的路徑探尋

李晶 陳穎

摘 要：隨著我國社會經濟水平的不斷發展，包括信息技術在內的各項科學技術也取得了長足的進步。而我國很多的學校進行檔案管理工作時仍然采用以往的管理模式和方法，很難有效處理海量的信息數據。從我國高校人事檔案管理工作的實際情況來看，在大數據時代不斷普及的大背景下，高校也必須更加科學的發展人事檔案管理的信息化建設工作，借助于大數據技術建立更完善的人事檔案管理體系，針對新時代下高校人事檔案管理工作面臨的機遇和挑戰，做好信息化建設工作，充分提升信息管理的安全性和高效性。

關鍵詞：大數據時代;人事檔案管理;挑戰及發展策略

一、大數據時代相關概念的闡述

1.大數據技術的定義

在我國各類先進的科學技術不斷發展的背景下，互聯網技術的應用程度越來越高，行業中大量的信息數據也都是以互聯網技術作為載體的，而大數據技術則包含了人們日常工作和生活中所產生的一系列數據，并不僅僅是指單純在互聯網中產生的信息數據，大數據包含了每一個人的日常衣食住行相關的各類數據，可見其數據規模是多么巨大，采用傳統的信息處理技術是不可能有效地處理這么大規模的數據的，那么就必須更加科學地利用計算機技術來準確地分析、處理并且儲存大數據。在高校中如果能夠合理地運用大數據技術，那么將會為高校各類數據檔案的管理工作提供極大的便利性。

2.大數據技術的自身特點

隨著我國計算機網絡技術的健康發展，人們的日常生活和工作都受到了不同程度的影響，各類網絡數據呈現出了爆炸式的擴張趨勢。在互聯網時代下，不同地區的計算機系統只要在同一通信協議下也能夠實現數據的互聯互通，并且能夠形成完善的咨詢共享機制。（1）大數據時代信息表現形式的多樣性。在大數據時代信息可以有多種表現形式，如視頻、圖片、文字以及影像等，并且各類表現形式也都有不同的作用;（2）信息的處理速度更快。隨著科學技術的不斷發展，大數據技術和互聯網技術也實現了飛速的發展，面對著海量的數據信息，大數據技術也具備了更快的處理速度和更高的處理效率;（3）價值利用率呈現出了下滑趨勢。由于信息數據的數量飛速增加，在網絡中就充斥著各類數據信息，而真正有用的數據信息并不是很多，這就降低了數據信息價值的整體利用率。

3.高校人事檔案管理的概念

高校進行人事檔案管理工作的最主要目的就是要更加規范并且科學地管理校內的教職員工以及在校學生，高校能夠更加全面地掌握到各類數據信息，從而對現有教育資源進行科學整合并合理分配，切實地提升人事管理工作持續性和穩定性。首先，高校如果能夠更加高效地管理人事檔案數據，那么對于提升教職員工工作中的主動性和積極性也是具有重要意義的，能夠提升教師團隊的向心力和凝聚力，為高校創造了更多的教學價值，同時也大大地提升教學的整體效率;其次，高校通過對大量學生檔案數據的有效管理能夠更精準地分析學生數據，從而提供個性化的意見建議來促進學生的全面發展，真正的保證人才導向培養目標的順利完成。隨著大數據技術的廣泛應用，高校也應與時俱進地改進人事檔案管理的策略和方法，對現有高校資源進行重新調整和分配。

4.大數據技術對高校人事檔案管理的影響

隨著大數據技術的快速發展也提升了整個檔案管理行業的標準，對于高校來說，由于學生入校和畢業離校導致了很高的流動性，高校每年的學生檔案管理工作都會發生較大變化，大量的檔案數據信息會出現變更的情況，而為了保證高校的有序、穩定的運行，做好人事檔案管理工作就是一項重要策略。現階段，高校人力資源部門的整體運行和工作是會受到一些具體管理理論的指導的，而由于高校內部并沒有及時地更新這些管理理論，工作的方式較為傳統和落后，顯然是無法與大數據時代下的檔案管理要求相適應的。

將人事檔案管理工作與大數據技術密切結合后，對于工作人員記錄的管理流程并沒有產生太大的影響，但是也需要對這一工作過程進行改進和創新，要想實現高校的可持續發展，那么檔案管理工作也是需要創新性和先進性的，高校應在科學地利用大數據技術的基礎上來實現對高校各類人員信息進行有效管理，通過完善人事檔案管理的信息化建設工作將教職員工和學生的基本信息真實地呈現出來，學生在畢業離校走上工作崗位的過程中，高校在檔案管理的大數據平臺上能夠準確并且迅速地查找學生的具體信息，不但能夠迅速地變更學生的檔案信息，同時也能夠為學生的就業提供很多便利。

二、大數據時代高校人事檔案管理存在的主要問題

1.高校單位人事檔案管理工作中的主要問題

首先，對這一工作還沒有產生正確的認識。從高校的角度來看，人事檔案管理相關的工作是非常繁復并且瑣碎的，而負責這一工作的具體人員并沒有足夠的重視檔案管理工作，在工作中也經常會出現文件擺放混亂及遺漏和丟失的問題，并且對文件管理工作也沒有全面地了解，并沒有安排具體的人員負責人事檔案管理的信息化建設工作，大大影響了高校人事檔案管理的實際效果。首先，對人員管理工作也沒有給予足夠的重視，一些工作人員雖然是負責人事檔案管理工作，但其自身的專業能力和綜合素質并不符合大數據時代的內在需求，服務意識和責任感較弱，大家對計算機管理和信息化建設了解不足，對于以大數據技術為基礎的各類系統軟件大家還都不會使用，人事檔案管理中的各類問題無法得到根本性的解決;其次，缺乏必要的信息化設備作為支持。在大數據時代下高校要想做好人事檔案管理的信息化建設工作，那么就必須具備相應的信息化設備作為支持。從實際情況來看，高校由于成本和觀念等因素的限制，大部分高校都還沒有配備與信息化建設相匹配的計算機軟件和硬件系統，影響了檔案管理部門的自動化水平，在工作中也容易出現一些問題和漏洞，工作中一旦系統受到了病毒的感染，還會出現數據丟失和損壞等問題;最后，管理結構較為混亂。我國的很多高校在對人事檔案進行管理時還沒有形成統一并且完善的管理機制，對員工的工作職責沒有明確定位，那么面對著海量的信息數據，要想實現對其有效管理是非常困難的。很多高校都相繼開始建設人事檔案管理的信息化工作了，開始建立電子信息檔案，由于觀念和思維等方面還是缺乏先進性和前瞻性，安排專門負責人事檔案管理工作的人員較少，并且也不夠重視這一工作，那么就根本無法滿足實際的數據管理要求。