高職院校人事檔案信息化建設環境分析

何宗哲

摘 要：隨著信息化時代的進步與發展，人們的檔案意識逐漸增強，對人事檔案信息的需求量也逐漸增加，人事檔案信息化建設成為今后一段時間的工作重點。本文從廣西交通職業技術學院信息化建設現狀入手，運用文獻研究法和案例研究法，對高職院校人事檔案信息化建設環境進行分析，深入了解人事檔案信息化建設的優勢、劣勢、機會和威脅，為推進檔案信息化建設工作開展奠定基礎。

關鍵詞：人事檔案;高職院校;信息化建設

2016年國家檔案局發布《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中，明確提出到2020年“初步實現以信息化為核心的檔案管理現代化”的發展目標。人事檔案作為檔案的重要組成部分，近年來一直受到高度重視。自2018年11月中共中央辦公廳印發《干部人事檔案工作條例》以來，全國各地掀起人事數字檔案掃描的浪潮，人事檔案的規范化管理日漸受到重視。高職院校也不例外，人事檔案信息化建設得到了較快的推動和發展，成為發展的新方向、新任務。為此，本文以廣西交通職業技術學院為例，對人事檔案信息化建設環境進行深入分析，為推進檔案信息化建設工作開展奠定基礎。

一、高職院校人事檔案信息化建設基本情況

1.高職院校人事檔案信息化建設基本情況

人事檔案產生于人事管理活動，是國家檔案的重要組成部分。高職院校的人事檔案，在組織選拔人才、任用干部的過程中發揮了重要的信息參考作用。經過多年的發展，隨著國家檔案信息化建設步伐加快，信息化管理的優勢日漸凸顯，高職院校人事檔案信息化管理也被提上日程。但是，由于高職院校管理的教職工人事檔案數量大，而每千卷檔案才配備一名專職檔案工作人員，高職院校也沒有統一的人事數字檔案管理系統，很多高職院校目前都是依靠簡單的excel進行檔案基本信息的管理，并且提供的檔案信息服務也遠未達到教職工的期望值，檔案專項資金在檔案數字化建設面前猶如杯水車薪。人員與工作量之間的矛盾、信息供需矛盾、新舊管理模式矛盾等圍繞著高職院校人事檔案管理，使高職院校人事檔案信息化建設進程較為緩慢。

2.廣西交通職業技術學院信息化建設基本情況

廣西交通職業技術學院是一所西部地區高職院校，學校人事處負責管理全校教職工人事檔案。截至2020年12月31日，學校共管理教職工人事檔案共950卷，其中在職教職工檔案620卷，退休教職工檔案201卷，已故職工檔案99卷，其他檔案30卷。學校自2012年建立了《廣西交通職業技術學院人事檔案信息數據庫》，將每位教職工的出生年月、學歷學位、參加工作時間、入黨時間、職務等信息錄入數據庫進行管理和同步更新，初步實現了人事檔案信息的數據化，檔案利用效率大幅度提升。2015年至2020年，學校人事檔案卷數約以每年60卷的速度遞增，檔案利用率也呈現大幅度提升。2016年利用率達208.95%，2017年利用率為126.86%，2020年利用率為146.11%。綜合近6年的數據，學校人事檔案平均每年利用次數約為924卷次，每年平均利用率達119.32%，為學校師資隊伍建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律等提供了精準高效服務。目前，學校嚴格對標中共中央組織部對檔案的整理要求，規范整理教職工人事檔案，并逐步推進人事數字檔案工程，逐漸實現人事檔案信息化建設目標。

二、高職院校人事檔案信息化建設的環境分析

通過對高職院校信息化建設中內部資源的優勢和劣勢、外部環境帶來的機會和挑戰進行全面分析，形成系統、深入地了解，以便對其提出正確的解決策略。

1. 優勢

（1）提升人事檔案信息服務質量

根據百度詞條的定義，信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。由此推之，高職院校人事檔案信息化，是指利用現代技術手段，將高職院校的紙質檔案掃描為數字檔案并將其存入計算機;同時，從人事檔案中采集有利用價值的信息進行開發和利用等，實現人事檔案信息利用價值最大化。

人事檔案實現信息化建設后，能為高職院校師資隊伍建設、人力資源配置、干部選拔任用等提供優質、高效的服務。人事檔案相對人可以通過電腦查看相關的人事數字檔案，快速搜索到需要查閱的信息，并通過打印機將需要的檔案材料打印出來，整個查檔過程高速、便捷，是紙質檔案查檔所無法比擬的。如廣西交通職業技術學院雖然目前還沒實現人事數字檔案建設，但是基礎的數據庫已經建成，通過數據庫可以快速查詢到所需信息，為學校組織、人事、職稱等工作提供便捷服務，服務質量也大幅度提升。可見，人事檔案信息化建設對檔案服務質量的影響是非常大的。

（2）實現數字化后有利于紙質檔案的保護和保管

以往的人事檔案利用，需要將整卷紙質檔案拿出來翻閱甚至抽取，對檔案材料會造成一定的損傷。將紙質檔案掃描成數字檔案后，一方面提高了檔案查閱效率，另一方面還可以大大減少以往抽取檔案材料過程中對紙質檔案的損傷，極大保護了紙質檔案的完整性。特別是近幾年來人事檔案受到高度重視，干部人事檔案審核、職稱評定、干部“凡提必審”等工作的開展，均需查閱人事檔案。廣西交通職業技術學院2015年人事檔案查借閱次數為300卷次，2016年便達到了1266卷次，之后每年查閱次數都在500卷次以上。如此頻繁的檔案利用，必然對紙質檔案造成磨損，而人事數字檔案則較好地避免了這個問題。

（3）推動人事檔案系統化管理

在國家政策的引導及社會需求的影響下，目前有部分單位已經實現了人事檔案信息化建設，人事數字檔案與人事信息管理系統同步運轉，其帶來的管理優勢無形中帶動了尚未完成人事檔案信息化建設的高職院校。檔案信息化已成為必然發展趨勢，這也激勵著高職院校不斷調整管理思路，逐步推進人事檔案信息化建設工作，推動人事檔案系統化管理，為今后的信息聯網奠定基礎。廣西交通職業技術學院目前有部分信息實行了人事檔案系統管理，但該系統只是簡單的信息錄入及查詢功能。由于人事數字檔案的推行，新系統的設置必須符合人事數字檔案管理要求，必須包含數字檔案的存儲功能。因此，為避免后期新舊系統更換造成數據遷移不相容的問題，廣西交通職業技術學院的人事檔案數據庫仍以excel表格存儲為主。這也是目前大部分高職院校的數據管理狀態。