高校科技檔案信息資源整合

吳月莉 張占武

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校的檔案管理也逐步向信息化方向邁進(jìn)。但是由于高校科技檔案信息資源整合還處于初期的發(fā)展階段，所以高校檔案管理出現(xiàn)了很多問題。通過分析高校科技檔案信息資源整合的現(xiàn)狀，研究高校科技檔案信息資源整合存在的不足，從而提出高校科技檔案信息資源整合的解決方案，促進(jìn)高校科技檔案信息資源整合。

關(guān)鍵詞：高校;檔案信息;資源整合

高校的師生檔案管理問題一直是高校比較重視的問題，而且隨著各大高校生源擴(kuò)招以及社會(huì)信息化的發(fā)展，檔案問題越來越復(fù)雜，高校傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端日漸凸顯，已經(jīng)不適應(yīng)高校的發(fā)展需求。而高校科技檔案信息資源的整合打破了傳統(tǒng)的檔案管理模式，為高校的檔案管理提供了一種新的檔案管理模式，為高校的檔案管理信息化和現(xiàn)代化提供了新方向。

一、高校科技檔案信息資源整合的必要性

1.有利于促進(jìn)檔案服務(wù)的技術(shù)化

隨著信息技術(shù)和社會(huì)的發(fā)展，現(xiàn)代高校檔案資源整合賴以進(jìn)行的基礎(chǔ)和前提是云計(jì)算、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)和設(shè)備，在此基礎(chǔ)上形成了高校檔案信息資源整體。一方面，檔案信息資源整合成為必然。傳統(tǒng)的檔案信息資源整合方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)和高校教育的發(fā)展，出現(xiàn)了很多技術(shù)老化、信息資源落后以及效率等問題。高校將運(yùn)用現(xiàn)代化的設(shè)備，積極建設(shè)和使用檔案信息資源庫，并努力推進(jìn)檔案管理和服務(wù)的新型技術(shù)化發(fā)展。另一方面，檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)字化使得高校檔案信息資源具有更高的共享性，為高校與其他高校和社會(huì)力量之間共享檔案資源奠定了良好的基礎(chǔ)，促使各個(gè)單位之間聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源。

2.增強(qiáng)高校科技檔案信息資源利用率的需求迫切

在當(dāng)今信息化時(shí)代的背景下，高校科技檔案信息資源其實(shí)已經(jīng)成為一種非常重要的商品，這種商品的獨(dú)特特征使得它的價(jià)值難以評(píng)價(jià)，它的價(jià)值決定于決策者如何看待它和利用它。當(dāng)高校的檔案管理工作對(duì)科技檔案信息資源具有深刻的價(jià)值認(rèn)識(shí)時(shí)，那么檔案管理工作的價(jià)值性就會(huì)提升。高校是人才和智慧的聚集地，高校有豐富的文化成果，有深厚的人文社科學(xué)術(shù)成果，這些成果不僅對(duì)高校自身的發(fā)展具有很高的價(jià)值，而且對(duì)社會(huì)各方面的建設(shè)都具有重要作用，而且高校作為人才培養(yǎng)的基地，擁有大量信息資源的同時(shí)也應(yīng)當(dāng)對(duì)這些信息資源進(jìn)行應(yīng)用。大數(shù)據(jù)背景下的高校檔案管理工作與傳統(tǒng)的檔案管理工作具有非常大的出入，它要求的不僅僅是信息的錄入和輸出，還要求對(duì)信息的整理、分析、鑒別、選擇等等，當(dāng)這一系列的信息工作完成后，高校科技檔案信息資源的價(jià)值就會(huì)凸顯出來。而高校科技檔案信息進(jìn)行資源整合，提高了科技檔案信息資源利用率，發(fā)揮了其對(duì)社會(huì)的重要價(jià)值。

3.信息化背景的必然選擇

大數(shù)據(jù)時(shí)代，科技信息的安全性更為重要，對(duì)于高校的科技檔案信息來說，如果信息丟失或者損壞將會(huì)導(dǎo)致該院校受到嚴(yán)重的利益損失。所以，信息化背景對(duì)高校科技檔案管理工作的正規(guī)性提出了新的要求。在此條件下，高校將科技檔案信息資源進(jìn)行整合，將會(huì)有利于提升高校科技檔案信息的安全性。高校在進(jìn)行資源整合后，將會(huì)更加嚴(yán)苛地挑選檔案管理人員，對(duì)管理人員的保密意識(shí)水平提出更高要求。此外，高校為了保證科技檔案信息不被泄露或者篡改，還會(huì)采用更為嚴(yán)格的統(tǒng)一檔案整理和驗(yàn)收方式，對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的檔案工作都加以嚴(yán)格把控。例如，檔案的借閱、打印、復(fù)印等等。這些嚴(yán)格的管理程序使得高校的檔案管理工作更符合嚴(yán)肅性、正規(guī)性、保密性特點(diǎn)，符合新時(shí)代檔案管理工作對(duì)信息安全性嚴(yán)格把控的要求。

二、高校科技檔案信息資源整合的現(xiàn)狀

1.高校科技檔案信息化整合

信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為高校的檔案管理提供了先進(jìn)的技術(shù)和便利，從而促進(jìn)了高校科技檔案的信息化整合。當(dāng)前高校科技檔案的信息化建設(shè)主要形成了以下發(fā)展現(xiàn)狀：一方面，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，將檔案整合的重心由豐富館藏向提高檔案信息的服務(wù)能力轉(zhuǎn)變，同時(shí)為相關(guān)用戶提供個(gè)性化的服務(wù)，以促進(jìn)高校檔案信息的利用率;另一方面，借助檔案資源的整合和為高校師生提供不同類型的科技檔案數(shù)據(jù)庫，為用戶提供在線服務(wù)模式，從而提高高校檔案的信息化整合。

2.高校科技檔案信息化管理

科技檔案信息化管理對(duì)高校的發(fā)展具有重要作用，當(dāng)前高校的檔案管理形成了以下的發(fā)展格局：一方面，通過對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其認(rèn)識(shí)到科技檔案信息化管理的重要性，于是轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理方式，從而促進(jìn)高校檔案管理的規(guī)范化發(fā)展;另一方面，建立了檔案用戶反饋系統(tǒng)。通過用戶對(duì)相關(guān)管理服務(wù)的評(píng)價(jià)，建立合理化的科技檔案建設(shè)服務(wù)，從而為用戶提供更好的體驗(yàn)，也督促高校科技檔案信息化管理更加規(guī)范。

3.高校科技檔案信息化共享

高校科技檔案信息化共享是在信息化的社會(huì)環(huán)境下對(duì)高校科技檔案資源予以共享。當(dāng)前高校的科技檔案信息化共享主要有以下的發(fā)展?fàn)顩r：一方面，高校科技檔案資源共享服務(wù)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展步伐，明確高校科技檔案資源共享的目標(biāo)，從而盡可能確保高校科技檔案資源共享化的利用效率;另一方面，高校為教師和學(xué)生建立科技檔案資源共享的平臺(tái)，為師生提供專門化的信息服務(wù)，根據(jù)師生不同的檔案轉(zhuǎn)接狀況，為師生提供不同的解決方案，從而促進(jìn)高校科技檔案的信息化共享。

三、高校科技檔案信息資源整合存在的不足

1.高校數(shù)字檔案資源的建設(shè)落后

數(shù)字檔案資源作為高校檔案建設(shè)的核心技術(shù)，對(duì)檔案的管理和規(guī)整具有重要作用。但是當(dāng)前很多高校的數(shù)字檔案資源建設(shè)落后，從而影響了高校科技檔案信息資源整合的步伐。首先，一些學(xué)校的學(xué)生和教師檔案沒有建立目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫，所以在查找檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，造成了時(shí)間和人力的浪費(fèi)。其次，很多高校更注重紙質(zhì)檔案的存放和管理，并沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案存放和管理的重要性，所以學(xué)生在轉(zhuǎn)接檔案的過程中，往往出現(xiàn)紙質(zhì)檔案已經(jīng)在學(xué)校內(nèi)部存放但是電子檔案還在生源地的情況，從而造成檔案存放的亂象。最后，學(xué)校忽略了采集數(shù)據(jù)信息資源的重要性，目前我國大部分高校都沒有為師生建立數(shù)字信息檔案，從而阻礙了高校科技檔案的信息化。