淺談如何做好高校檔案收集工作

馬婉 黃潔 鄭紅倩

摘 要：檔案收集是檔案工作的基礎和起點，檔案收集的質量和數量直接影響著檔案管理工作的效率。如何做好高校檔案收集工作，本文從高校檔案收集的現狀分析，從檔案收集宣傳力度不夠、意識薄弱責任心不強、收集網絡不完善、收集內容不規范不完整等存在的問題，提出重視檔案宣傳教育、提升檔案收集理念與擔當、建立一支由專兼職檔案員相結合的檔案收集網絡體系，運用信息技術豐富檔案收集渠道等解決對策。

關鍵詞：教學檔案收集;現狀分析;解決對策

高校檔案是隨著高校的創建而產生，是高校在教學、科研、管理、基建及服務保障等各項活動中形成的第一手材料，它匯聚了高校發展和奮斗過程中積累的經驗和成果，為高校新時期的建設提供了參考、憑證和借鑒作用，具有很強的開發利用價值。檔案收集是高校檔案管理工作的基礎和起點，檔案收集的質量和數量直接影響著檔案管理工作的效率，因此只有進一步做好高校檔案收集工作，豐富檔案信息資源，才能更好地服務。

一、檔案收集工作現狀分析

檔案收集就是把分散在各個單位和個人手中的一切有關教學活動的文件、材料、科研成果、統計數據等，按照規定進行集中保存起來，實現檔案集中統一管理。高校檔案在收集過程中受到多方面因素的影響，檔案材料收集的不及時、不全面、不細致等，造成檔案收集質量下降，信息資源不完整，給檔案利用帶來不便，也直接制約檔案管理建設的水平。

1.檔案收集意識淡薄，主動性不高

高校檔案來源于各個單位、職能部門在開展工作或活動中文件材料的積累，由于大多數人對檔案的作用和價值不了解，對存檔的規定和范圍不明確，導致存檔意識較為淡薄。有些單位領導不重視本單位文件歸檔，把較多的精力用于具體的事務上，結果工作做了許多卻沒有記載;有些工作人員覺得這些文件材料存放在自己手中查詢起來較為方便，不愿意主動移交存檔;還有些科研、基建活動中形成的文件涉密性較高，工作人員出于保密的考慮，不能夠及時歸檔等。而檔案管理員對各單位產生的文件材料不熟悉、不知曉，一般是移交什么接收什么，處于非常被動的狀態，往往收集效果并不理想，導致檔案收集工作成為整個檔案管理工作中的重點和難點。

筆者對某高校7個職能部門隨機抽取的65名工作人員進行關于檔案收集問卷調查，問題：你認為不能按時移交檔案的原因有哪些？調查結果統計（圖一），超過半數的人員因工作太忙沒有時間整理移交檔案，少部分人員為了方便本單位隨時利用不愿意移交，表明檔案收集對口單位工作人員責任心和檔案意識還需要進一步加強。

2.沒有形成一個科學系統的檔案收集網絡

檔案收集需要檔案管理員與各單位共同重視，齊心協力完成。一方面從專職檔案管理員角度來講，檔案管理部門應該設立一名長期的、固定的、經驗豐富的專職檔案收集人員，專職檔案收集人員在檔案收集環節起到關鍵作用，他不僅僅擔負著收集各單位文件材料的任務，還負責對各單位兼職檔案管理員的管理、培訓、指導。由于檔案管理在高校職能部門中經常被認為是一項清閑而單調的工作，往往不能引起校領導的重視，配備的人員也不是很充分，經常是一人身兼數職，或隨意調配一名工作人員去收集檔案，缺乏對檔案收集工作的專業知識和經驗積累。

另一方面從兼職檔案管理員來講，很多單位由于人員流動較大或其他原因并沒有設立專職檔案員，有的兼職檔案員沒有制度的約束而缺乏責任感，有的對檔案收集的范圍、流程及規定不清楚而沒有起到兼職檔案員應有的作用。這樣檔案收集僅僅依靠專職檔案員，沒有一個自上而下的收集網絡體系，嚴重影響了檔案收集的數量和質量。因此，高校檔案收集工作需要建立一個完整有力地收集人才隊伍，各負其責，共同完成此項任務。

3.檔案收集內容的不規范、不全面、不及時

按照《高等學校檔案管理辦法》（27號令）要求，歸檔的文件材料必須完整規范，一項活動的材料應包括計劃、請示、批示、批復等，主附件不能分開，形成一套完整的文件資料。例如，課題材料應該有項目申請書、計劃書、進展報告及結題報告等;采購設備的文件應包括請示、報告、采購書、審批協議書、合同書等體現整個采購過程的所有材料;學生學籍檔案應包括學籍管理登記表、個人成績單、畢業證復印件、學位證復印件及學位評定書等資料。目前，在檔案收集工作中，有些本應歸檔的文件沒有歸檔，造成信息資源不完整，給用戶利用帶來不便。有些部門沒有嚴格按照歸檔范圍移交，有些歸檔的文件材料零散無序，附件缺失，日期不明確等，所交上來文件材料的成套性差、系統性不強，檔案管理員要反復與歸檔單位溝通，重新補充完善不符合要求的檔案，影響了文件材料歸檔的實效性。

二、加強檔案收集工作的思考與對策

隨著高校教育事業的蓬勃發展，檔案信息資源不斷增加，檔案收集工作也要改變以往傳統單一的模式，不斷進行理論的學習與探索，創新豐富多樣的收集方法，加強培訓宣傳力度，讓檔案收集從被動走向主動，從強制走向習慣，讓歸檔成為每個單位工作的一部分，形成人人重視檔案、人人具備歸檔意識的良好氛圍，讓檔案收集如泉水一樣源源不斷，為檔案管理工作奠定堅實的基礎。

1.加強宣傳教育，提升檔案收集理念和擔當

（1）采用各種形式的宣傳方式，讓檔案工作深入人心。例如，制作宣傳手冊、舉辦專題講座、網絡調查問卷等，普及檔案的基礎知識與借閱流程。擴展服務領域，挖掘館藏檔案價值，將各種類型的檔案挑選出具有代表性、榜樣性的成果做成系列性的展覽，如建校以來優秀教案匯集、優秀畢業論文展、歷史上的今天等等，讓大家在回顧學校輝煌歷史的同時，感受到檔案的重要性和使命感。

（2）培訓指導，建立具有專業素養的檔案收集人才隊伍。定期組織專兼職檔案員專業理論學習，以專家講座、集中探討、現場指導等方式，培訓檔案管理的相關法律法規、保密條例以及檔案意識，提高自身素養。建立一支由專兼職檔案員相結合的檔案收集網絡體系（圖二）。專職檔案員要經常到各單位走訪，了解其檔案收集情況，對兼職檔案員工作進行有效幫助、監督和指導。