論新時期提升醫院文書檔案管理質量的有效方法

張英

摘 要：隨著我國醫療行業的不斷發展，各級醫院也在逐漸進步，在發展的過程中，大量的檔案資料會涌現出來。為提高醫院管理水平，確保醫院檔案管理網絡化、數字化、科學化、系統化、規范化的發展，需要建立優質的檔案管理機制，提高網絡管理水平。醫院文書檔案能有效記錄醫院重要活動、重大事件，通過網絡進行原始資料的收集和記載，完成各類公文傳遞、歸檔與分類，能有效提高醫院管理效率。醫院文書檔案管理要實現科學化、數字化，提升醫院整體水平，保證醫院可持續發展。醫院文書檔案中涉及了大量的臨床資料具有一定的保密性，為確保文書檔案管理工作順利展開，就要提高工作人員工作能力，根據檔案的特點進行分類管理，制定切實可行的管理措施，為文書檔案管理工作提供有力保障。

關鍵詞：新時期;醫院文書檔案管理質量;管理方法;有效途徑

檔案又稱之為文書、文案。一般是指人們在社會生活中形成的具有價值的資料。現如今我國醫療行業不斷發展，醫療技術水平進步的同時，醫院管理能力也在不斷進步，隨著醫院科室增加醫院人才規模的擴大，勢必會造成醫院文書檔案資料的增多，因此提高醫院文書檔案的質量事關重要。領導要重視文書檔案管理工作，才能更加有效的規范檔案管理，充分發揮檔案在醫院的重要作用。文書檔案管理可以說是醫院管理工作中最重要的一部分，雖然管理工作不能直接地為醫院帶來巨大的收益，但是可以利用檔案能夠完成人力資源的合理分配，達到人盡其才，物盡其用。規范、合理的檔案管理能夠提高醫院效率，幫助醫院更好更遠的發展。檔案也是醫院制訂戰略的重要參考，只有根據檔案才能制訂出下一步的經營和策劃。因此，提高醫院文書檔案管理質量是醫院發展的必然要求。

一、新時期檔案管理工作的特點

1.文書檔案規范化

醫院文書檔案管理最重要的就是實現文書管理的規范化，只有實現規范化，才能更好開展醫院的各類工作。醫院是一個相對特殊的環境，每天要接收大量的病人，病人的個人信息以及病情狀況都會歸入醫院檔案中。可以說醫院檔案室的資料繁雜，實現檔案管理的規范化才能更好為患者提供服務。醫院對檔案管理工作要求較高，每日都必須保存新的檔案，并嚴格按照規章制度進行記錄。國家也對醫院文書檔案方面十分重視，并制定了相關保存檔案的條例條規，要求檔案管理工作人員在進行檔案管理時，要嚴格按照規章制度，提高檔案管理工作的規范化。

檔案管理必須按流程進行管理，要嚴格把控檔案的鑒定整理及查詢過程，防止因不規范導致的資料丟失與泄露。對醫院文書材料做鑒定時，需要根據文書檔案記載的期限和真偽以及作用價值進行分類，要做好文書檔案的編碼工作，可以以單位的形式進行記錄，要對檔案進行標引組織和整理。在鑒定時要確保檔案的真實性、有效性、科學合理，至關重要。在資料收集方面應做到多渠道、多方式的收集，了解全面信息，確保信息的準確性。檔案管理的規范就是要求管理人員嚴格認真做好每個流程的把控。

2.服務價值

服務性是文書檔案的重要特征，也是文書檔案的主要作用。通過文書檔案管理，能更好記錄與保存醫院歷史資料，有利于醫院制訂相應的經營計劃和發展策略。規范化的檔案管理工作，能提高日常工作效率，便于更好查閱檔案，盡快了解到有效信息。進行檔案的保存時，一定要按照規律，檔案管理的服務性主要展現為方便查閱，這也是檔案管理工作中所必須遵循的原則。可根據查閱需求進行分類存儲，確保文書檔案能夠滿足醫院科室的實際需要。文書檔案是醫院內部重要的資料，其內容相對繁雜，部分資料涉及患者個人隱私，一旦出現泄漏問題，勢必會影響醫院形象。為預防檔案泄露問題，需要進行嚴格的保密工作，防止資料泄露。現階段我院文書檔案管理主要通過網絡平臺進行，因此加強網絡信息保密工作，有利于提高文書檔案的安全性。

3.檔案管理標準化

醫院文書檔案管理過程需要制定統一的標準，各行各業均是如此。只有統一的標準，才能確保醫院檔案管理水平不斷提高。在進行材料的收集管理鑒定與保管時，一定要制定好相應的標準與要求，力求采集的檔案真實有效。要制定統一的標準化流程，從檔案的收集到建立卷宗到檔案的保管以及檔案的銷毀，都要有相關的制度作保證，要做到檔案分類保管，科學規范，有效率地進行檔案管理工作。

4.檔案材料的準確性

文書檔案是通過一系列的數據構成的，因此要確保檔案材料的準確性，只有資料數據準確才能提供有價值的參考。如果數據存在模糊或作假，那檔案管理就失去了意義。文書檔案管理要最大可能地保證信息采集的完整與準確，只有信息準確才能更好地提高檔案質量。檔案管理中涉及患者資料以及醫務工作者人事檔案，將這些檔案統一錄入信息科技平臺，要求信息準確。隨著網絡的不斷發展，檔案的數字化逐步體現。網絡管理檔案容易受到外界環境影響，如遭遇黑客數據被篡改，電腦病毒等均會威脅到檔案管理工作的開展。因此，要提高檔案管理中的網絡水平，加強對檔案信息的保密，相對于紙質檔案來說，電子檔案雖查閱方便，但是難免會出現數據問題或者丟失現象，經過幾番錄入，可能會影響數字的完整以及信息的真實。因此，這就需要加強網絡信息的安全性，在進行信息錄入時，仔細認真確保數據的準確與真實。

5.數據管理的保密性

由于現階段網絡的發展大多數數據都通過電腦或網絡平臺進行存儲，網絡上匯集了各種醫院資料以及人員狀況，因此要加強文書檔案的保密工作。文書檔案是醫院內部發展的重要參考，因此對外保密性特別高。無論是通過紙質檔案還是網絡數字化，保存都要增強保密性，防止數據泄漏，損害醫院利益，危害個人信息安全。

二、新時期文書檔案管理的新要求

文書檔案是記錄真實的數據以及個人信息和醫院相關重要活動，為了確保醫院信息的準確性，可以通過復印件文件以及請示來對檔案進行輔助證明。要全面收集個人信息資料以及活動信息資料。通過輔助之資料構成檔案文件的完整性。做到檔案有數據可查，有證據可依。以往檔案管理總是缺乏完整，檔案信息不匹配，檔案內容不成套的現象，基于此要加強資料的收集與文書檔案的整理工作，確保檔案管理工作有效開展。力求將每份檔案做到完整可靠，保證數據的真實性與有效性。可以復印原始文件進行收集操作，要按規章制度，可安排專人進行檔案的整理與收集，要定期查閱并完善檔案內容，防止在保存過程中的數據丟失。